Dlaczego warto pisać listy do swoich partnerów biznesowych? Trzy wskazówki, jak to zrobić

Koniec i początek nowego roku to tradycyjnie już czas podsumowań i planów na kolejne dwanaście miesięcy. W zmieniającej się pandemicznej rzeczywistości to drugie jest szczególnym wyzwaniem, ale bez tego ani rusz z postawieniem kolejnego kroku do przodu. W biznesie pomóc może w tym napisanie listu do tych, którzy pojawili się na naszej drodze w ostatnim czasie oraz tych dzięki którym niezmiennie się rozwijamy. Docenianie innych to jeden z filarów budowania reputacji lidera w organizacji. Pisanie listów to okazja do refleksji nad biznesowymi relacjami.

Pisanie noworocznych listów to moment swego rodzaju weryfikacji strategii biznesowej i możliwość podsumowania ostatnich dwunastu miesięcy. To okazja do refleksji nad biznesowymi relacjami: co przyniosły, a czego w nich zabrakło. Jest to ważne w kontekście budowania relacji między ludźmi, a które są dla mnie podstawą dobrego życia, a w biznesie fundamentem rozwoju i dobrej marki - mówi Aleksandra Ślifirska, konsultantka personal brandingu, doradca zarządów prezeska firmy konsultingowej KOBOLD.

Aleksandra Ślifirska praktykuje ten rytuał od kilku lat. Na zaprojektowanej specjalnej papeterii, której nie można kupić w sklepie, a malowanej akwarelami przez projektanta, wysyła sper-sonalizowany list, który jest także okazją do złożenia życzeń. Wszystko po to, aby zrobić komuś przyjemność i wzmocnić więzi. - Zanim zacznę pisać, tworzę listę osób, do których wysłać list napisany odręcznie. Już sam wybór adresatów jest cennym ćwiczeniem, bo to dobry moment na zrobienie bilansu relacji. A szczególnie warto pielęgnować te, które wnoszą coś wartościowego w nasz osobisty, jak i zawodowy rozwój. Lista osób powinna zawierać nazwiska tych, którym warto poświęcić czas, uwagę i energię, bo to główne elementy relacji - także tych biznesowych - mówi Aleksandra Ślifirska.

- Moich klientów, którzy są ze mną w personal brandingowych procesach rozwojowych, zawsze pytam o tej porze roku: jakie niespodzianki świąteczne bądź noworoczne, planują dla swoich współpracowników, klientów, partnerów, czy mentorów. Zwykle mówią o świątecznej kartce elektronicznej, którą tworzy dla kontrahentów ich firma. Będzie szybko, bo tam już ktoś za nich wypisał życzenia. Zaznaczą tylko adresy w outlooku i wyślą mailem - opowiada konsultantka personal brandingu. Tak jednak robi tysiące menedżerów i właścicieli biznesów. Warto więc zastanowić się, czy nie jest to dobry moment, aby zmienić utarte schematy.

W koronawirusowej rzeczywistości może to mieć dodatkowy wymiar. Wysyłanie listów w czasie COVID-19 ma podwójną wartość
- Wysłany elektronicznie list lub życzenia ma zupełnie inną wartość dla odbiorcy niż list lub życzenia, które zostały przez nas napisane odręcznie. Będzie to świadczyć o ponadprzeciętnym zaangażowaniu i możemy mieć pewność, że osoba obdarowana takim listem na pewno to zauważy i poczuje się wyróżniona - dodaje Aleksandra Janduła-Jendrzok, która zarządza spójną komunikacją wizualną organizacji, ekspertka KOBOLD.
- Uruchamia to także interakcję. Osoby, które otrzymują ode mnie własnoręcznie napisane listy, bardzo często do mnie dzwonią, odpisują poprzez komunikatory internetowe, czy wysyłają zdjęcia z otrzymanym listem. Są i tacy, którzy gromadzą wszystkie, jakie otrzymali ode mnie w ciągu ostatnich lat. Mam wówczas do czynienia z prawdziwą komunikacją, bo aby komunikacja miała miejsce, nie może być kierowana w próżnię, jej elementami musi być nadawca, odbiorca, kontekst i porozumienie - zauważa Aleksandra Ślifirska.

- Dziś, kiedy wielu z nas pracuje zdalnie, a kontakty międzyludzkie zostały ograniczone do minimum, ma to podwójną wartość. - Kontakt z pismem człowieka ma unikalny charakter. Dzięki temu możemy poczuć bliskość z drugą osobą. Wiesław Myśliwski pisze, że “głos człowieka jest jak wewnętrzny sejsmograf człowieka”, uważam, że podobnie jest z charakterem naszego pisma, jest tak unikalne i indywidualne jak głos - uważa Aleksandra Ślifirska.

Autorska papeteria to element budowania wizerunku firmy Przygotowanie świąteczno-noworocznego listu (dobrym momentem na jego wysłanie jest zarówno czas przed świętami, jak i zaraz po nowym roku) to przedsięwzięcie, do którego warto dobrze się przygotować. Czas potrzebny jest nie tylko na napisanie życzeń i wybór adresatów, ale także na przygotowanie odpowiedniej papeterii. Warto, aby ta ostatnia była autorska, specjalnie przygotowana.
- Zachęcam do korzystania autorskiej, oryginalnej papeterii, która przede wszystkim będzie dowodem dbałości o relacje międzyludzkie, ale także (dzięki właściwemu obrandowaniu - zastosowaniu logo i kolorów marki) stanie się swojego rodzaju wizytówką firmy. Jest to doskonały sposób na wspieranie wizerunku naszej marki, budowanie jej rozpoznawalności i komunikację z grupą odbiorców - mówi Aleksandra Janduła-Jendrzok.

Eksperci zwracają uwagę, że na branding musimy patrzeć kompleksowo a identyfikacja wizualna to swoisty znak rozpoznawczy firmy. Wszystkie jej elementy pracują spójnie na rozpoznawalność marki, dzięki czemu staje się ona wyjątkowa. Ważne jest nie tylko samo logo, ale też to, jak prezentują się nasze materiały drukowane, strona internetowa, w jaki sposób prezentujemy treści w mediach społecznościowych i w końcu jak wyglądają nasze prezentacje towarzyszące wystąpieniom. To wszystko buduje wizerunek naszej firmy. Dotyczy to także przygotowanej papeterii. Warto o tym pamiętać, dlatego zamiast kupować gotową, lepiej zlecić jej przygotowanie.

- Ważne jest przede wszystkim dopasowanie do okoliczności i odniesienie do identyfikacji wizualnej marki - użycie w projekcie papeterii logo i typografii brandu oraz zachowanie spójności z firmową paletą barw - podkreśla Aleksandra Janduła-Jendrzok.

Trzy wskazówki dla tych, którzy chcą napisać świąteczno-noworoczny list do swoich partnerów biznesowych

• Zastanów się, czego chcesz życzyć danej osobie, co sprawi jej radość, przyjemność. Jakie słowa będą dla niej ważne. To świadczy o tym, czy Wasze relacje są bliskie i ważne dla was.
• Modyfikuj życzenia, nie wysyłaj wszystkim takiej samej treści. Jeżeli masz z tą osobą relacje bardziej prywatne, niech i takie będą twoje życzenia.
• Jeżeli ta osoba miała ważny udział w twoim życiu w mijającym roku - podziękuj jej za to. Personal branding to umiejętność budowania sieci kontaktów i filozofia wdzięczności - fundamenty dobrego życia.

Aleksandra Ślifirska - strateg komunikacji z 15-letnim doświadczeniem. Jej głównym obszarem jest personal branding liderów biznesu i komunikacja w zmianie. Jest prezesem zarządu firmy konsultingowej KOBOLD. i ekspertem ICAN Institute, twórcy polskiej edycji Harvard Business Review (2003-2020). Autorka dwóch książek („Medialne lwy dla rekinów biznesu”, „Rekiny biznesu w mediach”) nagrodzonych przez Polskie Towarzystwo Trenerów Biznesu i miesięcznik My Company. Kontakt: [email protected] | www.koboldpr.pl.

Aleksandra Janduła-Jendrzok - zarządza spójną komunikacją wizualną organizacji. Wdraża i projektuje identyfikacje wizualne. W oparciu o strategię komunikacji i przy współpracy ze strategami, projektuje cały system brandingowy, który organizacja wykorzystuje do komunikacji z otoczeniem. Ekspertka agencji konsultingowej KOBOLD