Firmy niegotowe na e-Doręczenia. Chaos i błędy są nieuniknione

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku będą musiały posiadać adres do e-Doręczeń. Proces ten wymaga założenia i aktywacji adresu, który zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Kolejnym krokiem jest aktywacja skrzynki do e-Doręczeń.

Jednak, jak zauważają eksperci z EY Law, wiele firm nie jest jeszcze gotowych na te zmiany. Igor Schwenk i Michał Błądek z kancelarii EY Law wskazują, że obecnie jedynie kilkadziesiąt procent spółek wykonało ten obowiązek.

– Niestety, wiele firm nie jest jeszcze gotowych na te zmiany, a skala problemu jest widoczna – obecnie jedynie kilkadziesiąt procent spółek wykonało ten obowiązek – ocenili we wspólnym komentarzu Igor Schwenk i Michał Błądek z kancelarii EY Law.

Część firm wychodzi z założenia, że wdrożenie e-Doręczeń można opóźnić, ponieważ nie ma sankcji za niedochowanie ustawowego terminu. Eksperci jednak ostrzegają, że takie podejście może być mylące.

– Chociaż próżno szukać takich sankcji w ustawie (...), to umyka często obowiązek zweryfikowania przepisów sektorowych, które mogą wymagać publikacji adresu do doręczeń przez podmioty objęte regulacją – stwierdzili eksperci.

Dodatkowo ustawodawca przewidział możliwość doręczenia w formie hybrydowej, co oznacza, że korespondencja przesłana elektronicznie może być wydrukowana i przekazana drogą tradycyjną przez Pocztę Polską. Jednak taka korespondencja nie ma waloru oryginału i może nie być akceptowana przez niektóre instytucje.

Proces przygotowania firmy do e-Doręczeń wiąże się z wieloma wyzwaniami i ryzykiem. Firmy korzystające z platformy rządowej często nie mają opracowanych procedur zarządzania korespondencją, co może prowadzić do zagubienia dokumentów.

– Firmy korzystające z platformy rządowej często nie mają opracowanych procedur zarządzania korespondencją, co może prowadzić do zagubienia dokumentów oraz braku identyfikacji momentu odebrania korespondencji, a w skrajnych przypadkach do niedochowania terminu na podjęcie określonych działań czy zaskarżenie decyzji – przekazali Schwenk i Błądek.

Niektóre firmy zdecydowały się na wewnętrzne szkolenia, aby pomóc pracownikom poznać nowy system, ale jest to zdecydowana mniejszość. W pierwszym okresie po wdrożeniu e-Doręczeń można spodziewać się wielu błędów i pomyłek w obsłudze systemu.

Eksperci zaznaczają, że wśród firm często brakuje świadomości, że korespondencja elektroniczna może zawierać poufne informacje dotyczące pracowników lub działalności firmy. Dostęp do skrzynek nadano wielu osobom, co stwarza ryzyko naruszenia poufności.

– Kolejnym istotnym zagadnieniem jest ochrona danych osobowych. Co prawda RODO zostało wdrożone w większości podmiotów w 2018 roku, jednak większość z nich nie połączyło wdrożenia e-Doręczeń z koniecznością przygotowania upoważnień do przetwarzania danych dla osób mających dostęp do skrzynki – dodali Schwenk i Błądek.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić wymianę korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Od 1 stycznia br. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy skarbowe oraz dla zawodów zaufania publicznego, np. adwokatów, radców prawnych, księgowych.

Jednakże, jak potwierdziło Ministerstwo Cyfryzacji, część z nich mierzyła się z problemami technicznymi, takimi jak kilkudniowe oczekiwanie na nadanie przesyłek, pobieranie załączników czy brak niektórych elementów w wiadomościach.

Na początku marca br. Poczta Polska informowała, że w systemie e-Doręczeń tylko elektronicznie (PURDE) nadano i odebrano ponad milion z 8,5 mln przesyłek, reszta została wysłana za pomocą systemu hybrydowego (PUH). Spośród tych nadanych i odebranych cyfrowo, 78% stanowiły przesyłki między podmiotami publicznymi.

Źródło: PAP

Jesteśmy na Google News. Dołącz do nas i śledź Strefę Biznesu codziennie. Obserwuj StrefaBiznesu.pl!