Praca zdalna w wykazie prac legislacyjnych. Zbliżają się zmiany w Kodeksie pracy

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wpisało do wykazu prac legislacyjnych projekt zmian w Kodeksie pracy (chodzi o ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) oraz w ustawie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy praca zdalna zostanie uregulowana prawnie. Nowela zakłada dostosowanie przepisów kp do home office. W Kodeksie pracy pojawi się m.in. definicja pracy zdalnej. Będą także wyszczególnione obowiązki pracodawcy względem osób pracujących z domu. Projekt nowelizacji przepisów przygotowało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.

Jaka będzie definicja pracy zdalnej?

Dokument zawiera regulacje, które ułatwią pracodawcom i pracownikom zdalnym ustalenie warunków zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej. Praca zdalna zostanie zdefiniowana jako "praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość". Praca będzie mogła być świadczona w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu uzgodnionym przez niego z pracodawcą.

Zgodnie z założeniami projektu:

• praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę,
• ustalenia dotyczące pracy zdalnej będą mogły mieć miejsce przy podpisaniu umowy o pracę lub w trakcie jej obowiązywania,
• szczegóły pracy zdalnej trzeba będzie uzgodnić na piśmie lub elektronicznie.

Pojęcie pracy zdalnej w Kodeksie pracy zastąpi termin telepracy. Niektóre rozwiązania dotyczące telepracy zostaną utrzymane, znajdując zastosowanie do pracy zdalnej. W uzasadnieniu do projektu ustawy można przeczytać, że "w efekcie oczekuje się uelastycznienia możliwości wykonywania pracy poza zakładem pracy oraz rozpowszechnienia wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, także po odwołaniu obowiązującego stanu epidemii".

Polecenie pracy zdalnej
Pracodawca zachowa możliwość polecenia pracownikowi pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia w przypadku obowiązywania:

• stanu nadzwyczajnego,
• stanu zagrożenia epidemicznego,
• stanu epidemii,
• do 3 miesięcy po ich zakończeniu.

Praca zdalna dla rodziców
Kolejny ważny dla pracowników zapis mówi o tym, że pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną określonych pracowników, np. jeżeli złoży go osoba wychowująca dziecko do 4. roku życia, a rodzaj wykonywanej pracy i jej organizacja umożliwiają home office. W przypadku odmownego rozpatrzenia wniosku pracownik powinien dostać uzasadnienie na piśmie lub w postaci elektronicznej w ciągu 5 dni od jego złożenia.

Zasady pracy zdalnej
Ustawodawcy chcą pozostawić pracownikom i pracodawcom dowolność w kwestii uzgodnienia zasad pracy zdalnej. Mają one być określane na drodze porozumienia między: pracodawcą a zakładową organizacją związkową bądź pracodawcą a wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi przy zakładzie pracy bądź w regulaminie opracowanym przez pracodawcę. Podjęcie pracy zdalnej ma być także możliwe na wniosek pracownika, nawet jeżeli w zakładzie pracy nie zostało zawarte porozumienie w tej kwestii ze związkami zawodowymi, a o home office nie ma mowy w regulaminie.

Dopłaty do pracy zdalnej
Przedstawiciele pracodawców i związków zawodowych są zgodni co do tego, że wszelkie dopłaty do pracy zdalnej, zwroty ponoszonych przez pracowników kosztów, ekwiwalenty i ryczałty powinny być wolne od podatku od osób fizycznych. W przypadku ryczałtu jego wysokość należałoby uzgodnić z pracownikiem. Ponadto projekt ustawy zakłada, że pracodawca będzie musiał pokryć koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym koszty:

• instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy
• energii elektrycznej,
• dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• pomocy technicznej i szkoleń z obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• dostarczenia materiałów niezbędnych do pracy zdalnej.

Narzędzia dostarczone przez pracodawcę do pracy zdalnej przez mają zostać ubezpieczone. Alternatywnie obie strony będą mogły zawrzeć porozumienie, w którym określone zostaną: zasady użycia do pracy zdalnej prywatnych narzędzi i materiałów pracownika. Porozumienie może również regulować ewentualnego ekwiwalentu (ryczałtu), wypłacanego osobie zatrudnionej za korzystania z własnego sprzętu. W obu przypadkach narzędzia pracy i materiały powinny spełnić wymogi określone w Kodeksie pracy.

Praca zdalna a szkolenia BHP
Szkolenie wstępne BHP dla nowo zatrudnionej osoby będzie mogło odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i nie będzie musiało zawierać elementów stacjonarnych. Szkolenia okresowe z zakresu BHP mają odbywać się na zasadach ogólnych.

Kodeks pracy ma także zakazywać zlecania pracownikom zdalnym prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• wykonywanych z zastosowaniem substancji niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.

W przypadku pracowników zdalnych pracodawcy mają być zwolnieni z obowiązków:

• dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego,
• związanych z pomieszczeniami pracy i obiektami budowlanymi,
• dotyczących urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.

Ponadto osoby na home office będą chronione przez przepisy o wypadkach przy pracy, ale przy uwzględnieniu prawa do prywatności. Do badania wypadku przy pracy zdalnej znajdą zastosowanie przepisy o wypadkach przy pracy.

Rząd planuje przyjąć projekt zmian w Kodeksie pracy już w III kw. br. - wynika z wpisu w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. W chwili obecnej zastosowanie ma tzw. ustawa covidowa. Na mocy art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną na okres pandemii i utrzymać home office przez trzy miesiące po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego.

Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy, w związku z epidemią COVID-19 wykonywanie pracy zdalnej stało się bardziej powszechne, w związku z czym "pojawiły się liczne postulaty zarówno od pracowników jak i od organizacji pracodawców, które dostrzegły zalety tej formy wykonywania pracy, aby pracę zdalną wprowadzić jako rozwiązanie stałe".