Kto pokrywa koszty pracy zdalnej? Opłaty za nadgodziny i zużyte media

Związki zawodowe i pracodawcy mają dwa tygodnie, licząc od 29 września, na wypracowanie wspólnego stanowiska w kwestii pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Pod koniec września obie strony wchodzące w skład Rady Dialogu Społecznego zaczęły dyskutować nad rządowym projektem nowelizacji Kodeksu pracy. Zespół ds. prawa pracy RDS próbuje wypracować stanowisko zadowalające rząd, pracowników i pracodawców.

Strona rządowa chce, aby nowe przepisy regulujące pracę zdalną zaczęły obowiązywać już w I kwartale 2021 roku. Istnieją jednak zagadnienia, które wymagają dalszej dyskusji, mimo że stały się przedmiotem dialogu pod koniec września. Są to m.in. kwestie związane z BHP czy kosztami pracy zdalnej.

Chociaż szefowa resortu pracy, Marlena Maląg, zapowiedziała, że nowe przypisy „w przeważającym zakresie będą opierały się na obowiązujących przepisach normujących telepracę”, to możemy dodatkowo spodziewać się nałożenia nowych obowiązków na pracowników i pracodawców. Praca zdalna mogłaby mieć bardzo zróżnicowany charakter. Objęłaby nie tylko pracowników biurowych, ale także osoby wykonujące inne czynności poza zakładem pracy.

- Praca zdalna wykonywana byłaby z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jak np. mail, telefon czy komunikatory wskazane przez pracodawcę, ale także bez użycia takich środków, np. gdy powierza się pracownikowi analizę dokumentów - tłumaczyła szefora MRPiPS w rozmowie z PAP.

Kto powinien płacić za koszty pracy zdalnej?
Wiele emocji wzbudzają koszty pracy ponoszone przez pracowników zdalnych. Zgodnie z przepisami to pracodawca ma zapewnić zatrudnionej przez siebie osobie materiały i sprzęt niezbędny do pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje jednak odstępstwa od tej zasady. Wystarczy, że pracownik zgodzi się pracować na własnym sprzęcie.

- Zakłada się możliwość wykorzystania prywatnych materiałów i narzędzi, ale tylko za zgodą pracownika i na zasadach z nim uzgodnionych. Wówczas pracownikowi przysługiwałby ekwiwalent pieniężny w wysokości z nim uzgodnionej i na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami albo w regulaminie - powiedziała Marlena Maląg w rozmowie z PAP.

Takie podejście nasuwa szereg pytań, na które strona społeczna nie znalazła jeszcze odpowiedzi. Po pierwsze, pracodawca pokrywałby koszty pracy wyłącznie w przypadku osób korzystających z własnych narzędzi pracy. Po drugie, nie wiadomo jak rozliczać pracowników wykonujących swoją pracę w modelu hybrydowym - częściowo z biura, a częściowo z domu.

W propozycji Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej nie ma także jasności co do tego, które dokładnie koszty pokrywałby pracodawca, a które pracownik. Do kosztów pracy można przecież zaliczyć prąd, transfer danych, ale też koszy amortyzacji sprzętu komputerowego, a także wyposażenie biura.

Większość pracowników nie ma wątpliwości co do tego, że koszty pracy zdalnej powinien pokrywać pracodawca. Aż 86% osób przebadanych przez ClickMeeting przyznało, że zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w Kodeksie pracy, a dwóch na trzech pracowników jest zdania, że firma powinna zapewnić dopłaty do krzeseł, biurek, laptopa, internetu oraz innych narzędzi umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej w odpowiednich warunkach.

Co trzeci respondent (36%) uważa, że pracownik zdalny powinien dostać podwyżkę, Wynika to m.in. z oszczędności, jakie umożliwia pracodawcy wysłanie pracownika na home office. Firma może ograniczyć koszty związane z najmem i sprzątaniem biura czy czyszczeniem klimatyzacji.

Praca zdalna a nadgodziny
Równie gorącą kwestią jest wynagrodzenie za nadgodziny. Zamiana biura na własne mieszkanie nie sprawiła, że pracownicy przestali pracować w godzinach nadliczbowych. Jak wskazuje „Dziennik Gazeta Prawna”, kwestię zużycia mediów i korzystania z własnego sprzętu do pracy mógłby rozwiązać ryczałt, czyli kwota pieniężna wypłacana w wysokości ustalonej z góry, bez rozliczania kosztów poszczególnych transakcji. To rozwiązanie mogłoby się także sprawdzić w przypadku rekompensaty za nadgodziny. Wystarczyłoby, aby pracownik zdalny oszacował, ile czasu przewiduje na dodatkową pracę.

DGP przypomina, że dotychczas ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych znalazł zastosowanie w przypadku pracowników mobilnych, np. kierowców i przedstawicieli handlowych. Problem ryczałtu reguluje art. 151 1 par. 4 Kodeksu pracy. Przewiduje on możliwość zastąpienia regularnego wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych ryczałtem, o ile wysokość ryczałtu odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach, a praca odbywa się poza zakładem pracy.