Co ułatwia podpis elektroniczny i jak go zdobyć? E-podpis coraz bardziej popularny w biznesie

Podpis kwalifikowany, inaczej elektroniczny lub e–podpis, to nowoczesna i bezpieczna forma podpisu własnoręcznego. Ma taką samą moc prawną, a zidentyfikowanie właściciela podpisu umożliwia dedykowany certyfikat kwalifikowany.

Podpis elektroniczny umożliwia załatwianie spraw urzędowych, podobnie jak Profil Zaufany, jednak w odróżnieniu od niego, pozwala także na podpisywanie dokumentów na odległość, zawieranie umów komercyjnych, wprowadzanie zmian w zapisach.

– Obecna sytuacja przypomina pierwszą dekadę XX wieku, gdy mimo powszechności poczty e-mail, firmy wysyłały faksy. Dla idących z duchem czasu kontrahentów było to niewygodne i irytujące. Dziś podpis elektroniczny to nie tylko biznesowe abecadło, ale też wyraz szacunku dla partnerów biznesowych, szczególnie dla czasu, jaki muszą poświęcić na biurokrację — mówi Łukasz Konikiewicz, CEO firmy EuroCert, jednego z dostawców usług zaufania w Polsce.

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego, w przeciwieństwie do Profilu Zaufanego, jest płatne. Podpis elektroniczny można kupić u certyfikowanych dostawców, którzy są wymienieni na stronie Narodowego Centrum Cyfryzacji.

W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej:

• specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany twój certyfikat kwalifikowany,
• czytnik kart,
• oprogramowanie.

Cena podpisu zależy od dostawcy i dokładnego rodzaju zestawu. Zazwyczaj kosztuje około 300 zł brutto – czytamy na stronie biznes.gov.pl

Funkcjonalność i bezpieczeństwo podpisu kwalifikowanego docenią przedsiębiorcy, handlowcy, menadżerowie, działy HR czy księgowi.

– Każda firma korzystająca z e-podpisu pomaga budować cyfrowy obieg dokumentów, który wszystkim usprawnia pracę. Przejście do pracy w modelu paperless to dowód na cyfrową dojrzałość organizacji, uporządkowanie i uproszczenie wewnętrznych procesów w duchu transparentności i bezpieczeństwa – przekonuje Jack Piekarski, VP Sales i Współzałożyciel SIGNIUS, firmy rozwijającej platformę do zdalnego podpisywania dokumentów.

Eksperci z EuroCert i Signius, wyliczają, że podpisem kwalifikowanym podpiszesz m.in. te dokumenty:

1. Dokumenty przetargowe i oferty
   Z e-podpisu można skorzystać już na etapie ofertowania. Dział sprzedaży przygotowujący ofertę lub udział w przetargu może przesłać gotowe dokumenty do podpisu osobom w każdej chwili, niezależnie, gdzie aktualnie przebywają.
2. Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
   Rozwiązanie umożliwia sprawne przejście od słów do czynów. Krokiem poprzedzającym współpracę jest zwykle podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA), która może być wzajemna lub dotyczyć tylko jednej strony. Błyskawiczne zatwierdzenie NDA otwiera drogę np. do przygotowania oferty.
3. Umowy kupna i sprzedaży
   Wreszcie, gdy zapadnie pozytywna decyzja o współpracy, dzięki e-podpisowi domknięcie sprzedaży i podpisanie umowy pozostaje kwestią minut. Dzięki możliwości skorzystania z e-podpisu kwalifikowanego, dokumentu nie trzeba wysyłać pocztą. Zmniejsza się również prawdopodobieństwo, że w międzyczasie klient zmieni zdanie.
4. Aneksy do umów
   Gdy pojawia się konieczność aneksowania np. wszystkich obowiązujących umów lub części z nich, wówczas również można skorzystać z e-podpisu. Całą operację podpisu wielu dokumentów można nawet przeprowadzić podczas jednej sesji online.
5. Faktury
   E-podpis kwalifikowany umożliwia podpisanie i wysyłkę e-faktur, niezależnie, czy działanie dotyczy kilku czy kilkudziesięciu faktur jednocześnie.

E-podpis może kupić każda osoba, ale jest on najbardziej popularny wśród przedsiębiorców, biznesmenów, prezesów, managerów, księgowych, kadrowych, sprzedawców i wszelkich osób, które na co dzień w ramach organizacji podpisują wiele dokumentów.

Warto pamiętać, że podpis ma swoją datę ważności, od 1 roku do trzech lat. Korzystanie z niego wymaga podstawowych umiejętności cyfrowych (np. do zainstalowania oprogramowania), a uzyskanie certyfikowanego podpisu kwalifikowanego jest płatne.

Według Łukasza Konikiewicza z EuroCert, korzyści płynące z e-podpisu wykraczają poza oszczędność czasu i redukcję kosztów administracyjnych związaną ze skanowaniem i drukowaniem dokumentów.

– Rezygnacja z obiegu dokumentów papierowych to nie tylko oszczędność kosztu materiałów biurowych czy pracy kurierów. Jest też elementem przejścia do funkcjonowania w modelu papereless, który jest bardziej wydajny, przyjazny środowisku i buduje pozytywny wizerunek prowadzonego w ten sposób biznesu – podsumowuje specjalista.