Posiłki w czasie pracy. Czy pracodawca może je sfinansować z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Państwowa Inspekcja Pracy w swoim poradniku „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” twierdzi, że nie ma takiej możliwości. Tymczasem w mediach często prezentowane są często odmienne poglądy na ten temat.

Ministerstwo pracy przez pewien czas prezentowało stanowisko, że można posiłki traktować jako wsparcie socjalne i finansować z ZFŚS. Podobne stanowisko zajmowane jest przez pracowników lub współpracowników firm zajmujących się dystrybucją kuponów lunchowych. Powstaje pytanie, czy pracodawca, może sfinansować posiłki ze środków ZFŚS? - tłumaczy Monika Cieślak, ekspertka ds. wynagrodzeń, HRK Payroll Consulting.

Jak dodaje, w świetle orzecznictwa i stanowiska PIP pracodawca nie wyżywi pracowników za pieniądze z konta Funduszu Socjalnego.

Oficjalne stanowisko PIP, prezentowane od wielu lat, zabrania finansowania posiłków ogółowi pracowników z ZFŚS. Fundusz nie może więc służyć finansowaniu wyżywienia. Potwierdza to cytat z poradnika PIP przywołanego na wstępie, w którym PIP powołuje się na orzeczenie Sądu Apelacyjnego:

„Wykluczone jest finansowanie świadczeń przyznanych pracownikom w związku z ich zatrudnieniem w określonej firmie, takich jak: polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, dowóz do pracy, wyżywienie, składki na ubezpieczenie społeczne. (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r. III AUa 1313/12).” - czytamy w poradniku PIP: „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

Kwestię tego co mieści się w pojęciu działalności socjalnej, którą można finansować ze środków ZFŚS reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Art. 2 ustawy zawiera definicję ustawową, która nie odpowiadają wprost na pytanie, czy pracodawca może z Funduszu Socjalnego finansować posiłki.

Art. 2 ust. 1 ustawy o ZFŚS stanowi, że działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową - tłumaczy Monika Cieślak, ekspertka ds. wynagrodzeń, HRK Payroll Consulting.

Przykładowo pracownicy mogą otrzymywać dofinansowanie do posiłków w kwocie 100 zł miesięcznie ze środków ZFŚS. Jest to zapisane w Regulaminie ZFŚS. Pracodawca ma wątpliwość czy to prawidłowe postępowanie. Jako świadczenie pieniężne z ZFŚS, dofinansowanie do posiłków jest zwolnione w całości ze składek i do 2000 zł z podatku.

Pracodawca powinien zwrócić się do PIP z pytaniem o legalność finansowania posiłków ze środków z ZFŚS.

- To bezpłatna odpowiedź, którą PIP udzieli na piśmie, w ciągu 30 dni od otrzymania pytania. Jeśli pracodawca sfinansuje pracownikom posiłki z ZFŚS, nawet przed otrzymaniem odpowiedzi, powinien zróżnicować wysokość dofinansowania i podzielić pracowników na co najmniej 3 grupy i przyznać im dofinansowanie w zależności od kryterium socjalnego: 100, 200 i 300 zł miesięcznie - dodaje Monika Cieślak.

Możliwość finansowania z ZFŚS posiłków jest wykluczona w poradniku PIP powołującym się na orzecznictwo sądowe. Z definicji działalności socjalnej zwartej w ustawie nie wynika wprost taki zakaz. Finansowanie posiłków z ZFŚS generuje ryzyko zakwestionowania poprawności zarządzania ZFŚS w czasie kontroli PIP, dlatego warto poprosić PIP o zajęcie stanowiska, jeśli pracodawca podejmie decyzję o finansowaniu posiłków ze środków socjalnych.

„Z funduszu mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Wykluczone jest zatem finansowanie świadczeń przyznanych pracownikom w związku z ich zatrudnieniem w określonej firmie takich jak, polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, dowóz do pracy, wyżywienie czy wreszcie składki na ubezpieczenie społeczne” – czytamy w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r. (III AUa 1313/12).

Obowiązek zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów pracownikom wynika z art. 232 Kodeksu Pracy, który stanowi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Rada Ministrów w rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r. Nr 60 poz. 279 ze zm.) określiła grupy pracowników, którym pracodawca zapewnia posiłki. Pracodawca został zobowiązany do zapewnienie posiłków pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
• pod ziemią.

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Pracodawca zapewnia pracownikowi posiłek w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

- Pracodawca finansuje te posiłki ze środków obrotowych. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie pracowników określonych w rozporządzeniu - tłumaczy Monika Cieślak z HRK Payroll Consulting.

Jeśli pracodawca, wypełniając swój obowiązek prawny, zapewnia posiłki lub bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie takich produktów (umożliwiających przygotowanie posiłku) lub posiłku są one w całości zwolnione z podatku i składek.

Do finansowania posiłków ze środków obrotowych zachęca również zwolnienie składkowe podniesione i rozszerzone od 1 września 2023 r.

- Zwolniona ze składek od 1 września 2023 r. jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. Jeśli pracodawca funduje posiłki powyżej tej kwoty, wówczas nadwyżka ponad 450 zł jest oskładkowana - mówi Monika Cieślak, ekspertka ds. wynagrodzeń z HRK Payroll Consulting.

Jak dodaje, posiłki fundowane przez pracodawcę są w całości przychodem opodatkowanym.