Spis treści
Nowe przepisy przyspieszą cyfryzację w działach HR
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej finalizuje nowelizację przepisów, które mają umożliwić pełne, cyfrowe zawieranie m.in. umów o pracę. Projekt przewiduje rozszerzenie dostępnych form podpisu elektronicznego.
– To istotny krok w kierunku unowocześnienia procesów kadrowych. Umożliwienie zawierania umów z wykorzystaniem różnych form podpisu elektronicznego, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, otwiera realne możliwości dla firm działających w modelu zdalnym, hybrydowym lub o rozproszonej strukturze – komentuje Agnieszka Bocian, Project & Business Development Manager w SIGNIUS.
Umowy będzie można zawierać za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego, bez papierowej formy. Zgodnie z wykazem prac legislacyjnych Rady Ministrów, zmiany zostaną wprowadzone poprzez nowelizację ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów i mają wejść w życie najpóźniej w styczniu 2026 r. Platformy praca.gov.pl i biznes.gov.pl będą obsługiwały nowe rozwiązania.
Dostosowanie przepisów dla większej elastyczności
Aktualnie umowy o pracę mogą być zawierane elektronicznie przy użyciu podpisu kwalifikowanego, co część pracodawców uznaje za barierę. Dostępność podpisów kwalifikowanych jednorazowego użytku, generowanych zdalnie po weryfikacji tożsamości, znacząco ułatwia zawieranie umów, np. z pracownikami sezonowymi czy zleceniobiorcami. Rozszerzenie systemu o podpis osobisty i Profil Zaufany daje jeszcze większą elastyczność i dostępność – zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Korzyści dla firm i pracowników
Szybszy proces zatrudniania – zwłaszcza w modelu zdalnym, hybrydowym czy rozproszonym, a także w branżach o dużej rotacji.
Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności papierowych dokumentów i fizycznej obecności obu stron.
Większa elastyczność – różne formy podpisów umożliwiają zawieranie umów w sposób najbardziej wygodny dla obu stron.
Łatwiejsze zapewnienie zgodności z przepisami – takimi jak Kodeks pracy, RODO czy regulacje podatkowe.
Zwiększone bezpieczeństwo i mniejsze ryzyko błędów – zwłaszcza w środowiskach rozproszonych.
Ułatwienie procedur onboardingowych i bieżącej obsługi kadrowej – dzięki cyfryzacji dokumentów i procesów.
Biznes
Zgodnie z raportem Fortune Business Insights, globalny rynek e-podpisów rośnie w tempie ponad 40% rocznie – z 7,61 mld USD w 2024 r. do prognozowanych 118,88 mld USD w 2032 r.
Nowe przepisy mogą być impulsem do dynamicznego rozwoju tego segmentu w Polsce, zwłaszcza w sektorach już wdrażających cyfrowe rozwiązania – takich jak HR, administracja, edukacja czy leasing.
