ZUS prowadzi rejestr umów o dzieło, ale przedsiębiorcy unikają urzędu

Zgłoszenia umowy o dzieło można dokonać online na formularzu RUD, przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Pojedynczy formularz jest w stanie objąć maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą. Umowy o dzieło często są zawierane z przedstawicielami wolnych zawodów. Niektórzy freelancerzy mają stałych partnerów, z którymi zawierają umowy na kolejne dzieła. I tutaj nasuwa się pytanie: czy powinni zostać zatrudnieni na etat?

Według ekspertów Useme, platformy ze zleceniami dla freelancerów, umowy o dzieło preferują małe i średnie firmy. Utworzenie dodatkowego miejsca pracy może być dla nich finansowym wyzwaniem, zwłaszcza podczas pandemii. Na dłuższą metę inwestycja w pracownika nie zawsze się opłaca, chociażby ze względu na przestoje i okresowe braki zleceń do wykonania. Realia rynku dobrze znają marketerzy, copywriterzy, autorzy stron internetowych czy specjaliści ds. mediów społecznościowych.

Przemysław Głośny, prezes zarządu Useme.com, powołuje się na szacunki, z których wynika, że w 2020 r. zawarto ok. pół miliona umów o dzieło. Jak policzył, to daje blisko 10 tys. umów tygodniowo. Tymczasem w ciągu pierwszych ośmiu dni obowiązywania nowych przepisów do ZUS-u zgłoszono zaledwie 1,6 tys. umów o dzieło, czyli prawie sześć razy mniej. W całym styczniu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych zarejestrowano ponad 34 tys. umów o dzieło. To nadal stosunkowo niewielka liczba, biorąc pod uwagę fakt, że część umów była z grudnia, a rejestr ma objąć większość tego typu kontraktów zawieranych z dziełobiorcami. 

- Wiemy, że część zgłoszonych do nas umów była zawarta jeszcze w grudniu 2020 roku. Przypominam, że zgodnie z przepisami do ZUS należy zgłosić umowy zawarte po 1 stycznia 2021 r. Myślę, że w kolejnych miesiącach liczba ta będzie rosła. O wstępną analizę tego zadania będzie można się pokusić po pierwszym półroczu obowiązywania przepisów – mówi w rozmowie ze Strefą Biznesu Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy Centrali ZUS.

Przemysław Głośny szacuje, że umowy o dzieło zgłoszone w styczniu stanowią ok. 70% umów o dzieło zawartych w analogicznym okresie sprzed 12 miesięcy. Skąd taka różnica? Naturalnie zleceń mogło ubyć przez pandemię. Wiele firm kontroluje swoje budżety i wstrzymuje część wydatków. Co bardziej zapobiegliwi mogą także przechodzić na współpracę B2B. „Dla przedsiębiorców legalną możliwością rozliczenia umów o dzieło jest przejście na rozliczenie B2B w oparciu o rachunki lub faktury VAT” – wyjaśniają eksperci Useme.

Innym wytłumaczeniem może być ukrywanie się firm w szarej strefie. Zakładanie własnej działalności gospodarczej nie jest opłacalne dla osób, które zlecenia przyjmują sporadycznie, np. dla pracowników dorabiających do etatu. Ponadto niektórzy przedsiębiorcy nie rozumieją, jaką umowę mają podpisać: umową o dzieło czy oskładkowaną umową zlecenia. Znane są nawet przypadki, gdy o interpretacji przepisów rozstrzygał sąd. Ponadto właściciele firm mogą obawiać się tego, że zgłoszona przez nich umowa zostanie zakwestionowana przez ZUS. Wówczas urząd może naliczyć wstecz składki z tytułu innej umowy.

Wreszcie obowiązujące od początku roku przepisy są stosunkowo nowe. Część przedsiębiorców mogła przegapić termin zgłoszenia umowy, zwłaszcza że na dopełnienie tego obowiązku firma ma zaledwie siedem dni od zawarcia umowy. Za opóźnienie lub niezgłoszenie umowy o dzieło w ZUS-ie przedsiębiorcy grozi kara do 5000 zł, przypomina Useme. Oprócz tego Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć karę na pracodawcę, jeżeli uzna, że umowa o dzieło nosi znamiona umowy o pracę, a pracodawca powinien zawrzeć z wykonawcą stosunek pracy.

Przypomnijmy, że obowiązek rejestracji umowy o dzieło w ZUS spoczywa na płatnikach składek lub osobach fizycznych zlecających dzieło. Obowiązkowej rejestracji nie podlegają tylko umowy o dzieło zawierane przez pracodawców z własnymi pracownikami, wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale zawarte z innym podmiotem oraz zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą (o ile  wykonanie danej usługi wchodzi w zakres prowadzonej działalności). 

Zgłoszeń nie muszą dokonywać dziełobiorcy, ponieważ dane przekazywane ZUS przez zleceniodawcę i tak zawierają informacje na ich temat. Umów o dzieło nie muszą także zgłaszać  podmioty i jednostki organizacyjne, które nie są płatnikami składek, np. stowarzyszenia, fundacje i spółki prawa handlowego.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie potrafi dokładnie oszacować, ile umów o dzieło podpisano w styczniu 2020 roku, ponieważ nie prowadził wówczas ich ewidencji. Ponadto jego przyszła analiza nie będzie uwzględniała tzw. umów miks (umów o pracę łączonych z umowami cywilnoprawnymi, podpisywanych z jednym pracodawcą). Tych umów nie trzeba rejestrować, mimo że często są zawierane tylko po to, aby obniżyć koszty zatrudnienia.

– Kiedy w grę wchodzi realna obawa o błędne zaklasyfikowanie umowy i związane z tym konsekwencje, bezpieczniej jest rozliczać się na podstawie faktur. Również tych wystawianych przez profesjonalne portale pracy zdalnej w imieniu freelancerów, którzy nie mają własnej firmy, ale wykonują usługi dla biznesu – uważa Przemysław Głośny, prezes Useme.com. – Dlatego właśnie w Useme stosujemy rozwiązania, które zabezpieczają obydwie strony. Zleceniodawca, przyjmując fakturę, nie ponosi odpowiedzialności przed ZUS. Serwis, z kolei ma określone wymagania, na podstawie których przyjmuje prace do legalnego rozliczenia umowy o dzieło. Pozwala to uniknąć pomyłki przy błędnym zaklasyfikowaniu umowy i związanych z tym konsekwencji – dodaje ekspert.

Co ciekawe, w pierwszym miesiącu 2021 r. zwiększyło się znanie zainteresowaniami usługami zamieszczonymi na platformie i zleconymi za jej pośrednictwem, podczas gdy, historycznie rzecz ujmując, styczeń nie zaliczał się do miesięcy wzrostowych. Wzrost ten może sugerować, że mimo zapotrzebowania na umowy o dzieło przedsiębiorcy boją się dokonywania ich rejestracji w ZUS.