Czym jest phygital workplace i w czym nam pomaga? Transformacje na rynku pracy. Style pracy i potrzeby pracowników stale się zmieniają

– Procesy związane z wprowadzaniem bardziej mobilnych stylów pracy mieliśmy okazję obserwować jeszcze przed pandemią. Dzięki zgromadzonym danym możemy obserwować trendy i analizować zmiany w różnych branżach – mówi Dorota Osiecka, partner w Colliers i dyrektor platformy Colliers Define.

Jak dodaje ekspertka „dobra znajomość ogólnych tendencji i regularne prowadzenie badań pomagają wyłapać pierwsze sygnały nadchodzących zmian i trendów, takich jak np. hybrydyzacja stylów pracy.

Styl pracy możemy rozumieć jako zestaw czynności, w jakie angażują się poszczególne osoby oraz czas, jaki na te czynności przeznaczają.

Możliwe jest wyodrębnienie trzech głównych stylów pracy:

• zróżnicowanego,
• indywidualnego (wymagającego koncentracji),
• nastawionego na komunikację telefoniczną.

Style te jednak mogą się różnić w zależności od organizacji.

Po gwałtownej popularyzacji pracy zdalnej i rozwoju narzędzi cyfrowych wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie hybrydowego modelu pracy lub wciąż rozważa tę opcję. Konsekwencją tej decyzji jest m.in. konieczność modyfikacji przestrzeni, w której pracujemy.

- Biura powinny przejść dziś etap zmian aranżacyjnych tak, aby odpowiedzieć na nowe potrzeby pracowników, np. zapewnić odpowiednie przestrzenie do indywidualnych spotkań online. Istotne jest również wdrożenie infrastruktury technologicznej, aplikacji i programów, dzięki którym możemy wykonywać swoje obowiązki, a także przeszkolenie ludzi, jak z tych rozwiązań korzystać, i ustalenie jasnych reguł współpracy – tłumaczy Mikołaj Tarnawa, konsultant w zespole People & Places Advisory platformy Colliers Define.

Są to kluczowe elementy w budowaniu tzw. phygital workplace, czyli rozszerzonego środowiska pracy. Ułatwiają one wdrożenie działań, które umożliwiają integrację zespołu nie tylko w przestrzeni biurowej, co w czasach coraz bardziej powszechnej pracy zdalnej jest istotne. Zgrany zespół pracuje lepiej i jest bardziej zmotywowany do współpracy.

Aby lepiej zrozumieć nowe potrzeby pracowników pracujących zdalnie oraz sposoby wykorzystywania przez nich ekosystemu środowiska pracy, eksperci Colliers opracowali tzw. persony, czyli profile osób pracujących w określony sposób i nadali im nazwy, które oddają ich charakter:

• Analytical Albert – to osoby, które często wychodzą z biura między 13 a 15 po odbyciu spotkań i jadą do domu, żeby nie stać w korkach w godzinach szczytu, a resztę zadań wykonują w domu.
• Collaborative Claire – u tych osób na pierwszym miejscu w hierarchii znajdują się spotkania (w biurze nawet 67% czasu), natomiast na pracę indywidualną Claire przeznacza średnio ok. 36% swojego dnia pracy.
• Varied Victor – żadna z codziennych czynności tej osoby nie przeważa w znacznym stopniu. Jego dzień pracy wypełniony jest różnorodnymi czynnościami: poza spotkaniami i pracą indywidualną pojawiają się również rozmowy telefoniczne czy praca z dokumentami papierowymi.

– Opracowane persony pomogły nam zrozumieć, co pracownicy robią w biurze między 9 a 17, a także poza tymi godzinami, i gdzie konkretnie wykonują poszczególne zadania - mówi Karolina Dudek, Associate Director w People & Places Advisory, części platformy Colliers Define.

Nie oznacza to jednak, że w każdej firmie możemy wyszczególnić wszystkie persony lub, że będą one wszędzie takie same. W niektórych firmach będzie można wyróżnić tylko dwie persony, a w innych nawet pięć. Wszystko zależy od stopnia zróżnicowania działań poszczególnych osób i zespołów, przyjętego modelu pracy hybrydowej, specyfiki branży i wielu innych czynników.

Jak wynika z analizy stylu pracy w firmie HybridLand*, w pracy hybrydowej wykonywanej częściowo w domu, a częściowo w biurze style pracy większości pracowników też stają się hybrydowe. Inne zadania wykonywane są zdalnie, a inne – w przestrzeni biurowej. Za tym idą różne potrzeby dotyczące phygital workplace.

Dla osób, których styl pracy odpowiada profilowi Analytical Alberta, istotna będzie możliwość zdalnego rezerwowania biurek i sal konferencyjnych. Idealne biuro dla Claire musi natomiast zapewniać szeroki wachlarz przestrzeni do spotkań – zarówno formalnych, jak i nieformalnych, małych oraz dużych, odbywanych twarzą w twarz, a także hybrydowych. Varied Victor potrzebuje, by przestrzeń odpowiadała jego różnorodnym działaniom – różnego rodzaju sal konferencyjnych, miejsc o mniej formalnym charakterze, open space’ów czy focus roomów.

– Ostatnie dwa lata pokazały nam, że zastosowane rozwiązania muszą oferować możliwości łatwej adaptacji do nieprzewidywalnego i zmieniającego się świata. Dzięki połączeniu elastyczności i dostosowanych rozwiązań można zbudować środowisko pracy gotowe na wyzwania przyszłości – podsumowuje Dorota Osiecka.

*

Podstawę analizy stanowiły wyniki badań prowadzonych podczas pierwszych 18 miesięcy pandemii w latach 2020¬–2022 na próbie 3123 respondentów reprezentujących organizacje zatrudniające głównie pracowników wiedzy. Następnie, po zrealizowaniu pogłębionych badań ilościowych i jakościowych na przełomie 2021 i 2022 roku w anonimowej organizacji (nazwanej na potrzeby raportu „Hybrid Land”) zauważono mocniejszy zarys sygnałów zmian, które szerzej opisane są w przewodniku.