Wezwanie do zapłaty – jak je napisać, aby było skuteczne?

Materiał informacyjny Zaktualizowano 
Nieopłacona na czas faktura to dla wielu przedsiębiorców chleb powszedni. Klienci opóźniają się z płatnościami od kilku do kilkudziesięciu dni. I o ile konsekwencją kilkudniowej zwłoki nie od razu musi być formalne wezwanie do zapłaty, o tyle już przedłużające się opóźnienia są powodem, aby uruchomić pierwsze kroki w procesie windykacji.

W początkowym etapie wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak odzyskać dług możliwie jak najszybciej, najskuteczniej, ale bez ponoszenia z tego tytułu kosztów sądowych.

Z uwagi na dotychczasową współpracę z kontrahentem, wszelkie działania warto rozpocząć od tak zwanej windykacji polubownej czyli działań, które mają doprowadzić do jak najszybszego, ale i ugodowego rozstrzygnięcia sytuacji, w której klient ma wobec nas przeterminowany dług. Wezwanie do zapłaty jest takim właśnie pismem windykacyjnym, które na drodze miękkich mediacji daje nam szansę na odzyskania należnej płatności.

Jak przygotować wezwanie do zapłaty?

Nie ma żadnego formalnego jednolitego wzoru wezwania do zapłaty, jednak szereg specjalistów z zakresu prawa i księgowości podpowiada, co powinno się na takim piśmie znaleźć, aby zwiększyć jego skuteczność.

Najważniejsza zawartość wezwania to merytoryczne informacje na temat zadłużenia:

  • dokładne dane obu stron – płatnika oraz wystawcy wezwania/wierzyciela
  • kwota przeterminowanej należności
  • ewentualne karne odsetki umowne z tytułu spóźnienia w płatności
  • termin ostatecznej spłaty należności
  • dane konta bankowego, na który należy dokonać przelewu
  • tytuł prawny, z którego wynika wezwanie – faktura, umowa świadczenia usług, zlecenie itp.

Ton takiego wezwania do zapłaty powinien być rzeczowy, stanowczy i formalny, można w nim również najważniejsze kwestie oznaczyć kolorem lub większą czcionką, aby były wyraźnie czytelne dla odbiorcy pisma.

„W wezwaniu do zapłaty ważne są elementy formalnoprawne i tu zalecam pełną ścisłość, precyzję oraz wyczerpujące podejście do tematu. Równie istotne są też elementy presji wierzycielskiej, w pełni adekwatne do stopnia zaawansowania wiekowego długu oraz powagi materialnej danej sprawy. Stąd potrzeba przekazu zrozumiałego dla odbiorcy, przejrzystej szaty graficznej dokumentu i uwypuklenia negatywnych dla dłużnika reperkusji zadłużenia, współmiernych do stanu zaległości” – twierdzi Jarosław Grygiel, Dyrektor krajowy Credstep Poland Sp. z o.o.

W wezwaniu warto również zawrzeć informacje dotyczące podjęcia planowanych działań, w przypadku braku reakcji i nie uregulowania płatności po odbiorze wezwania do zapłaty.

Można wskazać dalsze kroki w postaci przedsądowego wezwania do zapłaty, sprzedaży zobowiązania na giełdzie wierzytelności, zgłoszenia dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej, wkroczenie na drogę postępowania przedsądowego lub po prostu złożenie pozwu do sądu o zapłatę należności.

Windykacja polubowna ma jednak na celu jak najszybsze zamknięcie z sukcesem sprawy i odzyskanie naszych należności. Dlatego warto przyjąć w tych działaniach strategię otwartą na mediacje i negocjacje terminu czy np. ustalenia systemu rat w spłacie zadłużenia. „W każdym, nawet najbardziej sformalizowanym dokumencie, warto zawrzeć krótką adnotację z prośbą o kontakt z wierzycielem. Z doświadczenia wiem, że rozmowa i wspólne poszukiwanie rozwiązań pomiędzy wierzycielem, a „dłużnikiem” są na wagę złota i przynoszą wymierne efekty dla obu stron” - mówi Katarzyna Gulbicka, Dyrektor Pionu Windykacji Polubownej w BEST S.A. (właściciela platformy Payhelp pomagającej przedsiębiorcom w odzyskiwaniu niezapłaconych faktur)

Przedsądowe / Ostateczne wezwanie do zapłaty

W przypadku rzeczywistego braku reakcji na wystosowane przez nas wezwanie do zapłaty, możemy skierować do dłużnika kolejne pisma windykacyjne, tytułując je „ostateczne wezwanie do zapłaty” lub „przedsądowe wezwanie do zapłaty”. W tym przypadku tylko od nas zależy, jaką strategię przyjmiemy wobec dłużnika, ile damy mu „szans”. Same sformułowania „przedsądowe” czy „ostateczne” są swego rodzaju presją psychologiczną, która może skłonić kontrahenta do podjęcia odpowiednich działań, zanim zrobi się naprawdę gorąco i sprawa trafi do sądu.

W przypadku wystosowania do dłużnika wezwania do zapłaty, ważne jest, aby wysłać je listem poleconym i zachować u siebie jego kopię wraz z pocztowym potwierdzeniem nadania, w celu zbudowania dokumentacji potwierdzającej prowadzone przez nas działania w ramach windykacji polubownej, zanim zdecydujemy się lub będziemy zmuszeni oddać sprawę do sądu.

Jeśli nie chcemy sami zająć się sporządzaniem wezwania do zapłaty, możemy to z powodzeniem przekazać zewnętrznej kancelarii prawnej, firmie windykacyjnej, platformie odzyskującej pieniądze w imieniu przedsiębiorców (np. Payhelp), która nie tylko sporządzi za nas pismo, ale i podejmie kolejne działania w naszym imieniu w celu odzyskania należności.

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3