Co ułatwia podpis elektroniczny i jak go zdobyć? E-podpis coraz bardziej popularny w biznesie

Barbara Wesoła
Barbara Wesoła
E-podpis najbardziej popularny w firmach i organizacjach.
E-podpis najbardziej popularny w firmach i organizacjach. 123rf.com
Udostępnij:
Podpis kwalifikowany umożliwia cyfrowe podpisanie np. umowy sprzedaży. Jest to komercyjny produkt, nadzorowany przez Ministerstwo Cyfryzacji. Certyfikatów e–podpisu wydano już w Polsce 600 tysięcy. W dobie powszechnej digitalizacji, pracy zdalnej oraz transakcji zawieranych na odległość, jest to praktyczne, bezpieczne i oszczędne rozwiązanie. Prowadzisz biznes i podpisujesz dużo dokumentów? Podpis kwalifikowany może ograniczyć biurokrację.

Podpis kwalifikowany – czym jest?

Podpis kwalifikowany, inaczej elektroniczny lub e–podpis, to nowoczesna i bezpieczna forma podpisu własnoręcznego. Ma taką samą moc prawną, a zidentyfikowanie właściciela podpisu umożliwia dedykowany certyfikat kwalifikowany.

Podpis elektroniczny umożliwia załatwianie spraw urzędowych, podobnie jak Profil Zaufany, jednak w odróżnieniu od niego, pozwala także na podpisywanie dokumentów na odległość, zawieranie umów komercyjnych, wprowadzanie zmian w zapisach.

– Obecna sytuacja przypomina pierwszą dekadę XX wieku, gdy mimo powszechności poczty e-mail, firmy wysyłały faksy. Dla idących z duchem czasu kontrahentów było to niewygodne i irytujące. Dziś podpis elektroniczny to nie tylko biznesowe abecadło, ale też wyraz szacunku dla partnerów biznesowych, szczególnie dla czasu, jaki muszą poświęcić na biurokrację — mówi Łukasz Konikiewicz, CEO firmy EuroCert, jednego z dostawców usług zaufania w Polsce.

Podpis elektroniczny – jak go uzyskać i ile kosztuje?

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego, w przeciwieństwie do Profilu Zaufanego, jest płatne. Podpis elektroniczny można kupić u certyfikowanych dostawców, którzy są wymienieni na stronie Narodowego Centrum Cyfryzacji.

W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej:

  • specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany twój certyfikat kwalifikowany,
  • czytnik kart,
  • oprogramowanie.

Cena podpisu zależy od dostawcy i dokładnego rodzaju zestawu. Zazwyczaj kosztuje około 300 zł brutto – czytamy na stronie biznes.gov.pl

W jakich sytuacjach warto korzystać z e-podpisu?

Funkcjonalność i bezpieczeństwo podpisu kwalifikowanego docenią przedsiębiorcy, handlowcy, menadżerowie, działy HR czy księgowi.

– Każda firma korzystająca z e-podpisu pomaga budować cyfrowy obieg dokumentów, który wszystkim usprawnia pracę. Przejście do pracy w modelu paperless to dowód na cyfrową dojrzałość organizacji, uporządkowanie i uproszczenie wewnętrznych procesów w duchu transparentności i bezpieczeństwa – przekonuje Jack Piekarski, VP Sales i Współzałożyciel SIGNIUS, firmy rozwijającej platformę do zdalnego podpisywania dokumentów.

Eksperci z EuroCert i Signius, wyliczają, że podpisem kwalifikowanym podpiszesz m.in. te dokumenty:

  1. Dokumenty przetargowe i oferty
    Z e-podpisu można skorzystać już na etapie ofertowania. Dział sprzedaży przygotowujący ofertę lub udział w przetargu może przesłać gotowe dokumenty do podpisu osobom w każdej chwili, niezależnie, gdzie aktualnie przebywają.
  2. Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
    Rozwiązanie umożliwia sprawne przejście od słów do czynów. Krokiem poprzedzającym współpracę jest zwykle podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA), która może być wzajemna lub dotyczyć tylko jednej strony. Błyskawiczne zatwierdzenie NDA otwiera drogę np. do przygotowania oferty.
  3. Umowy kupna i sprzedaży
    Wreszcie, gdy zapadnie pozytywna decyzja o współpracy, dzięki e-podpisowi domknięcie sprzedaży i podpisanie umowy pozostaje kwestią minut. Dzięki możliwości skorzystania z e-podpisu kwalifikowanego, dokumentu nie trzeba wysyłać pocztą. Zmniejsza się również prawdopodobieństwo, że w międzyczasie klient zmieni zdanie.
  4. Aneksy do umów
    Gdy pojawia się konieczność aneksowania np. wszystkich obowiązujących umów lub części z nich, wówczas również można skorzystać z e-podpisu. Całą operację podpisu wielu dokumentów można nawet przeprowadzić podczas jednej sesji online.
  5. Faktury
    E-podpis kwalifikowany umożliwia podpisanie i wysyłkę e-faktur, niezależnie, czy działanie dotyczy kilku czy kilkudziesięciu faktur jednocześnie.

Czy podpis kwalifikowany jest dla każdego?

E-podpis może kupić każda osoba, ale jest on najbardziej popularny wśród przedsiębiorców, biznesmenów, prezesów, managerów, księgowych, kadrowych, sprzedawców i wszelkich osób, które na co dzień w ramach organizacji podpisują wiele dokumentów.

Warto pamiętać, że podpis ma swoją datę ważności, od 1 roku do trzech lat. Korzystanie z niego wymaga podstawowych umiejętności cyfrowych (np. do zainstalowania oprogramowania), a uzyskanie certyfikowanego podpisu kwalifikowanego jest płatne.

E–podpis a korzyści dla firmy

Według Łukasza Konikiewicza z EuroCert, korzyści płynące z e-podpisu wykraczają poza oszczędność czasu i redukcję kosztów administracyjnych związaną ze skanowaniem i drukowaniem dokumentów.

– Rezygnacja z obiegu dokumentów papierowych to nie tylko oszczędność kosztu materiałów biurowych czy pracy kurierów. Jest też elementem przejścia do funkcjonowania w modelu papereless, który jest bardziej wydajny, przyjazny środowisku i buduje pozytywny wizerunek prowadzonego w ten sposób biznesu – podsumowuje specjalista.

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polska będzie potentatem zielonego wodoru?

Wideo

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Więcej informacji na stronie głównej Strefa Biznesu
Dodaj ogłoszenie