Krajowy System e-Faktur. Przedsiębiorcy mogą narazić się na sankcje. Co zrobić, żeby nie zapłacić kary?

Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej sprawia, że ryzyko popełnienia błędów w fakturowaniu jest niższe. Co nie zmienia faktu, że trudno jest wykluczyć całkowicie możliwość popełnienia pomyłki. Wystarczy jednak zwrócić uwagę na kilka rzeczy, które sprawią, że unikniemy nieprzewidzianych konsekwencji.

W najnowszym projekcie ustawy o KSeF z marca 2023 roku Ministerstwo Finansów zachowało większość zapisów o obowiązkach i karach finansowych, które znajdowały się w poprzedniej wersji.

Wprowadzono jednak kilka znaczących zmian, m.in.:

• zniesiono minimalną kwotę mandatu skarbowego;
• przesunięto również datę wejścia w życie systemu kar z 1 lipca 2024 roku na 1 stycznia 2025.

Dla firm oznacza to dodatkowe 6 miesięcy na wprowadzenie potrzebnych zmian. W niektórych przypadkach kary będą mogły być niższe, niż pierwotnie zakładano.

Dokument dostarczany do KseF najpierw zostanie sprawdzony pod względem poprawności. Weryfikacja obejmie m.in. datę i godzinę ich wystawienia oraz strukturę logiczną.

Obowiązkowym formatem będzie .xml zgodnie ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów. Podatnicy będą mieli obowiązek dostosować się do nowych norm prawnych i przystosować swój system rozliczeniowy do integracji z KSeF.

– Jednym z rozwiązań ułatwiającym pracę w nowym systemie, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które obracają setkami dokumentów, będzie skorzystanie z profesjonalnych rozwiązań IT do automatyzacji fakturowania. Nie tylko ułatwiają one ten proces, ale też dodatkowo ograniczają do minimum ryzyko popełnienia błędu. Niezależnie od wybranego sposobu działania pracownicy będą mieli nadal duży wpływ na dopełnienie obowiązków podatkowych – wskazuje Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.

Jak dodaje, pilnowanie terminów płatności czy danych w dokumentach w dużej mierze zależeć będzie od pracowników.

– Warto więc odpowiednio ich przygotować np. zapewniając szkolenia wdrażające w nowy system – tłumaczy Tomasz Spłuszka.

Nałożeniem kary finansowej może skutkować również przekroczenie terminu dostarczenia faktur do KseF. Dotyczy to także przypadku, gdy za to odpowiada zewnętrzna firma IT.

Mandat od naczelnika urzędu skarbowego może grozić również za wystawienie faktury poza systemem elektronicznym. Wyjątkiem będą dwie sytuacje:

• awaria KseF,
• awaria systemu podatnika.

W tych przypadkach firmy mogą wystawić dokument w inny sposób, ale po naprawieniu systemu taka faktura musi i tak zostać przekazana do KseF. Są w takiej sytuacji wyznaczone specjalne terminy administracyjne. To

• 7 dni roboczych przy usterce KseF,
• 1 dzień roboczy w przypadku problemu wewnętrznego.

Plik musi być wysłany także w odpowiednim formacie.

Aby mieć pewność, że będzie on właściwy, wystarczy zastosować odpowiednie rozwiązania IT, które będzie procesowało faktury zgodnie z udostępnionym wzorem KSeF.

Sytuacja, w której podatnik wystawia dokument poza swoim rozwiązaniem IT lub nie wprowadzi do niego danych, może stwarzać ryzyko, że wygenerowane pliki będą niezgodnie z wytycznymi. To również naraża firmę na sankcje.