Po rekordowych karach za naruszenie RODO. Pięć ważnych wskazówek eksperta dla pracodawców, by uniknąć kłopotów

Karolina Romanowska/AIPZaktualizowano 
UODO opublikował na swojej stronie internetowej pierwsze decyzje, z których możemy dowiedzieć się, jak w praktyce organ nadzoru podchodzi m.in. do sposobu realizowania żądań podmiotów danych czy też do konieczności zawiadamiana podmiotów danych o zaistniałym naruszeniu.

Eksperci Deloitte Legal przeanalizowali decyzje i wybrali 5 kluczowych dla pracodawców wniosków.

Pięć rzeczy, których pracodawcy dowiedzieli się z decyzji opublikowanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Odpowiadając na wniosek o udostępnienie kopii danych nie trzeba przekazywać kopii dokumentów.

Karolina Romanowska, adwokat, Senior Associate, Deloitte Legal Deloitte

W ocenie PUODO udostępnienie kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu nie jest równoznaczne z obowiązkiem udostępnienia kopii dokumentów. Sposób realizacji obowiązku z art. 15 ust. 3 RODO zależy od decyzji administratora - może on przekazać podmiotowi danych kopię lub odpis dokumentu (nośnika), który zawiera dane osobowe oraz inne dane. Może też podjąć decyzję o podaniu jedynie samej treści danych osobowych dotyczących danej osoby, bez podawania pozostałych informacji zawartych na nośniku, które nie stanowią danych osobowych.

Nieuprawnione ujawnienie wielu informacji identyfikacyjnych, w tym numeru PESEL, nawet jednej osoby i tylko jednej innej osobie, powoduje wysokie ryzyko dla praw i wolności podmiotu danych.

Z decyzji PUODO wynika, że w przypadku nieuprawnionego ujawnienia wielu danych identyfikacyjnych, w tym numeru PESEL, bez znaczenia dla oceny poziomu ryzyka dla praw i wolności podmiotu danych pozostaje fakt, czy możliwy był szeroki dostęp do danych, czy też dane zostały ujawnione tylko jednej osobie. Zdaniem PUODO ujawnienie takich danych jak imię i nazwisko wraz z numerem PESEL wiąże się z wysokim ryzykiem dla praw i wolności danych, co oznacza konieczność powiadomienia tej osoby o naruszeniu. PUODO zwraca także uwagę na konieczność zamieszczenia w zawiadomieniu podmiotu danych o naruszeniu dostatecznego opisu możliwych negatywnych konsekwencji naruszenia (np. uzyskanie przez osoby trzecie kredytów w instytucjach pozabankowych, korzystanie z praw obywatelskich podmiotu danych, wyłudzenie ubezpieczenia) i proponowanych środków w celu zminimalizowania negatywnych skutków naruszenia (np. możliwość założenia konta w systemie informacji kredytowej i gospodarczej celem monitorowania swojej aktywności kredytowej). Brak odpowiedniego sformułowania zawiadomienia skutkuje wydaniem decyzji PUODO nakazującej powtórzenie zawiadomienia.

Przetwarzanie danych byłego pracownika w postaci adresu email, zawierającego jego dane osobowe dla celów wykorzystania w autoodpowiedzi informującej o zakończeniu współpracy z daną osobą i wskazania kontaktu do aktualnych przedstawicieli pracodawcy, znajduje podstawę w prawnie uzasadnionym interesie administratora danych.

Zdaniem PUODO wykorzystywanie adresu e-mail byłego pracownika dla celów ustawienia automatycznej odpowiedzi informującej kontrahentów o zmianach we władzach spółki może zostać uznane za działanie administratora w ramach jego prawnie usprawiedliwionego interesu polegającego na poinformowaniu kontrahentów, którzy podejmują próbę nawiązania kontaktu ze spółką, o aktualnych władzach i danych kontaktowych. W ocenie PUODO istotne jest zapewnienie ograniczonego celu przetwarzania (np. dane nie są wykorzystywane do aktywnego poszukiwania klientów, lecz tylko w celach informacyjnych) i ograniczonego zakresu przetwarzanych danych (adres e-mail zawierający imię i nazwisko, informacja o zakończeniu zatrudnienia).

Wszystko o nowym 500 plus - na pierwsze dziecko bez kryterium dochodowego. Kiedy i gdzie składać wnioski - rodziny z jednym dzieckiem bez świadczenia i rodziny które już otrzymują 500 plus na inne dzieci. Kliknij a dowiesz się wszystkiego.

Nieuprawnione ujawnienie danych podmiotowi, co do którego administrator przekonany jest na podstawie dotychczasowej współpracy oraz charakteru działalności tego podmiotu, że nie wykorzysta on w żaden sposób ujawnionych mu danych, nie wpływa na ocenę poziomu ryzyka naruszenia praw i wolności podmiotu danych.

W ocenie PUODO bez znaczenia dla oceny poziomu ryzyka naruszenia praw i wolności podmiotu danych w przypadku nieuprawnionego ujawnienia danych podmiotowi zewnętrznemu pozostaje fakt, że administrator ma bardzo dobrą opinię o tym podmiocie wynikającą z wieloletniej współpracy i charakteru tego podmiotu i może zakładać, że ujawnione takiemu podmiotowi dane nie zostaną wykorzystane. Nawet w takich okolicznościach możemy mieć do czynienia z wystąpieniem wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności podmiotu danych, zwłaszcza gdy podmiot taki uzyska dostęp do danych identyfikacyjnych zawierających PESEL.

Pracodawca ma prawo skorzystać z zewnętrznego usługodawcy w celu kontroli prawidłowości korzystania ze zwolnienia lekarskiego, jeśli zawrze umowę powierzenia danych do przetwarzania.

Pracodawcy uprawnieni na mocy odpowiednich przepisów do przeprowadzenia kontroli zasadności wykorzystywania przez pracowników zwolnienia lekarskiego mogą powierzyć realizację usług z tym związanych podmiotowi zewnętrznemu. Powinni jednak pamiętać, że aby zapewnić zgodność z RODO, konieczne jest zawarcie z takim podmiotem umowy powierzenia przetwarzania danych. Co istotne, pracodawca powinien pamiętać, aby nie przekazywać usługodawcy danych przekraczających zakres wskazany w takiej umowie.

Karolina Romanowska, adwokat, Senior Associate, Deloitte Legal

Chcesz być dobrze poinformowany w tematach budżetu domowego, prowadzenia biznesu i ważnych zmian w prawie? Kliknij w ten tekst i polub nas na Facebooku! Naprawdę warto!

polecane: FLESZ: Koniec zatorów płatniczych? Duże ułatwienie dla małych firm

Wideo

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.
Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3