Papierowa dokumentacja zniknie z firm? Chce tego 93 procent przedsiębiorstw w ciągu najbliższych 5 lat

Chęć przeprowadzenia kompleksowej inwentaryzacji dokumentów dotyczy zarówno organizacji, które chcą przystąpić do cyfrowej transformacji, jak i tych o większej dojrzałości technologicznej.

Choć w przypadku firm o dużej otwartości na innowacje, odsetek dokumentów papierowych stanowi nawet mniej niż 30% przechowywanych akt, to w przypadku większych przedsiębiorstw w praktyce wiąże się to z posiadaniem nawet kilkuset tysięcy pudeł w archiwum.

Podjęcie decyzji o ich zweryfikowaniu najczęściej jest uwarunkowane dążeniem do optymalizacji kosztowej, a także ograniczenia ryzyka wycieku danych.

– Z naszych obserwacji wynika, że firmy coraz częściej deklarują zainteresowanie przeprowadzeniem inwentaryzacji zgromadzonej dokumentacji. Dane z raportu Iron Mountain wskazują przy tym, że dla 79% respondentów najważniejszym czynnikiem warunkującym przeprowadzenie takiej inicjatywy jest redukcja kosztów oraz ryzyka związanego z zarządzaniem papierowymi dokumentami – mówi Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Jak tłumaczy, z badania płynie optymistyczny wniosek dotyczący rosnącej świadomości biznesu w zakresie możliwych do uniknięcia wydatków. Podkreśla również, że utrzymanie papierowego archiwum generuje dodatkowe koszty, a zasoby cyfrowe mają przewagę nad tradycyjnymi w obszarze bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.

– Organizacje postrzegają również uporządkowanie dokumentacji jako fundament cyfrowej transformacji. 58% firm decyduje się na taki projekt, aby w przyszłości proces digitalizacji przebiegał płynnie i bezproblemowo – tłumaczy Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Z badania opracowanego na zlecenie Iron Mountain wynika, że 79% firm uznaje za ważne lub bardzo ważne wdrożenie procesu weryfikacji posiadanych zasobów na potrzeby późniejszej digitalizacji.

Jednocześnie zdecydowana większość organizacji priorytetyzuje ten etap cyfryzacji, m.in. ze względu na to, że według szacunków nawet ¼ papierowych zasobów jest trudna w identyfikacji w ramach codziennej pracy. Mimo to firmy niejednokrotnie wstrzymują się z realizacją projektu z uwagi na pojawiające się wyzwania.

– Nie mam wątpliwości, że liczba firm, które będą optymalizować procesy pod kątem koncepcji paperless, z czasem stanie się jeszcze większa. Choć biznes dostrzega już wielopoziomowe korzyści z wyeliminowania papieru z organizacji, pewne wyzwania niejednokrotnie utrudniają podjęcie konkretnych działań – tłumaczy Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Wskazuje także, że chodzi m.in. o

• brak odpowiedniego indeksowania zasobów,
• brak procedur w obszarze przechowywania, który skutkuje wymieszaniem dokumentów.

– Jednak według połowy osób biorących udział w naszym badaniu największym problemem okazuje się niedobór personelu. Uniwersalnym rozwiązaniem dla wymienionych wyzwań jest outsourcing, który pozwala ograniczyć zaangażowanie wewnętrznych zasobów o 63%, a także zwiększyć efektywność działań o 52% – podsumowuje Michał Ledzion.

Papierowe dokumenty wciąż są obecne w polskich firmach, choć odsetek organizacji, których nadrzędnym celem jest ich cyfryzacja, konsekwentnie rośnie.

Koszty utrzymania fizycznego archiwum, chęć uwolnienia przestrzeni biurowej, ograniczenie czasu na wyszukiwanie konkretnych danych, ryzyko incydentów naruszenia danych czy też niezgodności z przepisami oraz ich konsekwencje to czynniki, które motywują biznes do działania, mimo wyzwań, którym muszą stawić czoła.