Czy działy HR będą dygitalizować papierowe teczki pracowników? Jakie innowacje to przyniesie?

OPRAC.:
Mikołaj Wójtowicz
Mikołaj Wójtowicz
Praca zdalna wymaga digitalizowania dokumentacji, na której pracują osoby zatrudniane na poszczególnych stanowiskach.
Praca zdalna wymaga digitalizowania dokumentacji, na której pracują osoby zatrudniane na poszczególnych stanowiskach. unsplash
Praca zdalna wymaga digitalizowania dokumentacji, na której pracują osoby zatrudniane na poszczególnych stanowiskach. Obecnie pracować zdalnie nie mogą z tego powodu np. specjaliści z działów kadrowych, w których dokumentację pracowniczą przechowuje się w formie papierowej. Czy niebawem się to zmieni? Jakie są wady i zalety takiego rozwiązania i czy warto wprowadzić te innowacje do swojej firmy?

Spis treści

Cyfryzacja zasobów HR. Co się zmieni w pracy działów kadry i płace?

Pandemia przyniosła m.in. implementację modelu pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej, narzędzi do współpracy zdalnej czy też cyfryzację zasobów. Umożliwiło to przedsiębiorstwom utrzymanie ciągłości funkcjonowania i w wielu przypadkach było rozwiązaniem koniecznym.

- Liderzy HR są zgodni, że cyfryzacja będzie konsekwentnie zmieniać oblicze działów kadrowo-płacowych, a skala zastosowań nowych rozwiązań technologicznych stanie się jeszcze szersza. Z moich doświadczeń wynika, że dziś największą popularnością cieszą się narzędzia, które pozwalają pracownikom zaoszczędzić czas w możliwie jak największym zakresie - tłumaczy Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Jej zdaniem największe zaoszczędzenie czasu przyniesie dygitalizacja papierowej dokumentacji.

- Niezmiennie od lat najbardziej żmudnym i czasochłonnych obowiązkiem jest zarządzanie dokumentacją w formie papierowej. Digitalizacja zasobów, tj. teczki personalne czy korespondencja przychodząca, to w mojej ocenie obszar, który przy stosunkowo niskim zaangażowaniu zasobów ludzkich i finansowych gwarantuje największą optymalizację czasową, a w praktyce rewolucjonizuje funkcjonowanie działu HR. Uwolnienie specjalistów od zadań, które bezproblemowo mogą zagospodarować innowacje, pozwoli im skoncentrować się na krytycznych z perspektywy całej organizacji zadaniach - tłumaczy Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Dygitalizacja dokumentacji pracowniczej. Czy są firmy, w których nie warto tego robić?

Co ciekawe, nie w każdej firmie ten model się sprawdzi. Zarządzanie dokumentacją papierową może być prostsze od dokumentacji elektronicznej. Możliwość prowadzenia jej w sposób elektroniczny jest tylko jedną z dostępnych wariantów.

Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem - czytamy na portalu biznes.gov.pl.

Elektroniczny obieg dokumentów w dziale HR. Czy to przyspieszy procesy w firmie?

Choć na polskim rynku dostępne są już oprogramowania, które gwarantują odpowiednie zabezpieczenie dokumentów i kartotek pracowników, nie oznacza to, że przyspieszy to procesy kadrowe w firmie.

- Elektroniczny obieg dokumentów potencjalnie może nawet być dużą komplikacją dla przedsiębiorstwa. Zatrudniamy głównie pracowników fizycznych, dla nas największym problemem są błędy popełniane przez zatrudnionych np. w zakresie rozwiązania umowy o pracę i konieczności podmiany błędnie wypisanych dokumentów oraz ich korygowania. Część osób ma ponadto problem ze składaniem wniosków urlopowych elektronicznie, dlatego wolą to zrobić osobiście w dziale HR - tłumaczy Patrycja, która pracuje w dziale HR od 5 lat.

Jak dodaje, obecnie w wielu firmach nie ma potrzeby umieszczania dokumentów „w chmurze”, a papierowe dokumenty są lepsze do celów dowodowych.

Obecnie zaledwie 26% firm pracuje nad przeniesieniem rekrutacji, onboardingu i pozostałych procesów HR do świata online. Wynika tak z danych raportu „Inwestycje HR – co wdrażają i co planują firmy w Polsce, Pracuj.pl, 2021”.

Jak zauważa Monika Kobylińska - w związku z tym największe przyspieszenie cyfryzacji działów kadrowo-płacowych jest jeszcze przed nami, a katalizatorem tego procesu staną się sami specjaliści HR.

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polecane oferty

kup najtaniej

Targus

Targus Clamshell do 13,3 " (CN313)

60,89 zł

kup najtaniej

DEFENDER

Defender Monte 17'' Czarny

47,40 zł

kup najtaniej

Samsonite

SAMSONITE Vectura Evo Bailhandle 17,3" Czarny

399,00 zł
Materiały promocyjne partnera

Nowe narządzie do walki z cyberprzestępczością od CERT Polska

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Wróć na strefabiznesu.pl Strefa Biznesu
Dodaj ogłoszenie