Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest obowiązkiem pracodawcy, zgodnie z art. 149 Kodeksu Pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Podkreślenia wymaga, że ewidencja czasu pracy obejmuje m.in. informacje o urlopach, nadgodzinach, zwolnieniach lekarskich.
Przepisy wciąż się zmieniają i powinniśmy nadążać za tymi zmianami, bo inaczej nie dość że nie potrafimy korzystać z nowych przysługujących nam praw, to jeszcze pozwalamy innym by nas wykorzystywali. Dotyczy to wszelkich dziedzin życia, z prawem pracy włącznie.
W jaki sposób odnotować obecność pracownika w pracy?
Przepisy prawa nie określają sposobu potwierdzenia obecności pracownika w zakładzie pracy. Metoda odnotowywania obecności pracownika w zakładzie pracy jest wyłącznie elementem pomocniczo – technicznym w ewidencjonowaniu czasu pracy pracownika.
W związku z tym to pracodawca wybiera metodę, która będzie dostosowana do jego potrzeb. Obecnie, w szczególności duże, zakłady pracy rezygnują z potwierdzania obecności pracowników przy pomocy listy obecności. W ostatnich latach popularność zyskały elektroniczne czytniki dostępu, które mogą pełnić taką rolę. Ten sposób potwierdzania obecności pracowników w zakładzie pracy jest prawnie dopuszczalny.
Za podstawę prawną wykorzystywania list obecności oraz elektronicznych kart dostępu do przetwarzania danych osobowych należy przyjąć art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli „prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych”. Jak wskazano wyżej, ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek pracodawcy, natomiast korzystanie przez pracodawcę z list obecności czy elektronicznych kart dostępu służy jedynie do realizacji niniejszego obowiązku.
Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane
w związku z odnotowywaniem obecności pracownika w pracy?
Zakres danych osobowych, których może żądać pracodawca od pracownika, został określony w art. 22 Kodeksu Pracy. Pamiętając jednak o naczelnych zasadach przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO – zasadzie zgodności przetwarzania z prawem oraz zasadzie minimalizacji danych – w liście obecności lub raporcie z elektronicznych kart dostępu
- należy ograniczyć przetwarzanie danych osobowych do następujących kategorii danych:
- imię, nazwisko;
- stanowisko pracy;
- data, godzina rozpoczęcia oraz zakończenia świadczenia pracy w dobowej normie czasu pracy.
Uwzględnienie innych danych osobowych niż powyżej wydaje się niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. W szczególności niedopuszczalne jest wskazanie przyczyny nieobecności pracownika w zakładzie pracy.
Należy również pamiętać, że zgodnie z ukształtowanym stanowiskiem sądów, pracodawca nie może skanować ani pobierać danych biometrycznych (np. linii papilarnych pracowników) dla celów ewidencji czasu pracy pracowników, nawet za zgodą pracownika. W związku z tym w świetle przepisów o ochronie danych osobowych dopuszcza się stosowanie jedynie elektronicznych kart dostępu, które nie skanują ani nie pobierają danych biometrycznych.
Lista obecności – na co zwrócić uwagę
W kontekście prowadzenia list obecności duże znaczenie ma również miejsce, w którym lista obecności udostępniana jest pracownikom zakładu pracy. Listę obecności należy udostępnić współpracownikom w takim miejscu, do którego dostęp osób trzecich jest ograniczony. Oprócz tego nie ma wymogu prowadzenia indywidualnych list obecności, dlatego to pracodawca decyduje, czy w zakładzie pracy będzie prowadzona zbiorowa, czy indywidualna lista obecności.
W jaki sposób poinformować pracowników
o sposobie odnotowywania obecności w pracy?
Pracodawca ma także obowiązek określić w regulaminie lub poinformować pracownika na piśmie w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Wprowadzając metodę potwierdzania obecności pracownika w zakładzie pracy należy zachować czujność. Niewłaściwe sformułowania mogą narazić pracodawcę na negatywne konsekwencje.
Aleksandra Chatys, kancelaria JAMANO
A może polubisz nas na Facebooku? Po co? Dostaniesz zawsze na swoją oś czasu zwiastun każdego naszego ciekawego materiału. Kliknij, przejdź na nasz fanpage i tam kliknij "polub". DZIĘKUJEMY!
Już za kilkanaście dni nie zapłacisz żadnego podatku bez posiadania specjalnego mikrorachunku. Wiesz jak go założyć? A co z nadpłatami w PIT za 2019 rok? Po prostu kliknij w ten tekst a dowiesz się wszystkiego od eksperta!
