Ceny papieru osiągnęły zawrotny poziom. Papier wkrótce zniknie z rynku, a dokumenty elektroniczne zdominują firmy i urzędy?

Transformacja cyfrowa to integracja technologii cyfrowej w różne obszary działalności firmy, a także zmiana sposobu, w jaki firma funkcjonuje. To zarówno zmiana procesów, jak i zmiana kulturowa organizacji.

To także automatyzacja zadań powtarzalnych i czasochłonnych. Prowadzi do rozwoju firmy, redukcji kosztów i czasu pracy oraz większej efektywności działań.

- Tak naprawdę, wygląda ona inaczej dla każdej firmy i może dotyczyć różnych obszarów działalności. Powiedzmy sobie otwarcie, transformacja cyfrowa jest procesem nieuniknionym, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa - tłumaczy Jack Piekarski, VP Sales i współzałożyciel SIGNIUS S.A. oferującą platformę do natychmiastowego podpisywania dokumentów.

Jak się okazuje, ma to również wpływ na koszty, jakie na co dzień ponosi firma w związku z bieżącą, operacyjną działalnością.

- Po wdrożeniu procesów cyfrowych, zmienia się struktura kosztów. Firma inwestuje np. w nowe oprogramowanie, jego utrzymanie, czy pracę specjalisty IT, jednak z drugiej strony automatyzując wiele czasochłonnych zadań, usprawnia pracę wielu osób, które mogą skupić się na innych wartościowych i mniej powtarzalnych czynnościach, np. rozwoju relacji z klientem, sprzedaży, czy też rozwoju produktów - mówi Jack Piekarski.

Jak dodaje, prowadzi to do bardziej dynamicznego rozwoju firmy, a więc i wyższych zysków.

- Redukcja kosztów papieru, jego archiwizacji czy fizycznej wysyłki to spore oszczędności, ale nie jedyne. Na temat musimy spojrzeć szerzej, z perspektywy wielu procesów, których cyfryzacja dotyczy, oraz z perspektywy nowych zysków - tłumaczy Jack Piekarski.

Wdrażając proces cyfrowego podpisywania umów, przyspieszamy znacznie m.in. proces sprzedaży.

- Przykładowo, w firmie z branży usługowej przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów zawarcie umowy z klientem zajmowało nawet miesiąc. Korzystając z podpisu elektronicznego dostępnego w SIGNIUS, umowa z klientem podpisywana jest w kilka minut – zdalnie, z dowolnego miejsca i urządzenia, bez żadnych dodatkowych wymagań - mówi Jack Piekarski, który jest współzałożyciel platformy SIGNIUS S.A. do elektronicznego podpisywania dokumentów.

Dodaje także, że dzięki temu okres w którym klient korzysta z rozwiązań firmy i w którym dla tej firmy pojawiają się przychody znacznie się więc wydłuża.

Po wdrożeniu e-podpisu firma powinna odnotować wyższe przychody. Z jednej strony jest to zatem oszczędność na papierowej obsłudze dokumentacji, z drugiej - zysk na szybszych przychodach.

Transformacja składa się zazwyczaj z trzech rodzajów zmian:

• zmiany procesów,
• wdrożenia systemów IT,
• zmian dotyczących zachowania ludzi.

- O ile pierwsze dwa rodzaje zmian (procesy i systemy) są to dość proste, to czynnik ludzki stanowi sedno problemu. Na przykład - u jednego z naszych klientów, po elektronizacji procesu obsługi klienta, tylko 16% pracowników poprawnie uzupełniało informację w systemu po spotkaniu z odbiorcą. Przejście od 16% do 74% wymagało zmian na poziomie nawykowym czy behawioralnym - w tym wypadku wypracowania nawyku - mówi Wojciech Ozimek, wiceprezes zarządu spółki One2tribe.

Po prostu po zakończeniu wizyty u klienta, pracownik miał nawykowo otwierać aplikację i informować o wizycie. Takich nawykowych, a czasami także kulturowych aspektów w procesie transformacji jest wiele.

- Jeśli możemy mówić o oszczędnościach w Digital Transformation to na nie powinniśmy zwrócić największą uwagę. Stąd kluczowym elementem cyfrowej transformacji jest zarządzanie efektywnością. Jak monitorujemy pracę ludzi, jak nagradzamy najlepszych, jak budujemy nawyki - tłumaczy Wojciech Ozimek, wiceprezes zarządu spółki One2tribe.

Zaznacza również, że w czasach kryzysu to właśnie ten element będzie miał największe znaczenie.

- Trendów w obszarze cyfryzacji jest wiele. Jednym z ważniejszych, o którym warto powiedzieć jest zbieranie i analiza danych, których dzięki technologiom cyfrowym możemy pozyskiwać nieporównywalnie więcej niż kiedyś, oraz koncentracja na obszarze Customer Experience, która ściśle się z tym wiąże - mówi Jack Piekarski.

Udoskonalenie „customer experience” obecnie stanowi jeden z najważniejszych celów organizacji, a dzięki danym można efektywnie je kształtować.

- Dzięki większej ilości danych i ich coraz wnikliwszej analizie, podejmujemy także bardziej efektywne, kosztowo i strategicznie, decyzje. Podejmując decyzje w oparciu o dane, jesteśmy w stanie nie tylko generować realne oszczędności, ale także szybciej odnosić sukcesy - tłumaczy Jack Piekarski.

Wspomniana już wcześniej eliminacja papieru, to kolejny trend cyfrowej transformacji, tzw. paperless. Następuje ona w wielu obszarach życia i w wielu procesach. Przykładem jest choćby:

• szkolnictwo, w którym pojawiły się dzienniki elektroniczne,
• medycyna, w której funkcjonują e-recepty i e-zwolnienia,
• księgowość, gdzie od lat stosuje się e-faktury.

- Proces cyfryzacji postępuje i tak naprawdę nigdy się nie zakończy, ponieważ technologie wkraczają do nowych sfer naszego życia, przynosząc wymierne korzyści i widoczne oszczędności, a my stopniowo się dostosowujemy do nowych realiów - tłumaczy Jack Piekarski.

Rosnące ceny papieru dotyczą wielu branż, nie tylko wydawnictw czy księgarń. Według ostatnich danych GUS widać, że w lipcu ceny papieru i wyrobów z papieru były wyższe o 1,1 proc. niż w czerwcu. Natomiast w porównaniu z ubiegłym rokiem ceny w lipcu wzrosły aż o 24 proc. względem lipca 2021 r.

- To jest znaczna różnica, którą z pewnością już teraz odczuwają firmy drukujące na co dzień setki dokumentów, jak np. kancelarie, biura rachunkowe, czy agencje pracy - mówi Jack Piekarski.

Elektroniczny obieg dokumentów i rozwiązania chmurowe wydają się być bardziej ekologicznymi rozwiązaniami. Choć braki prądu nie zdarzają się często, to jednak dłuższe przerwy w jego dostawie - to coś, o czym piszą media w kontekście wojny i kryzysu energetycznego.

- Ryzyko braku prądu dotyczy tak samo firm korzystających z rozwiązań elektronicznych, jak i tych stosujących nadal tradycyjny obieg dokumentów. Jeśli prądu zabranie, nie będą przecież działać skanery, drukarki, czy komputery, na których tworzone są dokumenty w obiegu tradycyjnym. Nie wyślemy ich także wówczas pocztą czy kurierem, bo firmy te będą borykać się z tym samym problemem - mówi Jack Piekarski.

Brak prądu może spowodować problemy w całej gospodarce, niezależnie od stosowanych rozwiązań. Przed brakiem prądu można się natomiast zabezpieczyć korzystając z generatorów prądu.

Z raportu „Stan czytelnictwa książek w Polsce w drugim roku pandemii (2021–2022)” dowiadujemy się: spośród tych, którzy zadeklarowali, że lubią albo bardzo lubią czytać, aż 82% wybrałoby książkę drukowaną. W Polsce e-booki czyta 5 proc. czytelników.

- Książka papierowa ma się dobrze. Jesteśmy do niej przyzwyczajani od szkolnych lat, o czym warto przypomnieć zwłaszcza w okresie tzw. "back to school". Dziś podręczników dzieci nie noszą w tornistrach, ale wersje tabletowe, mimo że z pozoru lepsze - bo bardziej interaktywne, angażujące, wciągające w naukę - jednak nie wyparły druku. Książka jako "urządzenie", czyli stosunkowo niedrogi przedmiot, dający się zabrać do plecaka czy torebki bez obaw o kradzież czy uszkodzenie też wyróżnia się innymi cechami niż formaty elektroniczne – mówi Mikołaj Małaczyński, prezes Legimi.

Zaznacza, że są różne sytuacje, w których przewagę zyskuje format mobilny, elektroniczny, nad egzemplarzem drukowanym. Rozmaite badania wskazują, że takimi okolicznościami są podróże - czy to codzienne dojazdy do pracy, czy te dalsze, wakacyjne.

- Wtedy najczęściej rozważamy tę tzw. tranzycję cyfrową - przesiadkę z formatu analogowego na cyfrowy - tłumaczy Mikołaj Małaczyński.

Wyjaśnia również, że w przypadku książek powinniśmy spodziewać się szeroko pojętej transformacji - nie tylko prostej tranzycji formatu z analogowego do cyfrowego, ale przebudowy całej branży, włącznie ze zmianą asortymentu i sposobu jego prezentacji, różnego w różnych kanałach.