reklama

Poradnik eksportera cz.2. Jak się przygotować do wyjazdu na targi zagraniczne?

Sylwia Gleń, Podlaska Fundacja Rozwoju RegionalnegoZaktualizowano 
Nowy rok to nowe możliwości. W przypadku firm jest to okres rozliczeń poprzedniego roku, ale również zaplanowania sobie działań na kolejne miesiące. Warto zastanowić się w tym momencie, w jakim kierunku zmierza nasz rozwój jako przedsiębiorstwa. Może rynki zagraniczne?

Dlaczego warto wchodzic na rynki zagraniczne pisaliśmy w części 1. naszego cyklu Poradnik eksportera

Czytaj: Poradnik eksportera cz.1. Dlaczego eksport? Czy warto zaryzykować

- W 2019 roku podlascy przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z funduszy przeznaczonych właśnie na ten cel - wyjścia na nowe rynki zagraniczne. Aby dobrze przygotować się do ekspansji proponujemy zastanowić się na chwilę nad wyborem działań. Od kilku lat zauważalny jest wzrost zainteresowania i obecności podlaskich firm na zagranicznych targach i wystawach.

To bardzo dobra okazja do poszukiwania nowych kontrahentów, partnerów i klientów. Po osobistych spotkaniach łatwiej jest potem odezwać się do danej osoby, przypomnieć o miejscu i czasie spotkania oraz utrzymać kontakt. Z rozmów przeprowadzonych z naszymi klientami wiemy, że jest to najlepszy sposób na dalszy rozwój współpracy.

Inwestycja czy wycieczka?

Wystawienie się na targach, czy sam udział w roli zwiedzającego, to inwestycja dość droga i bardzo pracochłonna. Aby nie okazało się, że nasz wyjazd to tylko wycieczka towarzyska, należy przygotować się do niego w zaplanowany i przemyślany sposób.

Wyjazd na targi w charakterze wystawcy wiąże się ze znacznymi wydatkami. Budżet wystawcy to przede wszystkim:
* wynajem powierzchni targowej, opłaty za wpis do katalogu targowego, prąd, sprzątanie, ubezpieczenie, itp.
* projekt i budowa stoiska wystawowego oraz transport eksponatów wystawowych,
* podróż i zakwaterowanie pracowników oraz personelu (np. tłumaczy, hostess),
* materiały reklamowe (katalogi, broszury, wizytówki itp.).

Oczywiście zarówno wielkość powierzchni targowej oraz rodzaj zabudowy jaki wybierzemy zależy od budżetu jakim dysponujemy na targi. Musimy przy tym pamiętać, że stoisko targowe to wizytówka naszej firmy, dlatego musi ją godnie reprezentować.

Można przyjąć, że minimalny budżet na organizację stoiska o powierzchni około 50 m kw. wraz ze skromną zabudową na dużych targach międzynarodowych to kwota rzędu 120 tys. zł, do której należy również doliczyć podróże służbowe oraz koszt materiałów promocyjnych.

Wydatki te mogą być niższe, jeżeli firma wystawia się razem z innymi przedsiębiorstwami (klastrem, stowarzyszeniem itp.) na jednym wspólnym stoisku. Wspólna powierzchnia wystawiennicza o przykładowej wielkości 100 m kw. powoduje, że stoisko jest przestrzenne i wygląda znacznie lepiej niż mały pojedynczy box o wymiarach 10 m kw. W takiej sytuacji wszelkie koszty dzielone są na wszystkich wystawców, co jest na pewno atrakcyjniejszą opcją z punktu widzenia przeznaczonego na ten cel budżetu.

Stworzenie oferty i wyznaczenie kierunku wyjazdu

Stworzenie oferty produktów, jakie chcemy zaprezentować podczas wyjazdu, jest niezwykle ważne. Na tym etapie firma powinna podjąć decyzję, które produkty bądź usługi z oferty są nowe, innowacyjne i godne zaprezentowania.

Należy pamiętać, że firma jedzie na targi zaprezentować swoje produkty, ale najważniejsze jest to, aby przyciągnąć do swojego stoiska jak najwięcej zwiedzających/wystawców. Kiedy stworzymy ofertę i grupę produktów jakie chcemy zaprezentować na targach, łatwiej jest również stworzyć stoisko wystawiennicze.

Powierzchnię, na której firma chciałaby zaprezentować swoje produkty, należy rezerwować z odpowiednim wyprzedzeniem. Na największych światowych targach powierzchnia wystawiennicza potrafi zostać całkowicie wyprzedana nawet na rok przed imprezą. W przypadku tworzenia projektu i wykonania stoiska należy zwrócić uwagę na następujące elementy: widoczne logo firmy, wykorzystanie firmowych kolorów, wyeksponowanie materiałów informacyjnych (katalogi, broszury, materiały graficzne, wizytówki), odpowiednią ekspozycję produktów oraz przygotowanie miejsca do spotkań z klientami.

Materiały marketingowe – kluczem do sukcesu

W ferworze przygotowań do targów warto zwrócić uwagę na wszelkie materiały, jakie chcemy przedstawić dla zagranicznych zwiedzających. Firma nie może zabrać ze sobą tylko materiałów w języku polskim, gdyż klient z Niemiec, Indii czy Hiszpanii nie zna przecież naszego języka i nie będzie zainteresowany taką ofertą. Nawet jeśli osoba odwiedzająca stoisko weźmie taką ulotkę, to występuje bardzo duże prawdopodobieństwo, że do niej nie wróci – po prostu nie będzie w stanie nic z niej zrozumieć, a tym bardziej nie zada sobie trudu jej przetłumaczenia.

Język angielski jest językiem powszechnie obowiązujących i uniwersalnym w nawiązywaniu kontaktów biznesowych na całym świecie. Dodatkowym atutem, którym firma może zaimponować na danych targach, może być stworzenie dodatkowych materiałów w innych, bardziej powszechnych językach, jak niemiecki (szczególnie ważne, jeśli wybieramy się na targi do Niemiec), włoski czy rosyjski.

Wizytówką firmy są jej reprezentanci

To, kto reprezentuje naszą firmę podczas targów, jest kluczowe. Bez względu na to czy wybieramy się na targi w roli wystawcy czy zwiedzającego, podczas pierwszych 5 sekund spotkania rozmówcy oceniają wzajemnie swój wygląd i komunikatywność - to powszechnie znane zachowanie społeczne.

Osoby oddelegowane na targi powinny posiadać odpowiednie kompetencje i posługiwać się przynajmniej językiem angielskim. Z naszego doświadczenia wiemy, że firmy posiadające odpowiednie działy eksportowe w swoich strukturach, na taki wyjazd oddelegowują osoby odpowiedzialne za poszczególne rynki. Bardzo często osoby te znają więcej niż jeden język, co może być korzystne do nawiązania większej ilości kontaktów biznesowych. Warto w swojej delegacji uwzględnić osoby, które oprócz typowych informacji handlowych będą w stanie odpowiedzieć na wszelkie techniczne pytania dotyczące produktów firmy.

Misja czy targi? Bo różnica jest spora

Udział w targach i misjach pozwala na lepsze zrozumienie danego rynku i poznanie potrzeb klientów. Pozostaje tylko decyzja co wybrać ?

Misja to dużo tańsza forma poznania nowych rynków zbytu, gdyż nie wymaga m.in. ponoszenia kosztów wynajęcia i zabudowy powierzchni wystawienniczej. Większość misji organizowanych jest przy okazji targów. W programie misji znajduje się zwiedzenie wybranych targów bądź wystaw oraz udział w zorganizowanych spotkaniach branżowych lub bezpośrednich z potencjalnymi kontrahentami.

Jeżeli na samym początku firma nie jest w stanie samodzielnie zorganizować misji gospodarczej, warto poszukać wsparcia w tym zakresie. Różnego rodzaju instytucje świadczą pomoc w poszukiwaniu partnerów biznesowych jak i organizują misje handlowe. Istnieje również możliwość refundacji bądź dofinansowania części kosztów udziału firmy w danej misji. Uzależnione jest to od szeregu czynników, takich jak: dostępność środków publicznych, branża, wysokość uzyskanej już przez firmę pomocy de minimis itd.

Nie podlega wątpliwości, iż udział w prestiżowych branżowych targach w charakterze wystawcy jest bardzo ważny. Czasami zanim podejmiemy decyzję o wyjeździe na targi w charakterze wystawcy, może warto najpierw zacząć od udziału w targach właśnie jako zwiedzający? Pozwoli to firmie oswoić się ze specyfiką targów oraz nawiązać pierwsze kontakty z zagranicznymi przedsiębiorcami. Dzięki takiemu rozwiązaniu sprawdzamy, jakiego zasięgu są targi, jak się do nich przygotować (stoisko, foldery, personel), kim są odwiedzający, gdzie szukać informacji itp.

W ramach targów zazwyczaj organizowane są spotkania branżowe lub B2B. Spotkania B2B to tzw. szybkie randki, gdzie przez określony czas – zazwyczaj 20-30 minut można porozmawiać z wcześniej umówionym potencjalnym partnerem biznesowym. Warto rozważyć tę opcję, gdyż możemy nawiązać pierwszy kontakt z interesującą nas firmą, przedstawić swoją ofertę i porozmawiać o ewentualnych możliwościach współpracy. Taka forma spotkań często oferowana jest firmom bezpłatnie, dlatego warto z niej skorzystać, tym bardziej, gdy firma nie dysponuje dużym budżetem.

Jeżeli odwiedziliśmy już kiedyś targi, które liczą się w danej branży i wiemy, że wzmocni to wizerunek naszej firmy w oczach klientów i kontrahentów, można pójść o krok dalej i zastanowić się nad wystąpieniem na nich w charakterze wystawcy. Można też poszukać różnego rodzaju wsparcia w zakresie udziału w tego typu eventach. W trakcie wiodących międzynarodowych targów zazwyczaj organizowane jest polskie stoisko, na którym firmy mogą zaprezentować swoją ofertę. Istnieje też możliwość skorzystania z innej formy wsparcia, np. dofinansowanie udziału i wystawienia się na targach.

Przykładem możliwości dofinansowania są m.in. działania 1.2. POPW - Internacjonalizacja MŚP Polski Wschodniej lub działanie 1.4.1. RPOWP - Promocja przedsiębiorczości oraz podniesienie atrakcyjności inwestycyjnej województwa.

Cuda techniki i nowe szanse dla firm na Hannover Messe. Zapr...

Jeśli firma jest zainteresowana udziałem w misji i widzi w niej szansę na pozyskanie nowych kontaktów, to ma do tego świetną okazję. Już w kwietniu Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego organizuje misję gospodarczą do Niemiec na Targi Hannover Messe Misja, na którą zapraszamy podlaskie firmy, odbędzie się w dniach 1-4 kwietnia 2019 r. W programie wyjazdu znajduje się zarówno zwiedzanie samych Targów Hannover Messe oraz możliwość uczestnictwa w spotkaniach kooperacyjnych z potencjalnymi kontrahentami.

Wideo

Materiał oryginalny: Poradnik eksportera cz.2. Jak się przygotować do wyjazdu na targi zagraniczne? - Kurier Poranny

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze 2

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

A
Andrew

Jeżeli ktoś zastanawia się nad zorganizowaniem jakichś spotkań integracyjnych dla swoich pracowników, to mogę polecić firmę Orchidea Group. My korzystamy z ich usług i jesteśmy zachwyceni. Po każdej imprezie nasi pracownicy rozmawiają o tym, czym zaskoczyła ich firma eventowa przez kolejny tydzień! :D Duże, interesujące spotkania pracowników mogą być najlepszym sposobem na reklamę pracodawcy. W końcu oni rozmawiają potem o tym ze swoimi znajomymi, rodziną, itd.

W
Wytargowany

Firmy Itro nie polecam.

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3