Nowy obowiązek dla przedsiębiorców już za kilka miesięcy. Brakuje jeszcze kompletu przepisów. Czy firmy sobie poradzą?

Dzięki rozporządzeniu firmy będą mogły się dostosować do obowiązkowych zmian i skutecznie przeprowadzić dygitalizację dokumentów. Mają na to czas do 1 lipca 2024 roku. Czy zdążą?

Na przestrzeni ostatnich dwóch lat założenia Ministerstwa Finansów co do systemu KSeF były kilkukrotnie modyfikowane. Wiosną tego roku potwierdzono główne założenia, które już się nie zmieniły. W oparciu o nie powstała i przegłosowana została ustawa.

Zapisy takie jak likwidacja obowiązku umieszczania w KSeF faktur dokumentujących obrót z konsumentami czy rezygnacja z dolnych progów kar za niekorzystanie z systemu, zostały przyjęte w proponowanej przez Ministerstwo Finansów formie.

- Przedsiębiorcy jednak nadal oczekują na wydanie rozporządzenia, które sprecyzuje kwestie niezbędne do przygotowania firm na integrację procesów finansowych z KSeF. Jednym z istotnych zagadnień, które ma jeszcze zostać wyjaśnione, jest kwestia kodu weryfikacyjnego, inaczej kodu QR– komentuje Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.

Kod weryfikacyjny będzie integralną częścią procesu e-fakturowania w przypadku udostępniania dokumentu poza KSeF, np. wystawiając papierową fakturę lub wysyłając ją mailowo do zagranicznego kontrahenta.

QR to kluczowe narzędzie do weryfikacji autentyczności faktur elektronicznych i papierowych. Zawiera istotne informacje o fakturze i służy do potwierdzenia jej zgodności z przepisami podatkowymi. Jednak szczegóły dotyczące tego kodu, jego formatu, zawartości i sposobu generowania będą sprecyzowane dopiero w rozporządzeniu.

To z kolei pomoże uniknąć błędów i niedomówień w procesie e-fakturowania oraz zwiększy transparentność i pewność prawną dla wszystkich uczestników systemu.

- Warto zaznaczyć, że dopóki rozporządzenie nie zostanie opublikowane i nie wejdzie w życie, mogą istnieć niejasności dotyczące dokładnych wymagań dotyczących KSeF. Dlatego przedsiębiorcy powinni być gotowi na dostosowanie się do przepisów, gdy tylko zostaną one ogłoszone. Każdy dzień oczekiwania skraca jednak czas na przygotowanie się przed 1 lipca 2024 roku – dodaje ekspert.

Wiele firm obawia się, że nie będzie gotowych na 1 lipca 2024 roku. Jednym z powodów tego stanu jest brak aktów wykonawczych, które mają być udostępnione w IV kwartale 2023 r. Ponadto, środowisko testowe KSeF nie było gotowe na tylu użytkowników.

- Zaobserwowaliśmy problemy z dostępem do środowiska testowego, które utrudniały prace nad rozwiązaniami do integracji z KSeF. Jasne przyczyny tych problemów nie są nam jeszcze znane. Warto podkreślić, że środowisko testowe ma różnić się od wersji systemu, które będzie obowiązywało w oficjalnej wersji platformy. Te czynniki sprawiają, że przedsiębiorcy mają obawy, że nie zdążą oni przygotować swoich firm na nowe wymagania w wyznaczonym terminie – podsumowuje Tomasz Spłuszka.

W tej sytuacji niewykluczone, że część przedsiębiorców i organizacji branżowych będzie starało się wywierać naciski na ministerstwo, aby to rozważyło przesunięcie terminu wdrożenia KSeF.