Jak się zwinnie nie utopić w wodospadzie – pułapki transformacji cyfrowej

Od jakiegoś czasu większość firm, czy z branży produkcyjnej czy branży IT, aktywnie korzysta i promuje stosowanie zwinnego (ang. Agile) podejścia podczas realizacji projektów. Jedno z najbardziej powszechnie stosowanych podejść zwinnych to Scrum. W bardzo dużym uproszczeniu polega to na dostarczaniu w pierwszej kolejności tych funkcjonalności czy produktów, które przynoszą największą wartość biznesową. Parafrazując bohatera znanego polskiego filmu – „Nie myśl o meczu, nie myśl o trzeciej partii, skup się na nadlatującej piłce”. Czyli nie mamy ułożonego planu dwie partie do przodu, że wtedy to będziemy w lewym rogu uderzali z góry w prawy róg, tylko na bieżąco dostosowujemy się do warunków i otoczenia. Celem jest jak najlepiej odegrać każdą piłkę (czyli w tym konkretnym momencie starać się dostarczyć największą wartość dodaną z punktu widzenia biznesowego) i grać tak długo aż w końcu wygramy cały mecz. Jest to równoznaczne z tym, że z sukcesem zakończymy projekt zarówno pod względem technicznym – wszystkie piłki odegrane, jak i biznesowym – każda odegrana piłka powinna dostarczać maksymalną wartość dla biznesu, jaka może być osiągnięta w danej chwili i jest w zasięgu naszych możliwości.

Jest to zestaw reguł, ramy postępowania (ang. framework), równie dobrze można je nazwać dobrymi praktykami „jak to robić”. Podobno sama nazwa Scrum pochodzi od formacji w rugby, momentu kiedy zespół jest bardzo mocno „zbity”, właściwie porusza się i działa jak jedno ciało. Taka sama jest idea zespołu. Na Scrum składają się: Zespoły (ang. Scrum Teams) oraz związane z nimi role, wydarzenia, reguły, artefakty (przykładowo – historyjki). Każdy z elementów służy konkretnym celom i jest niezbędny do osiągnięcia zamierzonego celu. Reguły łączą ze sobą wydarzenia, role i artefakty, definiując powiązania i relacje pomiędzy nimi. Są jasno wyznaczone role jak Scrum Master, Product Owner, itd. natomiast to, co jest istotne to fakt, że jest to zespół bardzo mocno ze sobą zgrany i przede wszystkim potrafi się „samoorganizować”. Członkowie skupiają się na inkrementacyjnej i okresowej (w czasie jednego Sprintu) realizacji zadań wyznaczonych w danym okresie. Sprint może mieć długość miesiąca, tygodnia, dowolny inny okres, byle był stały. Im bardziej doświadczony zespół, tym krótsze okresy. Podczas Sprintu są realizowane zadania, które dostarczają największą wartość biznesową w danym momencie i zostały wybrane na etapie planowanie konkretnego Sprintu. Inkrementacyjną, ponieważ realnie zespół nadbudowuje lub jeżeli jest taka potrzeba to dostosowuje to, co dostarczono w poprzednim okresie.

Okresową, ponieważ cykle można w pewnym sensie porównać do Cyklu Deminga (Plan – Do – Check – Act).

„Plan” to Planowanie Sprinta,

„Do” to jego realizacja uwzględniając codzienne spotkania,

„Check” to przegląd i retrospekcja Sprinta,

„Act” to wnioski z przeglądu i retrospekcji.

Wodospad to (eng. Waterfall) klasyczne liniowe podejście do realizacji projektów, gdzie bardzo dokładnie i szczegółowo dokumentujemy, opisujemy, planujemy kiedy, co, jak będziemy robić, a następnie realizujemy to zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dlatego teoretycznie w przypadku podejścia liniowego, nie powinniśmy zmieniać kierunku w trakcie trwania projektu, a tylko trzymać się sztywnych założeń uzgodnionych i przede wszystkim udokumentowanych na początku.

Jest bardziej elastyczne i w praktyce przynosi lepsze efekty biznesowe. Możemy reagować na bieżąco w przypadku szybko zmieniającego się otoczenia i potrzeb. Natomiast, jeżeli nie mamy odpowiedniego doświadczenia, to Agile – Scrum niesie za sobą szereg zagrożeń, które mogą spowodować, że się „zwinnie utopimy w wodospadzie”. Ponieważ są menedżerowie, którzy oczekują, że w razie audytu na koniec projektu „dokumentacja będzie odpowiednio duża”, ale jednocześnie otoczenie się zmienia dość szybko i powstaje pokusa „dokumentacja jak w przypadku waterfall, ale realizacja scrum”. Czyli typowy przykład, kiedy ktoś potrzebuje sztywnego, dokładnego harmonogramu, ale wszyscy mówią, że Scrum jest modny… więc róbmy to zwinnie.

Upraszczając, jeżeli mamy zmienny zespół albo bardzo dobrze opisane oczekiwania, to spokojne można wykorzystać klasyczne liniowe podejście. Natomiast, jeżeli mamy zmienne wymagania, szybko chcemy osiągnąć maksymalną wartość biznesową, no i mamy dobrze zgrany „samoorganizujący” się zespół – to Scrum jest dla nas. Scrum jest lekki, łatwy do zrozumienia, ale żeby go opanować, to należy mieć odpowiednie doświadczenie… inaczej ryzykujmy, że projekt zostanie zwinnie utopiony.