Księgowość w IT - outsourcować czy nie?

W zależności od wielkości firmy i jej potrzeb, księgowość w branży IT może prowadzić kilka podmiotów lub osób. Może być to np.:

• Właściciel firmy (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) - konieczna jest znajomość podstaw rachunkowości i przepisów podatkowych;

• Biuro rachunkowe - większość z nich ma doświadczenie w obsłudze firm z IT. Warto skorzystać z tej opcji, jeśli firma chce się skupić na biznesie, a księgowość powierzyć specjalistom;

• Wewnętrzny księgowy - warto skorzystać przy rozbudowanych strukturach;

• Zewnętrzne firmy księgowe specjalizujące się w IT - gdy konieczne jest wsparcie w optymalizacji podatkowej.

Księgowość dla firm IT powinna być dostosowana do specyfiki branży, w tym doradztwo w zakresie wyboru rodzaju działalności, modelu rozliczeń i wymagań podatkowych. Dla efektywnej pracy w tym zakresie wymagana jest dobra organizacja pracy, która usprawni wszystkie procesy. Wsparciem będzie wykorzystywanie odpowiednich narzędzi oraz określenie priorytetów, aby działać efektywnie i precyzyjnie.

Istotna jest terminowość , aby nie dopuścić do opóźnień w raportowaniu, płatnościach czy składaniu deklaracji podatkowych.

Ważnym aspektem przy prowadzeniu księgowości IT jest automatyzacja. Dzięki niej, można zminimalizować błędy i oszczędzić czas. Narzędziami pomocnymi w tym zakresie będą systemy księgowe, tj.: Comarch ERP, Sage Symfonia itp. czy OCR, czyli rozpoznawanie tekstu.

Odchodząc od tradycyjnych metod (dokumenty w formie papierowej), możemy posłużyć się nowoczesnymi narzędziami. W tym celu będzie mieć zastosowanie skanowanie i automatyczne księgowanie faktur kosztowych. Pomocne również będzie automatyczne obliczanie podatków i generowanie deklaracji, automatyczne importowanie transakcji bankowych, rejestracja wpłat i rozrachunków z klientami, generowanie i wysyłanie deklaracji.

Korzyściami tych działań będzie eliminowanie ręcznego wprowadzania danych, co spowoduje oszczędność czasu. Automatyczne obliczenia i sprawdzanie zgodności deklaracji czy dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Księgowy powinien wiedzieć, z jakich ulg może skorzystać firma IT. Ulg podatkowych jest kilka, a najważniejsze z nich to:

• Ulga B+R (Badawczo-Rozwojowa) - jest korzystna dla firm IT, które inwestują w tworzenie nowych technologii, oprogramowania lub rozwiązań,

• IP Box (Innovation Box) - firmy IT, które tworzą i komercjalizują oprogramowanie, mogą płacić niższy podatek,

• Ulga na prototypy - wspiera przedsiębiorców, którzy opracowują prototypy nowych produktów lub usług.

Zalety zatrudnienia księgowego w firmie IT to przede wszystkim:

• Bezpośredni dostęp do specjalisty - księgowy jest zawsze pod ręką, co ułatwia szybkie rozwiązywanie problemów,

• Personalizacja pracy - księgowy może dostosować sposób działania do wymagań firmy,

• Poufność danych - dane finansowe i podatkowe pozostają w firmie, co zmniejsza ryzyko wycieku danych,

• Lepsze zrozumienie firmy - zatrudniony księgowy dobrze zna specyfikę działalności firmy, jej procesy i klientów, co może prowadzić do lepszego dopasowania rozwiązań finansowych.

Do wad zatrudnienia księgowego w firmie IT należy zaliczyć:

• Koszty zatrudnienia - stałe wydatki na wynagrodzenie, ZUS i inne świadczenia, a także szkolenia i rozwój księgowego,

• Ryzyko niewystarczającej wiedzy - jeden księgowy może nie posiadać wystarczających kompetencji,

• Potrzeba narzędzi - konieczność zakupu oprogramowania księgowego,

• Zależność od jednej osoby - w przypadku choroby lub odejścia pracownika, firma może mieć problem z ciągłością pracy.

W przypadku outsourcingu usług księgowych firmy z branży IT, do zalet takiego rozwiązania zalicza się:

• Zgodność z przepisami - biura rachunkowe śledzą na bieżąco zmiany w przepisach i regulacjach, co oznacza, że wykonane procedury księgowe są zgodne z obowiązującymi regulacjami,

• Niższe koszty - brak kosztów związanych z zatrudnieniem, płaci się za rzeczywiście wykonaną pracę,

• Dostęp do ekspertów - zewnętrzne biura księgowe dysponują zespołami specjalistów w różnych dziedzinach, co pozwala na kompleksową obsługę,

• Elastyczność pracy - można dostosować zakres usług do bieżących potrzeb firmy,

• Oszczędność czasu - zewnętrzni księgowi przejmują całość obowiązków, pozwalając firmie IT skupić się na swojej działalności,

• Brak ryzyka kadrowego - problemy kadrowe są problemem biura rachunkowego, nie firmy IT.

Outsourcing usług księgowych ma również pewne wady. Należą do nich:

• Mniejsza kontrola - trudniejszy dostęp do szczegółowych informacji w trybie natychmiastowym, dane finansowe są przetwarzane poza firmą, co może budzić obawy dotyczące ich bezpieczeństwa,

• Brak personalizacji - biura mogą działać szablonowo, nie uwzględniając specyfiki firmy,

• Ryzyko błędów komunikacyjnych - niewłaściwa komunikacja lub brak zrozumienia specyfikacji branży IT może prowadzić do błędów księgowości,

• Zależność od zewnętrznej firmy - w przypadku problemów z biurem trudniej jest szybko zmienić dostawcę usług.

Zatrudnienie księgowego może być konieczne, gdy firma IT jest duża, wymaga bieżącego wsparcia oraz gdy poufność danych zajmuje szczególnie ważne miejsce.

Outsourcing księgowości warto wybrać, gdy firma jest mała lub średnia, chce się ograniczyć koszty i skupić się na działalności oraz gdy potrzebuje się wsparcia ekspertów w różnych dziedzinach.

My - Krajowa Kancelaria Rachunkowa, świadczymy usługi księgowe dla firm IT od lat. Mamy wyspecjalizowanych księgowych w tej branży. Posługujemy się nowoczesnymi narzędziami księgowymi oraz śledzimy zmiany w przepisach i regulacjach na bieżąco. Poza kompleksową obsługą firm z branży IT, świadczymy doradztwo w zakresie wyboru optymalnej formy opodatkowania przedsiębiorstwa.

W celu uzyskania szczegółowych informacji, można skontaktować się z nami w następujący sposób:

• osobiście, odwiedzając siedzibę naszej kancelarii: ul. Szlak 20/14, 31-153 Kraków

• za pomocą formularza kontaktowego na stronie https://kkr.tax/kontakt

• pisząc wiadomość na adres: [email protected]

• dzwoniąc pod numer: +48 698 545 433