Spis treści
Kwalifikowana pieczęć to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej. Pojęcie zostało wprowadzone w unijnym rozporządzeniu eIDAS z myślą o podmiotach (firmach, urzędach, instytucjach), które dzięki pieczęci mogą autoryzować udostępniane przez siebie dokumenty.
Nie tylko elektroniczny podpis, teraz też pieczątka
W cyfrowym obiegu powszechnie wykorzystuje się już kwalifikowany podpis elektroniczny, który zawiera indywidualne dane osobowe użytkownika podpisującego dokumenty. Pieczęć elektroniczna pełni taką samą funkcję jak podpis elektroniczny, ale wydawana jest dla konkretnego podmiotu.
Nie zawiera więc danych osobowych, a wyłącznie nazwę podmiotu, zgodną z nazwą rejestrową, identyfikator – taki jak NIP, czy KRS oraz adres. Za pomocą pieczęci można potwierdzić, że podpisane dokumenty powstały faktycznie w danej firmie.
Dokument, opatrzony firmową pieczęcią, odbiorca może w łatwy sposób zweryfikować, tj. potwierdzić czy nie został zmodyfikowany oraz czy pochodzi z pewnego źródła.
Korzyści e-pieczątki
Pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności w każdej organizacji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Służy do autoryzowania:
- regulaminów,
- e-faktur,
- dokumentów księgowych,
- zaświadczeń,
- sprawozdań,
- oficjalnej korespondencji.
Można ją stosować w komunikacji z klientami i partnerami, sygnować firmowe dokumenty i faktury elektroniczne. Dzięki e-pieczęci można jednocześnie stemplować wiele dokumentów.
Korzystanie z e-pieczęci pozwala na redukcję kosztów operacyjnych i przyspiesza obsługę klienta. Pieczęć będzie również wspierać wdrożenie regulacji dotyczącej KSeF. Warto podkreślić, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna ma zastosowanie i jest honorowana we wszystkich krajach Unii Europejskiej.
Naruszenia bezpieczeństwa danych
Z badań wynika, że w 2023 roku dwie na trzy firmy (66% firm) doświadczyły incydentów związanych
z bezpieczeństwem danych . W latach 2013-2022 liczba naruszeń danych wzrosła trzykrotnie, a w 2023 roku wykradziono 2,6 miliarda informacji.
– Postępująca cyfryzacja wiąże się ze wzrostem wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji. Równolegle rośnie zapotrzebowanie na nowoczesne narzędzia autoryzacji i potwierdzania autentyczności dokumentów. Mobilna, kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest wygodnym narzędziem dla każdej firmy i organizacji, która chce posługiwać się autoryzowanymi dokumentami, z gwarancją źródła pochodzenia – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Kwalifikowaną e-pieczęć KIR udostępnia w różnych wariantach:
- pieczęć na karcie kryptograficznej,
- pieczęć na module kryptograficznym HSM,
- pieczęć mobilna: opcja dostępna na dowolnym urządzeniu, jak laptop czy telefon, nie wymaga dodatkowej karty ani czytnika. Do
- każdej pieczęci składanej przez portal mSzafir dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu.
Składanie pieczęci przy użyciu certyfikatu jest możliwe w portalu mSzafir, w aplikacji mobilnej mSzafir lub w dowolnej aplikacji z funkcją pieczętowania. Co ważne, aby złożyć pieczęć w portalu lub w aplikacji mobilnej można użyć dowolnego urządzenia z dowolną przeglądarką, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
Klienci mogą wybrać pieczęci mobilne z terminem ważności rok lub dwa lata i z optymalnym dla siebie pakietem: od 500 do 100 tys. sztuk pieczęci.
Jesteśmy na Google News. Dołącz do nas i śledź Strefę Biznesu codziennie. Obserwuj StrefaBiznesu.pl!
