Jak wynika ponadto z badania przeprowadzonego na zlecenie Diners Club Polska, w co drugim przedsiębiorstwie jest także wyznaczona osoba do organizowania podróży służbowych.
Delegacje w małych firmach
W opłacaniu kosztów podróży służbowych w firmach z sektora MŚP nadal dominuje gotówka. 41 proc. rozlicza je właśnie z pobranej wcześniej zaliczki. Na drugim miejscu są karty służbowe, z których korzysta 29 proc. przedsiębiorstw – wynika z badania Diners Club Polska „Podróże służbowe polskich MŚP”. Z kolei 27 proc. pracowników opłaca koszty z własnych pieniędzy (kartą lub gotówką), a później rozlicza je z pracodawcą.
- W porównaniu do wcześniejszych edycji badania systematycznie rośnie liczba kart służbowych. Jeszcze w 2015 roku, za pomocą tego instrumentu płatniczego rozliczało delegacje zaledwie 10 proc. pracowników, w 2017 już 17 proc., a w 2019 roku – 29 proc. Wzrost nie dziwi, ponieważ jest to najwygodniejsza dla pracodawcy, jak i pracownika metoda opłacania i rozliczania służbowych wydatków. Wynika on również ze wzrostu częstotliwości delegacji w MŚP. Przedsiębiorcy coraz częściej wysyłają pracowników w podróże służbowe, co wymusza poszukiwanie sprawniejszych i łatwiejszych metod ich organizacji – mówi Monika Masztakowska z Diners Club Polska.
Porównując dane z 2017 roku, o 8 pkt proc. zmniejszył się odsetek pracowników, którzy opłacają delegacje z własnych pieniędzy, a później rozliczają je z pracodawcą. O 4 pkt proc. zmalała również liczba firm, gdzie koszty podróży opłaca się gotówką z wcześniej pobranej zaliczki.
Pracownicy małych firmy z kartą służbową
Jak wynika z badania Diners Club Polska, kartę służbową do opłacania delegacji najczęściej wykorzystują pracownicy małych firm (zatrudniających między 10 a 49 osób) – 35 proc. z nich. Na drugim miejscu są przedsiębiorstwa mikro (do 9 pracowników), gdzie odsetek wynosi 29 proc. Co ciekawe, ten instrument płatniczy wykorzystuje tylko 18 proc. firm średnich (50-249 pracowników).
Z kolei gotówką, z pobranej wcześniej zaliczki, najczęściej opłacają koszty podróży pracownicy średnich firm – 55 proc. ankietowanych. Chętnie (51 proc.) ten sposób wybierają również małe przedsiębiorstwa. Na przeciwnym biegunie są firmy mikro, gdzie zaliczka przed wyjazdem stosowana jest w 31 proc.
W delegacje przede wszystkim samochodem firmowym
Zdecydowanie najpopularniejszym środkiem transportu jest firmowy samochód. Jak wynika z badania Diners Club Polska, tak podróżują pracownicy w 62 proc. przedsiębiorstw. 29 proc. korzysta z prywatnego samochodu, 7 proc. z pociągu, a tylko 2 proc. z samolotu.
- Niestety mimo zwiększonej częstotliwości delegacji i większej profesjonalizacji w jej rozliczeniach, nadal w wielu firmach pracownicy podróżują prywatnymi samochodami. Porównując dane z 2017 roku, odsetek ten wzrósł aż o 11 pkt proc. Z drugiej strony, o 7 pkt proc. zmalała liczba firm, w których pracownicy mają do dyspozycji służbowe auto. Rzadziej w delegacji wykorzystywany jest również transport kolejowy – mówi Monika Masztakowska z Diners Club Polska.
Mniej pracowników musi organizować delegacje samodzielnie
W 46 proc. firm z sektora MŚP nie ma pracownika wyznaczonego do organizacji wyjazdów służbowych. W przypadku 42 proc. przedsiębiorstw osoba odpowiedzialna za te kwestie wykonuje również inne zadania. Wyznaczonego pracownika, który zajmuje się wyłącznie organizacją podróży służbowych ma 11 proc. przedsiębiorstw.
- Nadal w wielu przedsiębiorstwach nie ma wyznaczonej osoby, która odpowiada wyłączenie za organizowanie delegacji. Na przełomie dwóch ostatnich lat odsetek spadł o 7 pkt proc., jednak nadal jest wysoki. Cieszy natomiast wiadomość, że od 2017 roku o 11 pkt proc. więcej firm ma wyznaczoną osobę, która zajmuje się organizacją wyjazdów służbowych. Warto jednak zauważyć, że nie są to ich jedyne obowiązki – mówi Monika Masztakowska z Diners Club Polska.
– Wyznaczenie odpowiedzialnego za to pracownika jest bardzo ważne, zwłaszcza jeśli delegacje są częste. Może opracować m.in. odpowiednie reguły, limity budżetów czy sprawne sposoby rozliczania. Musimy pamiętać, że kompleksowa organizacja delegacji przez odpowiedniego pracownika to obniżenie jej kosztów oraz większy standard. Dodatkowo, to także zaoszczędzony czas, ponieważ osoba, która na co dzień zajmuje się innymi sprawami, nie poradzi sobie z tym tak sprawnie – dodaje.
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej
