Świadectwo pracy. Kiedy szef musi je wydać i jak można dokonać sprostowania? Czy pracownik otrzyma świadectwo pracy przy umowie zlecenia?

Świadectwo pracy to dokument, wystawiany przez pracodawcę, zatrudniającego pracownika na podstawie umowy o pracę (na pełen etat lub niepełny wymiar etatu), względem której zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy.

Świadectwo pracy – co musi się w nim znaleźć

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający zatrudnienie pracownika u konkretnego pracodawcy i jednocześnie stanowiący pewnego rodzaju opis charakterystyki wykonywanej pracy z uwzględnieniem m.in. wolnego, wykorzystywanego przez zwalnianego pracownika.

Wydanie pracownikowi świadectwa pracy to prawny obowiązek pracodawcy. Tak stanowią przepisy Kodeksu pracy. Świadectwo pracy powinno zawierać takie informacje jak:

• okres zatrudnienia, podany łącznie z wymiarem czasu pracy,
• stanowisko zajmowane przez pracownika albo pełnione przez niego funkcje,
• tryb rozwiązania umowy z pracownikiem czy okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (z podaniem podstawy prawnej),
• adnotacja, czy został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę,
• wymiar urlopu, przysługującego pracownikowi oraz tego, ile on wykorzystał dni (chodzi o urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy),
• adnotacja, czy pracownik korzystał z innego rodzaju wolnego, np. urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego,
• adnotacja, czy wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy,
• adnotacja, czy pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, przewidzianej przepisami,
• adnotacja, czy wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• adnotacja o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę do działania w jego imieniu.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy

Pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy kiedy następuje ustanie stosunku pracy, a więc w ostatnim dniu pracy. Niekoniecznie musi być to ostatni dzień w jakim pracownik pojawił się w firmie. Może bowiem jeszcze przed zwolnieniem np. wykorzystać przysługujący mu urlop i dopiero po wykorzystaniu wolnego umowa o pracę zostanie z nim rozwiązana.

Niektórzy pracodawcy sądzą, że na przygotowanie tego dokumentu dla pracownika mają 7 dni od rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy. 7 września 2019 roku nastąpiła jednak zmiana w przepisach. W życie weszła Ustawa z dnia 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Obecnie pracodawca wręcza pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie w przypadku rozwiązania z nim lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Zdarza się, że pracownik osobiście nie jest w stanie odebrać swojego świadectwa pracy. Wówczas pracodawca może przekazać je osobie przez niego upoważnionej. Jeżeli pracownik nie wskazał takiej osoby (pełnomocnika), wtedy pracodawca wysyła mu ten dokument pocztą, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Jak można dokonać sprostowania świadectwa pracy

Pracownik ma prawo nie zgodzić się z tym, co pracodawca zawarł w jego świadectwie pracy. Takie wątpliwości pojawiają się czasem wtedy, gdy strony rozstają się w kłótni i we wzajemnych oskarżeniach, chodzi np. o rozliczenia za pracę w nadgodzinach czy weekendy lub o niewykorzystane dni urlopu. Zdarzają się też błędy, jak źle wskazane okresy zatrudnienia, okresy wykorzystanego urlopu czy brak adnotacji w świadectwie pracy o tym, że pracownik wykonywał pracę w warunkach niebezpiecznych lub szkodliwych.

Po zmianie przepisów we wrześniu 2019 roku wprowadzono rozwiązania mające ułatwić pracownikom korzystanie z takich uprawnień. Obecnie pracownik w ciągu 14 dni (a nie, jak było do tej pory – 7 dni) od otrzymania swojego świadectwa pracy ma prawo zwrócić się z wnioskiem do pracodawcy o tzw. sprostowanie świadectwa pracy. To sprostowanie ma na celu usunięcie nieprawdziwych zdaniem pracownika, informacji zawartych w świadectwie pracy. Jeżeli pracodawca będzie obstawał przy swoim i nie uwzględni wniosku pracownika o sprostowanie informacji, pracownik w ciągu 14 dni od otrzymania odmowy sprostowania świadectwa pracy, może skierować sprawę do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Podobnie sprawa znajdzie finał w sądzie pracy, jeśli pracodawca w ogóle nie odpowie pracownikowi na wniosek o sprostowanie świadectwa.

Co zrobić gdy pracownik nie dostał świadectwa pracy

Zdarza się, że pracodawca nie chce wystawić pracownikowi świadectwa pracy. W takim wypadku pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

Gdy pracodawca nie wydał świadectwa pracy pracownikowi, ten drugi ma prawo domagać się odszkodowania z tego tytułu. Pracodawca nie zostanie natomiast pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli niewydanie świadectwa pracy nastąpiło z winy pracownika albo na skutek działania siły wyższej. W przypadku, gdy winę ponosi pracodawca, pracownikowi przysługuje odszkodowanie za niewydanie mu świadectwa pracy. Swoista rekompensata przysługuje pracownikowi w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, ale nie dłużej niż 6 tygodni.

Przykład 1: po rozstaniu z jedną firmą (która nie wydała świadectwa pracy), pracownik znalazł już zatrudnienie w drugim przedsiębiorstwie, lecz warunkiem rozpoczęcia pracy jest dostarczenie m.in. świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy, czego pracownik nie jest w stanie obecnie wykonać.

Przykład 2: pracownik został zwolniony i aktualnie nie posiada innej oferty zatrudnienia, zatem chce zarejestrować się w powiatowym urzędzie pracy. Nie może jednak dopełnić formalności, ponieważ musi dostarczyć świadectwo pracy z ostatniego miejsca pracy, a tego dokumentu jeszcze nie dostał od pracodawcy. Tym samym, zwolniony pracownik nie jest bezrobotnym, więc nie może otrzymywać przysługującego mu zasiłku dla zarejestrowanych bezrobotnych.

Duplikat świadectwa pracy - jak ubiegać się o odpis

Jeżeli pracownik otrzymał świadectwo pracy, ale zgubił je lub stracił z innych przyczyn, może liczyć na odpis tego dokumentu. Nawet jeśli ten pracownik nie zamierza podjąć zatrudnienia w nowym miejscu, ani zarejestrować się jako bezrobotny, świadectwo pracy będzie mu potrzebne później chociażby do obliczenia przyszłej emerytury czy ustalenia uprawnień rentowych.

W takiej sytuacji pracownik (ewentualnie jego pełnomocnik) zwraca się na piśmie do byłego pracodawcy o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Pracodawca powinien przygotować odpis świadectwa pracy jak najszybciej będzie w stanie. Nie oznacza, że musi to zrobić niemal na poczekaniu. Pracodawca nie jest tutaj jednak obligowany terminami, wskazanymi przez Kodeks pracy.

Świadectwo pracy w przypadku śmierci pracownika

W razie śmierci pracownika automatycznie wygasa stosunek pracy. Nie oznacza to, że pracodawca po śmierci pracownika w ogóle nie wyda świadectwa pracy. Rodzina zmarłego może wystąpić z wnioskiem o wydanie takiego dokumentu, bądź może to zrobić inna osoba będąca spadkobiercą zmarłego pracownika.

Świadectwo pracy przy umowie zlecenia

Świadectwo pracy jest dokumentem, które wydaje się wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, czyli tej, co do której zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy. W przypadku umowy zlecenia świadectwo pracy z kolei nie jest wydawane. Taka umowa (tak, jak umowa o dzieło) jest umową cywilnoprawną i podlega innym przepisom Kodeksu cywilnego.

Osoba pracująca na umowę zlecenie w świetle przepisów nie jest pracownikiem, więc nie jest uprawniona do otrzymania świadectwa pracy. Zleceniobiorca może ubiegać się jedynie o wydanie przez firmę, z którą współpracował, zaświadczenia potwierdzającego fakt wykonywania pracy. W tym dokumencie znajdą się przede wszystkim takie informacje, jak:

• okres wykonywania zlecenia,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• wysokość wynagrodzenia,
• odprowadzone składki.