Twój pracodawca stosuje czytniki danych o obecności 2019. Czy to legalne, co na to przepisy RODO wyjaśnia ekspert [18.12.2019 r.]

Aleksandra Chatys/AIP
W liście obecności lub raporcie z elektronicznych kart dostępu w szczególności niedopuszczalne jest wskazanie przyczyny nieobecności pracownika w zakładzie pracy.
W liście obecności lub raporcie z elektronicznych kart dostępu w szczególności niedopuszczalne jest wskazanie przyczyny nieobecności pracownika w zakładzie pracy. Joanna Urbaniec / Polska Press
Pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na ochronę danych osobowych swoich pracowników. W związku z wejściem w życie przepisów RODO pojawiły się wątpliwości w zakresie sposobu potwierdzania obecności pracownika w zakładzie pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest obowiązkiem pracodawcy, zgodnie z art. 149 Kodeksu Pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Podkreślenia wymaga, że ewidencja czasu pracy obejmuje m.in. informacje o urlopach, nadgodzinach, zwolnieniach lekarskich.

Przepisy wciąż się zmieniają i powinniśmy nadążać za tymi zmianami, bo inaczej nie dość że nie potrafimy korzystać z nowych przysługujących nam praw, to jeszcze pozwalamy innym by nas wykorzystywali. Dotyczy to wszelkich dziedzin życia, z prawem pracy włącznie.

W jaki sposób odnotować obecność pracownika w pracy?

Przepisy prawa nie określają sposobu potwierdzenia obecności pracownika w zakładzie pracy. Metoda odnotowywania obecności pracownika w zakładzie pracy jest wyłącznie elementem pomocniczo – technicznym w ewidencjonowaniu czasu pracy pracownika.
W związku z tym to pracodawca wybiera metodę, która będzie dostosowana do jego potrzeb. Obecnie, w szczególności duże, zakłady pracy rezygnują z potwierdzania obecności pracowników przy pomocy listy obecności. W ostatnich latach popularność zyskały elektroniczne czytniki dostępu, które mogą pełnić taką rolę. Ten sposób potwierdzania obecności pracowników w zakładzie pracy jest prawnie dopuszczalny.

Czy nieuchronne podwyżki cen prądu sprawią, że chleb będzie po 8 złotych, schab po 50 złotych a cukier i czekolada podrożeją o 300-500 procent? Kliknij w ten tekst a dowiesz się więcej.

Za podstawę prawną wykorzystywania list obecności oraz elektronicznych kart dostępu do przetwarzania danych osobowych należy przyjąć art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli „prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych”. Jak wskazano wyżej, ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek pracodawcy, natomiast korzystanie przez pracodawcę z list obecności czy elektronicznych kart dostępu służy jedynie do realizacji niniejszego obowiązku.

Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane

w związku z odnotowywaniem obecności pracownika w pracy?
Zakres danych osobowych, których może żądać pracodawca od pracownika, został określony w art. 22 Kodeksu Pracy. Pamiętając jednak o naczelnych zasadach przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO – zasadzie zgodności przetwarzania z prawem oraz  zasadzie minimalizacji danych – w liście obecności lub raporcie z elektronicznych kart dostępu

  • należy ograniczyć przetwarzanie danych osobowych do następujących kategorii danych:
  • imię, nazwisko;
  • stanowisko pracy;
  • data, godzina rozpoczęcia oraz zakończenia świadczenia pracy w dobowej normie czasu pracy.

Uwzględnienie innych danych osobowych niż powyżej wydaje się niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. W szczególności niedopuszczalne jest wskazanie przyczyny nieobecności pracownika w zakładzie pracy.
Należy również pamiętać, że zgodnie z ukształtowanym stanowiskiem sądów, pracodawca nie może skanować ani pobierać danych biometrycznych (np. linii papilarnych pracowników) dla celów ewidencji czasu pracy pracowników, nawet za zgodą pracownika. W związku z tym w świetle przepisów o ochronie danych osobowych dopuszcza się stosowanie jedynie elektronicznych kart dostępu, które nie skanują ani nie pobierają danych biometrycznych.

Lista obecności – na co zwrócić uwagę

W kontekście prowadzenia list obecności duże znaczenie ma również miejsce, w którym lista obecności udostępniana jest pracownikom zakładu pracy. Listę obecności należy udostępnić współpracownikom w takim miejscu, do którego dostęp osób trzecich jest ograniczony. Oprócz tego nie ma wymogu prowadzenia indywidualnych list obecności, dlatego to pracodawca decyduje, czy w zakładzie pracy będzie prowadzona zbiorowa, czy indywidualna lista obecności.

W jaki sposób poinformować pracowników

o sposobie odnotowywania obecności w pracy?
Pracodawca ma także obowiązek określić w regulaminie lub poinformować pracownika na piśmie w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Wprowadzając metodę potwierdzania obecności pracownika w zakładzie pracy należy zachować czujność. Niewłaściwe sformułowania mogą narazić pracodawcę na negatywne konsekwencje.

emisja bez ograniczeń wiekowych
Wideo

Strefa Biznesu: „Wojna cenowa” sklepów. Ile sklepy na tym zarabiają?

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polecane oferty

Materiały promocyjne partnera
Wróć na strefabiznesu.pl Strefa Biznesu