Powrót do biura to będzie skomplikowana operacja. "Jednym z największych wyzwań jest zmiana zachowań użytkowników biura"

Maciej Badowski
Maciej Badowski
Konieczność zachowania dystansu powoduje też konieczność zmiany zasad korzystania z przestrzeni współdzielonych.
Konieczność zachowania dystansu powoduje też konieczność zmiany zasad korzystania z przestrzeni współdzielonych. Lukasz Kaczanowski/ Polska Press
- Niektóre firmy traktują to jako projekt strategiczny i tworzą wewnętrzne zespoły zarządzające tą zmianą. Wiele zależy od wielkości biura i liczby pracowników- wylicza w rozmowie z AIP ekspert. - Firmy tworzą nowe układy stanowisk pracy z zachowaniem dystansu 1,5 m. Nowe zasady korzystania z biura, a przede wszystkim jego części wspólnych, wdrażają pracę zmianową, systemy rezerwacji biurek etc. Tworzą również programy komunikacji i edukacji z zakresu tych zmian, aby przygotować ludzi do korzystania z nowo zaaranżowanych przestrzeni- dodaje.

Firmy chcą wracać do biur? Czy to konieczność?

Monika Sułdecka-Karaś, Partner i Dyrektor Regionalny, Knight Frank: W zależności od działalności prowadzonej przez daną firmę widzimy sporo różnic w podejściu do powrotu do biura. Decyzje są podejmowane ostrożnie. Na razie wraca kilka procent pracowników, czasami są to liczniejsze grupy. Rzadko jednak wraca do biura 100 proc. kadry pracowniczej.

Powrót do biura zależy od charakteru pracy i sprzętu, którego używa pracownik. Pracownikom biurowym nie jest trudno przyjechać na rowerze z laptopem do biura, o ile nie dzieli ich większy dystans do przebycia.

Gorzej sytuacja przedstawia się na przykład u grafików, których trudno sobie wyobrazić przy transportowaniu wielkiego monitora i komputera stacjonarnego. Wprowadzenie tygodniowych zmian, o których często się mówi, mogłoby dotyczyć zatem tylko pracowników, którzy mogą bez większych przeszkód wykonywać pracę zarówno stacjonarnie, jak i podczas home office.

Czytaj także

Na początku powrotów można się liczyć z dużym zamieszaniem i mniejszą efektywnością?

Marta Badura, Associate Director, Strategic Consulting, Knight Frank: Każda zmiana może nieść za sobą pewne obniżenie efektywności, ponieważ uczenie się i wdrożenie nowych zachowań (np. związanych z bezpiecznym korzystaniem z biura) zajmuje czas.

Z drugiej strony, jeżeli dobrze zaplanujemy i przygotujemy proces powrotu do biura, podzielimy go na etapy i właściwie go zakomunikujemy, zmniejszamy ryzyko zamieszania.

Dzięki temu powinniśmy utrzymać wysoką efektywność pracy. Zespoły miały czas, żeby wypracować sobie dobre praktyki pracy zdalnej, teraz trzeba to po prostu utrzymać. Większość firm ze względu na konieczność ograniczenia liczby stanowisk pracy w biurze, będzie korzystać z pracy zmianowej, a pracownicy wciąż w jakimś stopniu będą pracować zdalnie, więc nadal będziemy pracować w zespołach rozproszonych.

Jak przygotowują się na powrót?

Badura: Powrót do biura, jeśli chcemy dobrze się do niego przygotować, to dość skomplikowana operacja. Niektóre firmy traktują to jako projekt strategiczny i tworzą wewnętrzne zespoły zarządzające tą zmianą. Oczywiście wiele zależy od wielkości biura i liczby pracowników – siłą rzeczy większe biuro wymaga więcej przygotowań.

Firmy tworzą nowe układy stanowisk pracy z zachowaniem dystansu 1,5 m. Nowe zasady korzystania z biura, a przede wszystkim jego części wspólnych, wdrażają pracę zmianową, systemy rezerwacji biurek etc. Tworzą również programy komunikacji i edukacji z zakresu tych zmian, aby przygotować ludzi do korzystania z nowo zaaranżowanych przestrzeni.

Czytaj także

Co stanowi największe wyzwanie?

Badura: Myślę, że jednym z największych wyzwań jest zmiana zachowań użytkowników biura. Każdy z nas, kto próbował wprowadzić jakiś nowy nawyk, zdaje sobie z tego sprawę, a w tym przypadku chodzi o to, aby grupa ludzi wdrożyła wiele nowych nawyków równocześnie.

Na początku będziemy się zapewne pilnować, ale zmiana zachowań nie utrwali się w ciągu tygodnia czy dwóch. Potrzebne będzie stałe promowanie prawidłowych zachowań oraz monitorowanie i korygowanie niewłaściwych działań pracowników w biurze. To może rodzić konflikty i niezadowolenie, dlatego trzeba pomóc ludziom przejść przez tę zmianę.

Co może być największym zaskoczeniem dla pracowników, którzy wracają do biur?

Sułdecka-Karaś: Pracownicy, którzy wrócą do biur mogą być zaskoczeni nowymi regulacjami czy niedostępnymi przestrzeniami. Z pewnością czeka ich większy dystans pomiędzy stanowiskami pracy. Przysposobienie nowych procedury korzystania z przestrzeni, a w szczególności części współdzielonych itd. może początkowo wprowadzić chaos, dlatego duża odpowiedzialność ciąży na zarządzających obiektami. Ich zadaniem jest wprowadzenie jasnych zasad, które zapewnią komfort pracy i bezpieczeństwo.

W jaki sposób firmy zadbają o przestrzeganie norm higienicznych? Odległości między pracownikami? Ścianki? W końcu większość firm pracuje na open space?

Badura: Jeżeli zachowamy odstęp 1,5 metra pomiędzy stanowiskami pracy, nie ma konieczności wdrażania dodatkowych przegród ochronnych. W przypadku jeśli utrzymanie odstępu nie jest możliwe, firmy decydują się na rozwiązania typu ścianki z pleksi etc., ale na razie widzimy, że większość firm decyduje się na rearanżację biur, aby wprowadzić odstęp 1,5 m pomiędzy pracownikami.

To oczywiście zmniejsza liczbę stanowisk pracy, która na danej powierzchni może się znajdować. Konsekwencją takiego podejścia jest konieczność wdrożenia pracy zmianowej – pracownicy korzystają z biura w wyznaczone dni/tygodnie, a w pozostałe pracują zdalnie. Konieczność zachowania dystansu powoduje też konieczność zmiany zasad korzystania z przestrzeni współdzielonych np. ograniczenie dozwolonej liczby uczestników spotkań, wprowadzenie ruchu jednokierunkowego etc.

Co z wspólnymi obiadami w przestrzeni jadalnej?

Badura: Na razie zaleca się ograniczenie korzystania z kuchni do koniecznego minimum i spożywanie posiłków na stanowisku pracy. Kuchnie to miejsca, w których pracownicy lubią się gromadzić, co utrudnia zachowanie dystansu 1,5 m. Warto rozważyć czasowe usunięcie części mebli z kuchni.

Czytaj także

W większych biurach warto rozważyć stworzenia dodatkowych miejsc przygotowania posiłku np. przeniesienia części kuchenek mikrofalowych z kuchni do punktów kawowych. Chodzi przede wszystkim o to, aby zminimalizować kolejki.

Czy zmiana miejsc, praca w grupach nie będą rodziły konfliktów pomiędzy pracownikami?

Badura: Każda sytuacja zmiany budzi napięcia, więc mogą zdarzać się takie sytuacje. Z drugiej strony większość osób rozumie, iż te rozwiązania nie są wynikiem złej woli pracodawców. Wszyscy mamy wspólny cel – ograniczenie ryzyka zakażenia, a to wymaga podjęcie działań przez wszystkich zaangażowanych.

Ważne z perspektywy zarządzania taką zmianą jest wyjaśnianie powodów firmowych decyzji i wytłumaczenie celu wdrażanych zmian. Na przykład - jeżeli dzielimy pracowników na grupy działające zmianowo, podajmy klucz, według którego dokonaliśmy podziału. Dzięki temu pracownicy łatwiej zaakceptują zmiany. Ludzie zobaczą, że firma ma plan działania, a decyzje nie są podejmowane chaotycznie.

Czy firmy jednak będą proponowały osobom, które mogą, pracę zdalną?

Badura: Firmy bardzo różnie podchodzą do tego tematu. Niektóre decydują się na przedłużenie modelu pełnej pracy zdalnej, niektóre już rozpoczęły powrót do biur.

Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Niektóre firmy nie mogą utrzymać tego trybu chociażby ze względu na charakter pracy pracowników, który w pełni efektywnie może być wykonywany tylko w biurze.

Na pewno praca zdalna, która wcześniej budziła tyle obaw, stanie się codziennością w wielu firmach, co mnie osobiście cieszy. Firmy zobaczyły, że ludzie potrafią efektywnie pracować z domu, a ludzie skorzystali z większej elastyczności dnia pracy. Elastyczność organizacji to korzyść dla obu stron.

Obejrzyj wideo:

60 Sekund Biznesu: Ponowne otwarcie restauracji. "Teraz wszystko zależy od klientów"

Wideo

Komentarze 1

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

x
x

a ja wcale nie chce wracac do pracy i nie wracam pierole robote.

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3