Sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie. Co zrobić, jeśli nie udało się go podpisać w terminie?

Od 2018 roku sprawozdania sporządza się jedynie elektronicznie, a od 2020 r. forma ustrukturyzowana dotyczy także organizacji niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, które są także podatnikami CIT.

Sprawozdanie finansowe podpisać może kierownik jednostki lub osoba zajmująca się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, czyli np. księgowy. Jeżeli jednostką kieruje organ składający się z kilku osób - sprawozdanie musi podpisać przynajmniej jedna osoba.

Sprawozdanie podpisuje się elektronicznie. A podpis elektroniczny zawiera w sobie datę. Tym samym moment podpisania i sporządzenia sprawozdania nabiera znaczenia. Data jego realnego podpisania będzie widoczna i nie możemy tego w żaden sposób zmienić.

W tym roku, podobnie jak w poprzednich, terminy sporządzenia oraz podpisania sprawozdania finansowego zostały przesunięte z powodu epidemii. Podobnie było już w latach poprzednich.

Jeśli nie zebraliśmy podpisów do wymaganego, dodatkowego przesuniętego terminu, to wówczas sprawozdanie należy po prostu podpisać po terminie. Wyjaśnienia na ten temat możemy zawrzeć np. w rubryce „informacja dodatkowa”. Warto w tamtym miejscu zauważyć podpisanie po terminie i krótko podać powód.

Sprawozdania elektroniczne mają też swoją stronę techniczną, która lubi płatać figle, co może powodować różne trudności. Nie każdy z nas posiada kompetencje cyfrowe na odpowiednim poziomie, by radzić sobie z obsługą komputera. Takie problemy techniczne można uznać, za czynnik mogący wpłynąć na datę złożenia podpisu.

Sprawozdanie, które jest przygotowane w formie elektronicznej powinno być sporządzone ramach udostępnionej przez ministerstwo tzw. struktury logicznej.

Tak przygotowane dokumenty można podpisać na dwa sposoby:

• Sprawozdanie podpisuje osoba sporządzająca. Jest to zwykle księgowy oraz wszystkie osoby zasiadające w zarządzie.
• Sprawozdanie może też podpisać sporządzający - księgowy i jeden z członków zarządu, a pozostałe osoby oświadczają, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane ustawą. Ten sposób obowiązuje dopiero od 2022 r.

Standardowo czas na sporządzenie i popisania sprawozdania finansowego jest do 31 marca. Ponieważ został przesunięty z powodów epidemicznych – w tym roku czas na to mamy do 30 czerwca 2022 r.

Każda osoba, która będzie chciała podpisać sprawozdanie, musi do tego posiadać profil zaufany. Jest to elektroniczna forma potwierdzenia tożsamości konkretnej osoby fizycznej. Pozwala na dopisywanie dokumentów wysyłanych do urzędów przez Internet. Jak założyć konto do profilu zaufanego możemy przeczytać tutaj.

Termin na zatwierdzenie dokumentu – jest to standardowo do 30 czerwca. W tym roku obowiązuje wydłużony termin - do 30 września.

Kiedy mamy zastrzeżenia co do sprawozdania, możemy również odmówić jego podpisania.