E-faktury będą obowiązkowe w Polsce. Kiedy, dlaczego, jak się przygotować. Czy zakaz papierowych faktur obejmuje inne kraje?

Od początku 2022 r. funkcjonuje w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Na razie korzystanie z niego jest dobrowolne, ale zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, od II kwartału 2023 r. stanie się to obligatoryjne. Zgodziła się już na to Komisja Europejska. System przygotowywany jest do obsługi ponad 2 mld faktur miesięcznie! W ciągu dekady zbierze ok. 30 petabajtów danych.

Obecnie z systemu przedsiębiorcy mogą korzystać za pośrednictwem udostępnionej w kwietniu Aplikacji Podatnika KSeF. Jednak Ministerstwo Finansów przygotowało też API (interfejs programowania aplikacji), który pozwala na integrację zewnętrznych programów księgowych z systemem. Twórcy KSeF deklarują, że po pełnym uruchomieniu będzie on w stanie przetworzyć ok. 100 mln faktur dziennie, a więc ok. 2,1 mld miesięcznie! W ciągu 10 lat, bo tyle czasu system będzie przechowywał faktury, zebranych zostanie ok. 30 PB danych.

Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów obowiązek korzystania z KSeF w Polsce wejdzie w życie w II kwartale 2023 r. Uzyskana 30 marca 2022 r. zgoda Komisji Europejskiej zakłada, że najszybciej może to nastąpić 1 kwietnia 2023 r. Polskie władze czekają już tylko na akceptację Rady Unii Europejskiej, opracowując jednocześnie szczegółowe zasady działania KSeF.

– Integracja używanych przez firmy narzędzi do fakturowania z państwowym systemem będzie niewątpliwie dużym usprawnieniem procesów księgowych – mówi Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group odpowiedzialny za rozwój platformy Banqup w Polsce. – Właśnie przecieramy ten szlak, przeprowadzając cały proces integracji jako jedni z pierwszych – uzupełnia Krzysztof Pulkiewicz.

Tylko Włochy, Hiszpania i Portugalia uruchomiły wcześniej od Polski państwowe systemy obsługujące obieg faktur w całej gospodarce i między wszystkimi podmiotami. We Włoszech od stycznia 2019 r. jest to jedyny dopuszczalny prawnie sposób wystawiania faktur. Przez pierwsze pięć kwartałów funkcjonowania tych przepisów, wystawiono w tym kraju ponad 2 miliardy e-faktur.

– Warto zwrócić uwagę, że duży odsetek e-faktur jest również w obiegu w krajach skandynawskich i Estonii – podkreśla Krzysztof Pulkiewicz. – W Estonii, choć nie ma tam centralnego systemu, a jedynie rozwiązania komercyjne, już 30 proc. wszystkich faktur ma postać elektroniczną. Również w Finlandii i Szwecji znaczna część przedsiębiorców korzysta już z takich platform, nie czekając na rozwiązania państwowe.

Kolejnym krajem w Unii Europejskiej posiadającym centralny system fakturowania będzie Francja, która zapowiedziała obowiązkowe wystawianie i procedowanie e-faktur między firmami od 2024 r. Najpierw, 1 czerwca 2024 r., stanie się to obligatoryjne dla największych firm (powyżej 5000 zatrudnionych). Pół roku później obowiązek ten obejmie średnie przedsiębiorstwa (250-5000 pracowników), a od 1 stycznia 2026 pozostałe firmy.

Według francuskiego Narodowego Instytutu Statystyki i Studiów Ekonomicznych (INSEE), już w 2017 r. 83 proc. małych firm (zatrudniające od 10 do 49 osób) otrzymało, a 64 proc. z nich wystawiło e-faktury. Natomiast wśród dużych firm (250 lub więcej pracowników) - 91 proc. otrzymało, a 81 proc. wystawiło e-faktury. Przez ostatnie pięć lat we Francji liczba wystawianych rocznie e-faktur w kontaktach pomiędzy administracją wszystkich szczebli a biznesem znacząco wzrosła. W 2017 r. było ich 11 mln, a w 2019 już 45,6 mln, wystawionych przez 547 tys. firm. W 2020 r. dokumentów takich wystawiono ponad 54,5 mln.

Innym etapem przejściowym przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania e-faktur przez firmy jest danie możliwości domagania się ich od partnerów biznesowych. Od kwietnia 2020 r. takie prawo obowiązuje w Finlandii, gdzie przedsiębiorstwa mają prawo żądać od dostawcy wystawienia e-faktury.

– Pod względem cyfryzacji polskie firmy nie należą niestety do europejskiej czołówki i całkowite odejście od faktur papierowych może stanowić dla nich duże wyzwanie – zauważa Krzysztof Pulkiewicz. – Niewątpliwie pomocna w tym przejściu będzie integracja KSeF z narzędziami do fakturowania, których już używają przedsiębiorcy. Na lepsze przygotowanie się do zmian pozwoliłoby także wprowadzanie ich etapami – podkreśla.