Spis treści
Błędy w dokumentach rozliczeniowych
Jednym z najczęściej występujących problemów we współpracy przedsiębiorców z ZUS są błędy w dokumentach rozliczeniowych. Z pozoru drobne uchybienia techniczne mogą zablokować przyjęcie dokumentów, a w efekcie prowadzić do odsetek, odmowy wydania zaświadczeń czy konieczności korekty.
Do częstych błędów należy m.in. przesyłanie dokumentów w nieprawidłowym formacie lub za pomocą nieaktualnego oprogramowania, które nie spełnia wymogów ZUS.
Kolejną kategorią błędów są nieprawidłowości w samym wypełnieniu deklaracji, zwłaszcza w zakresie podstawy wymiaru składek czy kodów tytułu ubezpieczenia. Zdarza się także, że korekta dokumentu jest odrzucana, ponieważ deklaracja pierwotna nie została wcześniej prawidłowo zarejestrowana w systemie ZUS.
Problematyczne bywają również rozbieżności wynikające z zaokrągleń – np. sytuacje, w których pracownik otrzymuje dwa wynagrodzenia w jednym miesiącu i różnica na poziomie grosza powoduje błąd kontekstowy w systemie. Takie przypadki wymagają od księgowości dodatkowego nakładu pracy, a od przedsiębiorcy – uważności i bieżącej kontroli nad dokumentacją.
Nadpłata, której nie odzyskasz bez działania
Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych działających jednoosobowo, zakłada, że nadpłata składki zdrowotnej zostanie im automatycznie zwrócona przez ZUS. W rzeczywistości system nie przewiduje takiego rozwiązania – niezłożenie wniosku o zwrot nadpłaty skutkuje pozostawieniem środków na koncie płatnika, gdzie są one zaliczane na poczet przyszłych należności.
Aby odzyskać nadpłaconą składkę zdrowotną, należy złożyć formularz RZS-R w wyznaczonym terminie – co roku do 2 czerwca. Wniosek ten można przekazać elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS. Po upływie terminu przedsiębiorca traci możliwość zwrotu, nawet jeśli nadpłata została prawidłowo wykazana.
Brak aktualizacji i błędne dane
Niedopilnowanie aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika lub pracowników to jeden z częstszych powodów technicznego odrzucenia dokumentów przez system ZUS. Problemy tego typu pojawiają się zarówno na etapie rejestracji nowych ubezpieczonych, jak i przy rutynowym przesyłaniu deklaracji rozliczeniowych.
Biznes
Sama wysyłka deklaracji ZUS nie jest prosta i niejednokrotnie wskazuje na różnego rodzaju błędy, które nie pozwalają na jej prawidłowe przekazanie – tłumaczy Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl – Niektóre wynikają z pomyłek osoby wypełniającej formularz, ale czasem problem może tkwić także po stronie ZUS - wyjaśnia.
Typowe błędy to literówki w imieniu lub nazwisku, niezgodność numeru PESEL lub NIP z danymi zarejestrowanymi w bazie ZUS, brak aktualizacji nazwiska po zmianie stanu cywilnego czy posługiwanie się nieaktualnym numerem dokumentu tożsamości. W przypadku zatrudniania cudzoziemców szczególne znaczenie mają poprawnie wprowadzone dane identyfikacyjne, takie jak numer paszportu czy karta pobytu – błędne wpisanie któregokolwiek z nich może uniemożliwić prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń.
Należy także pamiętać o aktualizacji danych pełnomocników, którzy mają dostęp do profilu płatnika składek.
Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, że płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur rachunkowych, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje – mówi Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS.
Pełnomocnictwa można łatwo sprawdzić i zaktualizować w panelu PUE/eZUS, w zakładce „Ustawienia”, a ich odwołanie możliwe jest zarówno przez mocodawcę, jak i pełnomocnika, także elektronicznie.
Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować nieautoryzowanym dostępem do wrażliwych danych lub opóźnieniami w realizacji formalności, gdy nieaktualny pełnomocnik nadal widnieje w systemie jako osoba uprawniona do kontaktu z ZUS.
Początkujący na celowniku
Wielu nowych przedsiębiorców popełnia błędy wynikające z niepełnej znajomości przepisów, zwłaszcza przy korzystaniu z dostępnych ulg. Wątpliwości najczęściej dotyczą tzw. ulgi na start, preferencyjnych składek ZUS lub Małego ZUS Plus – czyli rozwiązań obniżających wysokość składek w pierwszych latach prowadzenia działalności.
Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci, którzy chcą skorzystać z ulg w zakresie ubezpieczeń społecznych, powinni zweryfikować, czy rzeczywiście spełniają warunki uprawniające do skorzystania z samej ulgi, jak również pilnować okresu, podczas którego mogą z niej korzystać – przypomina Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl. – Brak uprawnień lub zbyt długi okres korzystania z ulgi powodują często problemy w rozliczeniach z ZUS.
W ostatnim czasie wielu przedsiębiorców korzysta również z tzw. wakacji składkowych.
Jak podkreśla Monika Piątkowska, warto pamiętać, że samo złożenie wniosku nie oznacza jeszcze, że możemy od razu skorzystać ze zwolnienia.
Najpierw konieczna jest pozytywna decyzja ZUS. Co więcej, łatwo pomylić terminy – jeśli wniosek złożymy w maju na czerwiec, zwolnienie obejmie dopiero składki za czerwiec, które rozliczamy do 20 lipca. Błędne założenie, że zwolnienie obowiązuje „od razu”, może prowadzić do nieświadomego powstania zaległości – dodaje.
Konsekwencje pomyłek w ZUS
Błędy w rozliczeniach z ZUS mogą skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę, opłatami dodatkowymi, a w niektórych przypadkach także karami grzywny. ZUS zazwyczaj informuje płatników o wykrytych nieprawidłowościach, wysyłając wiadomości na PUE lub listownie, i daje czas na korektę. Brak reakcji może jednak skutkować wszczęciem kontroli. Nieprawidłowości mogą również uniemożliwić uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu, co utrudnia np. udział w przetargach czy ubieganie się o kredyt.
