Praca zdalna – najlepsze sposoby na efektywne zarządzanie czasem

Rozmowa z dr Kają Prystupą-Rządcą, ekspertką w dziedzinie zarządzania w wirtualnym otoczeniu z Akademii Leona Koźmińskiego

Którzy pracownicy są bardziej efektywni: zdalni czy stacjonarni?

Poziom efektywności w pracy powinien być rozpatrywany jednostkowo, jednakże zarówno wyniki badań, jak i moje obserwacje pokazują, iż pracownicy zdalni szybciej wykonują powierzone im obowiązki. Jest to związane z mniejszą liczbą dystraktorów niż w biurze (jak chociażby brak współpracowników, którzy przychodzą ze sprawą), a także większą motywacją do efektywnego działania.

W pracy zdalnej zazwyczaj jesteśmy rozliczani zadaniowo, stąd po skończeniu zadania sami decydujemy, co robimy. Przykładowo, możemy pójść na spacer albo zająć się domem. Będąc w biurze, mamy jednak świadomość, że i tak musimy przesiedzieć minimum 8 godzin.

Jak pracownicy wolą pracować: zdalnie czy stacjonarnie?

Badanie The Remote Future ujawniło, iż 95 proc. osób, które miały szansę pracować zdalnie, było zadowolonych z takiej możliwości. Elastyczne formy pracy należą do najistotniejszych pozapłacowych motywatorów. Jednakże są pracownicy, którzy nie chcą pracować w takim trybie lub nie mają do tego warunków. Z mojego doświadczenia wynika, iż najlepsze jest rozwiązanie hybrydowe – pracownik sam decyduje, ile czasu pracuje w tygodniu z biura, a ile z domu.

Co pracownicy zdalni mogą zrobić, aby zwiększyć swoją efektywność pracy?

Badanie firmy Talent Place „Praca zdalna 2019” pokazuje, iż najważniejszą kompetencją warunkującą efektywną pracę zdalną jest zarządzanie czasem – jako pierwszorzędną wskazało ją 76,5 proc. badanych pracodawców. Drugą w kolejności jest umiejętność pracy zespołowej – 40 proc.

Istnieje wiele metod i narzędzi, które mogą wspomagać nas w zarządzaniu czasem. Jednym z nich jest np. Toggl, rejestrujący czas wykonywania danego zadania. W ten sposób możemy się uczyć, ile dokładnie czasu spędzamy na danej aktywności. Przeprowadzając analizę wpisów, po miesiącu można zauważyć, które zadania zajmują nam zbyt dużo czasu i zastanowić się, jak je zoptymalizować.

Innym sposobem na efektywność jest planowanie pracy na cały dzień i tydzień. Niezwykle istotnym elementem takiego planu jest rezerwowanie czasu na przerwy w pracy. Naukowcy nie mają jednego podejścia do tego, jak często je robić.

Istnieją, na przykład, różne techniki tworzenia harmonogramu według metody Pomodoro, albo też technika 45/15, która zakłada 45 min pracy i 15 min przerwy. Rozwiązaniem może być też praca w interwałach po pół godziny. Według mnie warto dobrać taką metodę, która najlepiej jest dostosowana do naszych indywidualnych potrzeb.

Czy praca w przestrzeni coworkingowej lub w biurze serwisowanym jest efektywniejsza od pracy w domu?

Nie każdy ma warunki do pracy domu. Zbyt mała przestrzeń czy też obecność dzieci w domu mogą sprawiać, iż praca zdalna stanie się uciążliwa. Stąd też rosnąca popularność biur coworkingowych. Takie przestrzenie są również doskonałym miejscem dla freelancerów lub małych firm, ponieważ posiadają niezbędne zaplecze biurowe, a także przestrzeń do organizacji spotkań z klientami.

Ponadto, biura coworkingowe odpowiadają na potrzeby społeczne pracujących w nich ludzi – tzn. zapewniają poczucie wspólnoty i dają szansę na budowanie relacji. Warto przy tym pamiętać, że jednym z kluczowych wyzwań dla pracowników zdalnych jest poczucie izolacji i osamotnienia, które wpływa na poziom motywacji do pracy.

Czy warto pracować na mieście, np. w kawiarni?

Wraz ze studentami Akademii Leona Koźmińskiego prowadziliśmy badanie etnograficzne w warszawskich kawiarniach, które było poświęcone zagadnieniu pracy zdalnej. Coraz więcej miejsc oferuje zresztą udogodnienia dla tych pracowników, w tym m.in. kontakty, dostęp do Wi-Fi czy też przytulne miejsce do pracy.

Praca w kawiarni jest dobrym rozwiązaniem w momencie, kiedy czujemy spadek motywacji do pracy i rosnący poziom izolacji. Kontakt z ludźmi w kawiarni lub small talk z obsługą mogą korzystnie wpłynąć na nasze samopoczucie. Kiedy jednak praca w kawiarni przeważa nad pracą w domu, warto zastanowić się nad wynajęciem przestrzeni coworkingowej. Takie rozwiązanie może się okazać bardziej korzystne ekonomicznie. Zwłaszcza że coworki oferują nielimitowany dostęp do kawy.

Jak pracownicy zdalni powinni zarządzać swoim czasem, aby maksymalnie go wykorzystać?

Praca zdalna daje nam możliwości lepszego balansu między pracą a życiem prywatnym. Niestety, ze względu na to, iż sami zarządzamy czasem, możemy wpaść w pułapkę ciągłego zaangażowania w pracę. Istotnym zagadnieniem jest zatem określenie z pracodawcą zasad naszej dostępności. Innymi słowy – jak bardzo mamy być responsywni.

W pracy konieczne są przerwy, więc warto robić przerywniki, m.in. na ćwiczenia. Przykładowo, badania przeprowadzone przez Antoine’a Lutza i Richarda J. Davidsona z University of Wisconsin-Madison pokazały, iż osoby regularnie praktykujące jogę zachowywały wyższy poziom skupienia już w ciągu trzech miesięcy od rozpoczęcia ćwiczeń. Zatem przeznaczenie czasu na zadbanie o kondycję fizyczną poprawia nasze zdolności mentalne.

Praca zdalna daje nam również możliwość zrobienia sobie dodatkowej przerwy, jeżeli odczuwamy spadek energii i samopoczucia. Lepiej zrobić przerwę na spacer niż tkwić przy biurku, zmuszając się do pracy. Dodatkowa przerwa pozwala organizmowi na regenerację. W efekcie, po powrocie pracę wykonamy szybciej.

Co stanowi największe wyzwanie dla pracownika zdalnego?

Największym wyzwaniem dla pracowników zdalnych jest budowanie relacji na odległość. Według raportu Virtual Team Trend Report 2016 brak bezpośredniego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu ma wpływ na rozumienie kontekstu w komunikacji (51 proc.), zarządzanie konfliktem (48 proc.) a także – prowadzenie efektywnego dialogu (39 proc.). Relacje w świecie wirtualnym są znacznie słabsze ze względu na ograniczone możliwości budowania sprawnej komunikacji interpersonalnej.

Wiele badań udowadnia, iż rozproszone zespoły są bardziej narażone na konflikty. Badania Education First z 2014 roku pokazują, iż 47 proc. badanych uczestniczyło w konflikcie, który został wywołany przez niezrozumienie innych, a 39 proc. przypadków wywołało podobny efekt w wyniku mylnej interpretacji zachowania członków zespołu. W relacjach, gdzie dominuje kontakt bezpośredni, istnieje więcej możliwości zweryfikowania intencji drugiej strony.

Czy każdy nadaje się do pracy zdalnej?

Najnowszy raport Talent Place pokazuje, iż osoba pracująca zdalnie powinna mieć pewne predyspozycje. Do najważniejszych umiejętności należą: samodzielność, nastawienie na wynik i dokładność.

Osoby, które znajdują się na początku swojej kariery zawodowej, mogą dodatkowo napotkać na trudności związane z ograniczoną możliwością uczenia się od współpracowników. Wymiana wiedzy, w szczególności know-how, jest utrudniona w warunkach wirtualnej współpracy.

Ponadto, nie każdy pracownik dobrze się czuje w środowisku ograniczonych kontaktów towarzyskich. Relacje w otoczeniu wirtualnym mają tendencję do koncentracji na tematach związanych bezpośrednio z wykonywanymi zadaniami.