Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Współczynnik ekwiwalentu wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Współczynnik ustalany jest na każdy rok kalendarzowy oddzielnie, gdyż zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w pięciodniowym tygodniu pracy. Wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku.

Komu urlop - nasz poradnik

Przyjmuje się współczynnik z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, niezależnie, czy dotyczy on urlopu bieżącego czy zaległego. Jeżeli firma zatrudnia na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Wartość współczynnika w 2016 roku

366 dni - (52 niedziele + 53 dni wolne + 9 dni świątecznych) = 252 dni
252 dni/ 12 miesięcy = 21,00 współczynnik ekwiwalentu na rok 2016

Wyliczenie ekwiwalentu

Pierwszym krokiem jest ustalenie podstawy wynagrodzenia do dalszych obliczeń. Wynagrodzenie stałe uwzględnia się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, w podstawie wymiaru ekwiwalentu zawsze należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia.

Urlop wypoczynkowy. Czy szef może nas odwołać z wakacji?

Zmienne składniki wynagrodzenia (premie, prowizje) uwzględniane są w średniej wysokości z okresu trzech ostatnich miesięcy przed nabyciem prawa do pobrania ekwiwalentu, jeśli ich okresy naliczania nie przekraczały miesiąca. Wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są również w średniej wysokości, ale za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Kolejny krok to obliczenie wartości ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, otrzymany wynik kolejno dzielimy przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godz.). Ostateczny wynik to wartość ekwiwalentu za 1 godz. urlopu.

Ostatnim etapem jest przemnożenie otrzymanego powyżej wyniku przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przepisy Prawa pracy nie przewidują konieczności wyrównania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, w związku z tym dopuszczalna jest sytuacja, w której podstawa ekwiwalentu jest niższa od minimalnej płacy. Obliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest jednocześnie podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy.

Obliczanie kwoty

Przykładowo pracownik jest zatrudniony na okres próbny (6 miesięcy) w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 stycznia 2016 roku za minimalne wynagrodzenie. Umowa skończyła się 30 czerwca i nie została przedłużona. Pracownikowi przysługiwało 10 dni urlopu, z których wykorzystał tylko 3, za pozostałe dostanie ekwiwalent. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.

1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu 1 850 zł
a) Podstawę należy podzielić przez współczynnik 1 850,00/ 21,00 = 88,10 zł
b) Następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy 88,10 / 8 = 11,01 zł
2. Obliczyć liczbę godzin za niewykorzystane dni urlopowe 7 dni po 8 godzin = 56 godziny
3. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanych dni urlopowych 11,01 zł x 56 godziny
Kwota do wypłaty (brutto) to 616,56 zł

Termin wypłaty

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, tego samego dnia ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony.

Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może narazić go na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty. Pracownik może dochodzić roszczenia o ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w terminie 3 lat od dnia jego wymagalności.

Tylko w jednym przypadku pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem - gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy).

Ważne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta z pracownikiem bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

Źródło: Sedlak & Sedlak

Sprawdź, ile powinieneś zarabiać!