Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r. Tysiące firm w Polsce wciąż niegotowych

E-Doręczenia to nowy system cyfrowej komunikacji z administracją publiczną, stanowiący prawny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. W praktyce oznacza to, że wiadomość wysłana na oficjalny adres e-Doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. System został wprowadzony ustawą o doręczeniach elektronicznych, aby usprawnić i unowocześnić wymianę dokumentów między biznesem a organami państwowymi.

– Wprowadzany system doręczeń elektronicznych to przede wszystkim ogromny krok w usprawnieniu korespondencji urzędowej. Cyfrowy odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru będzie sporym ułatwieniem zarówno dla instytucji publicznych, jak i dla obywateli – wyjaśnia wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski​.

Od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla instytucji publicznych (urzędów administracji rządowej, ZUS, KRUS, sądów itp.) oraz dla przedstawicieli wybranych zawodów zaufania publicznego (m.in. adwokatów, radców prawnych, notariuszy).

Teraz – od 1 kwietnia 2025 r. – następuje kolejny etap: obowiązkiem objęci zostają przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS przed 2025 rokiem. Docelowo plan zakłada, że e-Doręczenia zastąpią platformę ePUAP jako główny kanał korespondencji z administracją do 2029 roku​. System jest także otwarty dla obywateli na zasadzie dobrowolności – każda osoba fizyczna może bezpłatnie założyć własny adres do e-Doręczeń, choć obecnie nie ma takiego obowiązku​.

Ministerstwo Cyfryzacji przekonuje, że przejście na e-Doręczenia przyniesie firmom wymierne korzyści. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać ten „cyfrowy polecony” do odbierania urzędowych wezwań, decyzji, pism oraz do składania dokumentów do instytucji publicznych – bez konieczności drukowania i wysyłania papierowych listów. Korespondencja urzędowa wysyłana przez e-Doręczenia jest bezpłatna (nie płacimy za znaczek ani awizo), co pozwoli oszczędzić firmom czas i pieniądze. Dodatkowo system gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i pewność doręczenia – każdy e-dokument jest opatrzony dowodem nadania i odbioru, a transmisja jest szyfrowana.

Paweł Wojtaszyk z Asseco Data Systems podkreśla, że obsługa e-Doręczeń jest równie prosta co e-mail, ale znacznie bardziej zaawansowana pod względem zaufania i poufności:

– To intuicyjne narzędzie do wysyłania i odbierania elektronicznych listów poleconych (...). Jednak e-Doręczenia są o wiele bardziej zaawansowane i posiadają dodatkowe zabezpieczenia chroniące poufność korespondencji. Pozwalają m.in. określić, kto jest nadawcą, kto odbiorcą, a tożsamość obu stron jest potwierdzona. Dodatkowo nie można zakwestionować skutku prawnego wysyłki przy użyciu kwalifikowanego doręczenia elektronicznego, co oznacza, że może ono stanowić dowód w postępowaniu sądowym.​

Obowiązek e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. Obejmuje to spółki prawa handlowego (np. z o.o., akcyjne, jawne, komandytowe), a także inne jednostki wpisane do KRS, jak spółdzielnie, fundacje prowadzące działalność gospodarczą czy spółki europejskie.

Firmy zarejestrowane w KRS od 2025 roku wzwyż zakładają adres do e-Doręczeń już przy rejestracji – od 1 stycznia br. nowo zakładane spółki automatycznie otrzymują skrzynkę e-Doręczeń podczas wpisu do rejestru​. Stąd też obecne statystyki są alarmujące: spośród kilkuset tysięcy „starych” spółek KRS, dotychczas tylko ~85 tys. (około 11%) spełniło ten obowiązek​.

Warto podkreślić, że również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (CEIDG) będą wkrótce objęci takim obowiązkiem, lecz nieco później. Dla firm z CEIDG, założonych przed 2025 r., ustawowy termin na uzyskanie adresu do e-Doręczeń to 1 października 2026 roku​. Natomiast osoby zakładające działalność gospodarczą po 1 stycznia 2025 już podczas rejestracji w CEIDG muszą podać dane do utworzenia swojego adresu do doręczeń elektronicznych.

Oznacza to, że systematycznie system e-Doręczeń będzie rozszerzany na kolejne grupy – od administracji i zawodów prawniczych (2025), przez spółki (2025) i przedsiębiorców indywidualnych (2026), aż po potencjalnie inne podmioty w przyszłości. Ustawa nie nakłada jednak takiego obowiązku na osoby fizyczne nieprowadzące działalności – obywatele mogą założyć e-skrzynkę dobrowolnie, według własnych potrzeb, i korzystać z niej np. w kontaktach z urzędem skarbowym czy ZUS.

Co się stanie, jeśli firma nie założy skrzynki e-Doręczeń? Ministerstwo Cyfryzacji przyznaje, że przepisy nie przewidują kar administracyjnych ani bezpośrednich sankcji za niedopełnienie tego obowiązku​. Nie oznacza to jednak, że można temat zbagatelizować.

Brak adresu w Bazie Adresów Elektronicznych spowoduje, że dana spółka nie będzie odbierać korespondencji drogą elektroniczną, co w praktyce utrudni jej kontakty z urzędami i sądami. W przypadku, gdy instytucja publiczna będzie chciała dostarczyć pismo do firmy bez e-skrzynki, będzie zmuszona wysłać je tradycyjną pocztą – a to oznacza wolniejszy obieg dokumentów, ryzyko zagubienia przesyłki, konieczność odbioru awiza itp. Dla przedsiębiorcy brak e-Doręczeń może skutkować np. opóźnieniami w otrzymywaniu ważnych decyzji administracyjnych (np. podatkowych) czy wezwań, co może rodzić komplikacje prawne, jeśli nie odbierze takiego pisma na czas.

Eksperci wskazują, że nieaktualny lub nieistniejący adres do doręczeń może narazić firmę na poważne skutki – w skrajnym przypadku, jeśli pismo zostanie wysłane na niewłaściwy adres i nieodebrane, uznaje się je za skutecznie doręczone, co może prowadzić do negatywnych rozstrzygnięć spraw urzędowych lub sądowych. W interesie przedsiębiorcy jest więc, aby mieć sprawnie działającą skrzynkę e-Doręczeń i uniknąć takich sytuacji.

Zakładanie skrzynki do e-Doręczeń KRS odbywa się online i przypomina procedurę znaną z innych e-usług administracji. Jak założyć e-Doręczenia? Oto praktyczna instrukcja krok po kroku:

1. Wejdź na portal biznes.gov.pl lub stronę e-Doręczeń. Firmy prywatne mogą założyć adres do e-Doręczeń przez Konto Przedsiębiorcy na portalu biznes.gov.pl​. Alternatywnie można skorzystać bezpośrednio z serwisu edoreczenia.gov.pl albo aplikacji mObywatel (zakładka „Twoje skrzynki”)​. W każdym przypadku potrzebne będzie uwierzytelnienie – np. logowanie profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym.

2. Wypełnij wniosek o adres do e-Doręczeń (ADE). Po zalogowaniu należy uzupełnić elektroniczny formularz wniosku o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych dla firmy. Trzeba podać dane podmiotu (nazwa, NIP/REGON, KRS lub CEIDG) oraz dane kontaktowe. Wniosek koniecznie podpisz elektronicznie – możesz użyć profilu zaufanego, podpisu osobistego (e-dowód) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego​. Po poprawnym złożeniu dokumentu otrzymasz e-mail potwierdzający przyjęcie wniosku.

3. Poczekaj na utworzenie adresu i dodanie do bazy. Twój wniosek zostanie zweryfikowany przez system, a następnie Ministerstwo Cyfryzacji utworzy dla twojej firmy unikalny adres do e-Doręczeń w domenie gov.pl. Adres ten automatycznie trafi do Bazy Adresów Elektronicznych oraz do odpowiedniego rejestru (KRS lub CEIDG), stając się oficjalnym kanałem korespondencji. Proces ten może potrwać od kilkunastu minut do paru dni (zwłaszcza w okresie dużej liczby zgłoszeń).

4. Aktywuj swoją skrzynkę e-Doręczeń. Po uzyskaniu adresu ADE trzeba jeszcze aktywować właściwą skrzynkę odbiorczą. W tym celu ponownie zaloguj się do serwisu e-Doręczeń (biznes.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl), przejdź do sekcji „Twoje skrzynki” i przy swoim nowo utworzonym adresie kliknij przycisk Aktywuj skrzynkę​. Zostaniesz poproszony o podanie adresu e-mail do powiadomień.

5. Potwierdź i zacznij korzystać. Zatwierdź operację – po chwili skrzynka zostanie aktywowana, o czym dostaniesz e-mail potwierdzający​. Od tego momentu twój adres do e-Doręczeń dla firm jest w pełni funkcjonalny. Możesz zalogować się na skrzynkę i sprawdzić, czy nie czeka już na ciebie korespondencja. Warto zapoznać się z interfejsem – skrzynka umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości urzędowych, a także sprawdzanie statusu wysłanych pism (czy zostały doręczone)​.

Po wykonaniu powyższych kroków twoja firma oficjalnie figuruje w bazie e-Doręczeń i będzie otrzymywać pisma od organów publicznych wyłącznie drogą elektroniczną (chyba że wyjątkowo przepisy dopuszczają formę papierową). Prowadząc spółkę zarejestrowaną w KRS, pamiętaj o wyznaczeniu administratora skrzynki – zgodnie z przepisami każda firma w KRS musi wskazać osobę odpowiedzialną za obsługę e-Doręczeń (np. członka zarządu lub pracownika)​.

Po aktywacji skrzynki każda wiadomość wysłana z urzędu na nasz adres trafia do cyfrowej skrzynki odbiorczej, a system wysyła nam powiadomienie (e-mail lub opcjonalnie SMS) o nowej przesyłce​. Dokument możemy pobrać i odczytać na komputerze lub telefonie – często jest to plik PDF opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną urzędu, co zapewnia jego autentyczność. Gdy my wysyłamy pismo do urzędu przez e-Doręczenia, mamy możliwość śledzenia statusu doręczenia online​. Istotne jest zrozumienie pojęcia „data nadania” w systemie e-Doręczeń. Według przepisów (np. Ordynacji podatkowej) decydujące znaczenie ma chwila nadania korespondencji przez nadawcę w systemie, a nie moment jej odebrania przez organ​.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło niedawno, że jeśli np. przedsiębiorca wyśle odwołanie ostatniego dnia terminu przez e-Doręczenia, to nawet jeśli przesyłka dotrze do urzędu kilka dni później z powodu obciążenia systemu, za datę złożenia pisma uważa się datę jego nadania elektronicznego. Nadawca powinien jednak zachować dowód nadania (potwierdzenie wysłania wygenerowane przez platformę) na wypadek sporu​. Ta zasada chroni użytkowników e-Doręczeń przed negatywnymi skutkami ewentualnych opóźnień technicznych.

A właśnie – czy system działa niezawodnie? Początki e-Doręczeń były dość wyboiste. Po starcie projektu w styczniu 2025 r. użytkownicy zgłaszali problemy: przeciążony system powodował opóźnienia w doręczaniu – zdarzało się, że elektroniczne listy polecone docierały do odbiorców dopiero po kilku dniach od wysłania​. Pojawiały się też trudności z logowaniem do skrzynek i pobieraniem załączników, a niektórzy odbiorcy przypadkowo widzieli dane nadawców (np. numery PESEL urzędników) – co wskazywało na błędy integracyjne​.

Jak wyjaśnił na początku lutego Dariusz Śpiewak, wiceprezes Poczty Polskiej ds. cyfryzacji, problemy te wynikały głównie z błędnej integracji systemu e-Doręczeń z systemami EZD (elektronicznego obiegu dokumentów) używanymi w urzędach, co dotyczyło 34 podmiotów na około 200 tys. Jednak zarówno Ministerstwo Cyfryzacji, jak i Poczta Polska zapewniają, że problemy zostały rozwiązane, system ma działać poprawnie i obsługiwać rosnącą liczbę użytkowników bez większych zakłóceń​.