Czy działy HR będą dygitalizować papierowe teczki pracowników? Jakie innowacje to przyniesie?

Pandemia przyniosła m.in. implementację modelu pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej, narzędzi do współpracy zdalnej czy też cyfryzację zasobów. Umożliwiło to przedsiębiorstwom utrzymanie ciągłości funkcjonowania i w wielu przypadkach było rozwiązaniem koniecznym.

- Liderzy HR są zgodni, że cyfryzacja będzie konsekwentnie zmieniać oblicze działów kadrowo-płacowych, a skala zastosowań nowych rozwiązań technologicznych stanie się jeszcze szersza. Z moich doświadczeń wynika, że dziś największą popularnością cieszą się narzędzia, które pozwalają pracownikom zaoszczędzić czas w możliwie jak największym zakresie - tłumaczy Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Jej zdaniem największe zaoszczędzenie czasu przyniesie dygitalizacja papierowej dokumentacji.

- Niezmiennie od lat najbardziej żmudnym i czasochłonnych obowiązkiem jest zarządzanie dokumentacją w formie papierowej. Digitalizacja zasobów, tj. teczki personalne czy korespondencja przychodząca, to w mojej ocenie obszar, który przy stosunkowo niskim zaangażowaniu zasobów ludzkich i finansowych gwarantuje największą optymalizację czasową, a w praktyce rewolucjonizuje funkcjonowanie działu HR. Uwolnienie specjalistów od zadań, które bezproblemowo mogą zagospodarować innowacje, pozwoli im skoncentrować się na krytycznych z perspektywy całej organizacji zadaniach - tłumaczy Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Co ciekawe, nie w każdej firmie ten model się sprawdzi. Zarządzanie dokumentacją papierową może być prostsze od dokumentacji elektronicznej. Możliwość prowadzenia jej w sposób elektroniczny jest tylko jedną z dostępnych wariantów.

Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem - czytamy na portalu biznes.gov.pl.

Choć na polskim rynku dostępne są już oprogramowania, które gwarantują odpowiednie zabezpieczenie dokumentów i kartotek pracowników, nie oznacza to, że przyspieszy to procesy kadrowe w firmie.

- Elektroniczny obieg dokumentów potencjalnie może nawet być dużą komplikacją dla przedsiębiorstwa. Zatrudniamy głównie pracowników fizycznych, dla nas największym problemem są błędy popełniane przez zatrudnionych np. w zakresie rozwiązania umowy o pracę i konieczności podmiany błędnie wypisanych dokumentów oraz ich korygowania. Część osób ma ponadto problem ze składaniem wniosków urlopowych elektronicznie, dlatego wolą to zrobić osobiście w dziale HR - tłumaczy Patrycja, która pracuje w dziale HR od 5 lat.

Jak dodaje, obecnie w wielu firmach nie ma potrzeby umieszczania dokumentów „w chmurze”, a papierowe dokumenty są lepsze do celów dowodowych.

Obecnie zaledwie 26% firm pracuje nad przeniesieniem rekrutacji, onboardingu i pozostałych procesów HR do świata online. Wynika tak z danych raportu „Inwestycje HR – co wdrażają i co planują firmy w Polsce, Pracuj.pl, 2021”.

Jak zauważa Monika Kobylińska - w związku z tym największe przyspieszenie cyfryzacji działów kadrowo-płacowych jest jeszcze przed nami, a katalizatorem tego procesu staną się sami specjaliści HR.