Akta osobowe pracownika. Jakie dokumenty przechowywane są w aktach osobowych pracownika? Kiedy szef musi prowadzić akta osobowe pracownika

Małgorzata Stempinska
Małgorzata Stempinska
unsplash
Od 1 stycznia 2019 roku akta pracownicze dzielimy już nie na trzy, ale na cztery części. Pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci - papierowo lub elektronicznie. Akta nowo zatrudnionych pracowników są teraz przechowywane przez 10 lat, a nie 50 lat.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy na każdego pracodawcę nakłada kodeks pracy.

Kiedy szef musi prowadzić akta osobowe pracownika

Zgodnie z art. 94 kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Warto przeczytać:

Co ważne, obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Nie ma też tutaj znaczenia forma prowadzonej działalności. Fakt prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest szczególnie ważny, bo akta osobowe mogą mieć duże znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Jakie dokumenty przechowywane są w aktach osobowych pracownika

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe dzielimy już nie na trzy, ale na cztery części: A, B, C oraz D.

W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, a część D - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach. Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować.

Pierwszym kontaktem z pracodawcą są zwykle dla kandydata dokumenty aplikacyjne, najczęściej CV. Dla wielu spośród poszukujących pracy jest to jednocześnie najtrudniejszy etap rekrutacji. Warto więc zawczasu zadbać, aby przedstawiający nas dokument podkreślał dopasowanie naszych doświadczeń i kompetencji do oczekiwań pracodawcy. Dobrym sposobem jest zamieszczenie w dokumencie tzw. success stories, czyli krótkiego, konkretnego opisu swoich największych sukcesów. I właśnie przez te „sukcesy” mogą pojawić się problemy.

Jak rekruter sprawdza informacje zawarte w CV. 11 rzeczy, kt...

Warto zaznaczyć, że nowy podział akt osobowych obowiązuje w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 roku szef może pozostawić bez zmian, czyli tylko podzielone na części A, B i C. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 roku powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami. Nie ma też przeszkód, by pracodawca wszystkie akta osobowe pracowników prowadził już "po nowemu".

Akta osobowe część A - co się w niej znajduje

Pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń, certyfikaty, dyplomy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Akta osobowe część B - co się w niej znajduje

Ta część akt zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.
Panuje ogólna zasada, że do pracy w dużej firmie bardziej stworzone są osoby silnie ukierunkowane na sukces, lubiące rywalizację i osiąganie kolejnych celów zawodowych. Jednak nie tylko takie predyspozycje są kluczem do odnalezienia się w tym środowisku. Ważne są umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.

6 zasad, które pomogą nam przetrwać w korporacji. Nie wystar...

Poza tym pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Akta osobowe część C - co się w niej znajduje

Ponieważ zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, więc muszą się tu znaleźć:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta osobowe część D - co się w niej znajduje

W czwartej części akt osobowych, wprowadzonej od 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu,
  • inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Jak długo należy przechowywać akta pracownicze

Od 1 stycznia 2019 roku skrócił się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to przede wszystkim osób, które zaczęły pracę od 2019 roku. Ich dokumentację szefowie przechowują teraz przez skrócony okres 10 lat. Jest on liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Uśmiechasz się do „wybrańców”, a resztę traktujesz wyniośle? To pierwszy krok do tego, aby zespół nie chciał z tobą pracować. Według badaczy to też prosta droga, aby zostać nielubianym agresorem.Kliknij dalej, aby sprawdzić z jakimi ludźmi nie lubią pracować inni i czy jesteś jednym z nich.

Ludzie, z którymi inni nie lubią pracować. Czy jesteś jednym z nich?

Pracodawca może też krócej przechowywać akta osób po raz pierwszy zatrudnionych w latach 1999-2018. W związku z tym trzeba przekazać do ZUS dodatkowe informacje. Musi to być jednak świadoma decyzja pracodawcy. Jeśli zdecyduje się on skrócić okres przechowywania dokumentacji, musi złożyć oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA) oraz przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie, a zwolnionego do 31 grudnia 2018 roku.

- Natomiast akta pracowników czy zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999 rokiem pracodawca musi przechowywać przez 50 lat. Tak jest również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą, pracą równorzędną z górniczą lub zaliczaną do pracy górniczej - mówi Krystyna Michałek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pracodawcy mogą też prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci - papierowo lub elektronicznie. Może również zdecydować się na formę mieszaną, np. akta starych pracowników kontynuować w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej.

emisja bez ograniczeń wiekowych
Wideo

Kto musi dopłacić do podatków?

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polecane oferty

Materiały promocyjne partnera
Wróć na strefabiznesu.pl Strefa Biznesu