Spis treści
Kiedy rusza Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 r. 200 milionów złotych, natomiast dla pozostałych podmiotów – od 1 kwietnia 2026 roku.
Dodatkowo wprowadzony ma zostać okres przejściowy dla przedsiębiorstw „wykluczonych cyfrowo”, których skala działalności i wartość wystawianych faktur są niewielkie. Oznacza to, że do września 2026 roku będą one mogły korzystać z dotychczasowych form wystawiania faktur.
Testy KSeF i kluczowy rok 2025 dla przedsiębiorców
Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w WEBCON, podkreśla znaczenie przygotowań już od pierwszego kwartału 2025 roku:
- Mimo że korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dopiero w 2026 roku, to dla przedsiębiorców kluczowy będzie przyszły rok. Oficjalne testy ministerialne KSeF planowane są bowiem na trzeci i czwarty kwartał 2025 roku, a więc wszystkie przygotowania warto zakończyć przed tą datą.
Firmy powinny rozpocząć od analizy procesów księgowych, a następnie dostosować swoje narzędzia IT, aby zautomatyzować przesyłanie faktur do systemu.
- Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Fakturowania (KSeF) to istotna zmiana, która wymaga dostosowania się przez wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od tego, czy wcześniej korzystały z systemów elektronicznego obiegu faktur. W przypadku firm, które jeszcze nie wdrożyły takich narzędzi, kluczowym krokiem jest wybór odpowiedniej platformy e-fakturowania oraz jej implementacja - radzi Puka.
Szczególnie w drugim kwartale 2025 roku należy zadbać o:
dostosowanie procedur księgowych, np. ścieżek faktur B2B oraz mechanizmów dekretacji faktur;
podjęcie decyzji, które dane z e-faktury będą odwzorowane na formularzach firmowych;
aktualizacja używanych systemów księgowych i integracja z KSeF;
rozważenie wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, jeśli firma obsługuje większy wolumen faktur;
przygotowanie zespołu do nowych procedur związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur w systemie KSeF;
monitorowanie aktualizacji dotyczących KSeF, w tym szczegółowych informacji technicznych, np. zasad działania systemu w trybie offline.
- Firmy, które już używają systemów księgowych, powinny sprawdzić, czy te są zgodne z wymaganiami KSeF. Jeśli obecne rozwiązanie nie jest kompatybilne, konieczne będzie znalezienie narzędzia, które zintegrowałoby istniejący system finansowo-księgowy z rządową platformą. Jeśli system jest zgodny, ale nie obsługuje automatycznego przesyłania faktur do KSeF, firma może stanąć przed wyzwaniem ręcznego przesyłania faktur do systemu - dodaje ekspertka.
Niższe kary i nowe funkcje. Jak KSeF odpowiada na potrzeby firm?
W odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców rząd zapowiedział obniżenie kar za ewentualne opóźnienia we wdrożeniu KSeF w początkowym okresie. Jedną z kluczowych zmian jest również możliwość dodawania załączników do e-faktur.
Funkcja ta jest szczególnie istotna dla branż takich jak energetyka czy telekomunikacja, które wymagają przekazywania szczegółowych danych, takich jak rozliczenia punktów poboru energii.
- W projekcie ustalono, że można będzie przesyłać jeden załącznik na fakturę, pod warunkiem, że ma on służyć określonemu celowi, a nie np. promocji – dodaje Anna Puka.
Przygotowanie narzędzi IT i automatyzacja procesów
Przedsiębiorcy, którzy dotąd nie korzystali z elektronicznego obiegu dokumentów, będą musieli podjąć decyzję, czy zainwestować w automatyzację procesów. Brak takich narzędzi oznacza ręczne wprowadzanie faktur do systemu, co przy dużym wolumenie dokumentów może być czasochłonne i kosztowne.
- To, na co nadal czekamy, to doprecyzowanie zasad działania systemu w przypadku awarii. Obecnie wiadomo, że w takiej sytuacji możliwe będzie wystawianie faktur offline, ale na razie brak jest szczegółowych informacji technicznych na ten temat - wyjaśnia ekspertka.
- Pozytywnie oceniam zapowiedź uruchomienia infolinii KSeF z początkiem 2025 roku jako odpowiedź na postulaty przedsiębiorców o lepszy dostęp do informacji na temat nowych zasad i samego systemu - podsumowuje Anna Puka.
