Firmy zmieniają przestrzeń biurową, aby zachęcić pracowników do powrotu

Firma Cushman & Wakefield sprawdziła, jakie zachęty stosują jej klienci, aby przekonać pracowników do pracy stacjonarnej. Można dyskutować nad ich atrakcyjnością. Co piąty badany (21 proc.) zadeklarował zarządzanie zmianą i kampanię informacyjną, niemal drugie tyle (19 proc.) zmieniło aranżację biura, co dziesiąta firma (11 proc.) zaoferowała możliwość korzystania z dodatkowych miejsc parkingowych, a drugie tyle (11 proc.) przygotowało jednorazowy event, aby zwiększyć frekwencję w biurze.

Według Aleksandry Tomaszewskiej, HR Managerki w Cushman & Wakefield, najważniejsze jest jednak uświadomienie pracownikom, jakie korzyści odniosą z przychodzenia do biura oraz stworzenie przyjaznej dla nich przestrzeni. Ekspertka podpowiada, że niektóre firmy zapraszają na wspólne śniadania, inne organizują projekty angażujące zespół we wspólne działanie. Kolejnym rozwiązaniem, jakie rekomenduje, jest stworzenie grupy ambasadorów promujących wybrany model pracy i pomagających w komunikacji z kadrą zarządzającą.

Ponad połowa pracodawców (52 proc.) nie przygotowała żadnych planów, mających zachęcić pracowników do powrotu do siedziby firmy, ale niektóre firmy podeszły poważnie do tematu. Jedno przedsiębiorstwo na 50 (2 proc.) zaproponowało zachęty finansowe dla osób z największą frekwencją w biurze, a drugie tyle zapewniło na miejscu rodzicom opiekę nad dziećmi.

Pracodawcy mają także inne plany, które mogą spodobać się pracownikom. Przede wszystkim dzięki pandemii co piąta firma zdecydowała się na wdrożenie aplikacji do zarządzania biurem, która ułatwia takie czynności, jak rezerwacja salek konferencyjnych, biurek czy miejsc parkingowych. Po 14 proc. respondentów zapowiedziało zwiększenie liczby małych salek lub budek do spotkań i wideokonferencji, jak też rozgęszczenie stanowisk pracy, a 4 proc. badanych postawiło na powiększenie stref socjalnych. Jak przypomina Dominika Kowalska, Associate Director w Cushman & Wakefield, spotkania twarzą w twarz (1 na 1) oraz te liczące do 4 osób cieszą się największą popularnością w biurach.

Dla części pracodawców pandemia stała się jednak bodźcem do negatywnych działań służących oszczędnościom: redukcji zajmowanej przestrzeni biurowej (14 proc.), ograniczenia stanowisk pracy (11 proc.), rezygnacji z części dużych salek konferencyjnych (5 proc.) i zmniejszenia powierzchni stref socjalnych (4 procent).

Dla firm, które nie zrezygnowały z najmu powierzchni biurowej, ani jej nie ograniczyli, praca zdalna może być nieopłacalna – uważają eksperci Business Centre Club (BCC). Jak przypominają, projekt ustawy o zmianie Kodeksu pracy, nad którym nadal toczą się prace, zakłada, że pracodawca będzie musiał pokryć: koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej i dostępu do łączy telekomunikacyjnych potrzebnych do pracy. Do tego dojdą inne koszty, związane bezpośrednio z home office, jeżeli zostaną one uwzględnione w: porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi, regulaminie określającym zasady pracy zdalnej, w poleceniu pracodawcy dotyczącym wykonywania obowiązków z domu lub porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem.

Jeżeli pracownik będzie korzystał z własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej), ma mu przysługiwać ekwiwalent pieniężny, którego kwotę będzie musiał ustalić z pracodawcą. Ekwiwalent będzie można zastąpić ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać szacowanej kwocie kosztów ponoszonych na home office. Pracodawcy nie będą mogli dowolnie ustalać wartości dopłat. Strony muszą uwzględnić: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) oraz ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość zużytego przez pracownika materiału (w tym jego ceny rynkowe), jak też normy zużycia energii elektrycznej, koszty telefonu i internetu. Zgodnie z projektem ustawy pracownicy i pracodawcy będą mogli umówić się także na zwrot innych, poniesionych w związku z home office kosztów.