E-Doręczenia miały usprawnić procesy komunikacyjne, jednak rzeczywistość okazała się bardziej skomplikowana
Od 1 stycznia bieżącego roku, e-Doręczenia stały się nieodzownym elementem funkcjonowania wielu instytucji publicznych, takich jak urzędy skarbowe czy samorządy. Obowiązek ten dotyczy również zawodów zaufania publicznego, w tym adwokatów, radców prawnych oraz księgowych. System miał usprawnić procesy komunikacyjne, jednak rzeczywistość okazała się bardziej skomplikowana.
Magdalena Kordas, radca prawny i manager w Grupie Olesiński & Wspólnicy, w rozmowie z PAP podkreśla, że urzędy muszą przestrzegać określonych terminów, na przykład przy wysyłaniu decyzji podatkowych.
"W tym roku miało się to odbywać przez e-Doręczenia, czyli miało być szybciej, sprawniej i taniej dzięki masowym wysyłkom, tak się jednak prawdopodobnie nie stanie" – komentuje Kordas.
Użytkownicy często otrzymują komunikat o weryfikacji przesyłki, co może trwać od kilku godzin do nawet kilku dni
Jednym z głównych problemów jest czas dostarczenia przesyłek przez internet. W teorii, przesyłka powinna dotrzeć do urzędu niemal natychmiast po jej wysłaniu. W praktyce jednak, użytkownicy często spotykają się z komunikatem o weryfikacji przesyłki, co może trwać od kilku godzin do nawet kilku dni.
"Jeśli przesyłkę zanieślibyśmy na pocztę o 23:59, to dostalibyśmy pieczątkę i termin mamy zachowany, a przy e-Doręczeniach nie ma pewności" – wyjaśnia Kordas.
Dodatkowym wyzwaniem jest synchronizacja systemu e-Doręczeń z wewnętrznymi systemami obiegu dokumentów w urzędach, co również wpływa na efektywność całego procesu.
Wiele urzędów decyduje się na równoległe wysyłanie listów poleconych w formie papierowej
Niepewność co do terminowości dostarczania przesyłek może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Jeśli system wskaże, że przesyłka dotarła z opóźnieniem, mimo że została wysłana na czas, urzędy mogą stanąć przed pozwami ze strony obywateli lub firm.
"Biorąc to wszystko pod uwagę nie ma pewności, czy termin zostanie zachowany" – ostrzega Kordas.
W związku z tym wiele urzędów decyduje się na równoległe wysyłanie listów poleconych w formie papierowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, administracja publiczna może korzystać jedynie z usług Poczty Polskiej, co budzi frustrację, zwłaszcza że urzędy muszą płacić za każdą przesyłkę, nie mając pewności co do jej terminowego dostarczenia.
Od 1 kwietnia tego roku wszystkie spółki będą zobowiązane do posiadania adresu i skrzynki do e-Doręczeń. Magdalena Kordas wyraża obawy, co stanie się, gdy do systemu dołączą miliony nowych podmiotów. Mimo to, ekspertka dostrzega również pozytywne aspekty systemu, takie jak przejrzystość i łatwość obsługi skrzynek do e-Doręczeń.
Jednakże, nawet w tym obszarze pojawiają się problemy, takie jak długi czas oczekiwania na udzielenie dostępu do skrzynki wielu użytkownikom jednocześnie.
Reakcja Poczty Polskiej i działania naprawcze
Poczta Polska, jako operator wyznaczony, jest świadoma zgłaszanych problemów i podejmuje działania mające na celu ich rozwiązanie. W komunikacie prasowym zaznaczono, że najczęstsze problemy wynikają z nieprawidłowej konfiguracji systemów po stronie klientów. Poczta Polska zobowiązała się do współpracy z zaangażowanymi stronami w celu szybkiego identyfikowania i eliminowania przyczyn opóźnień.
PAP zwrócił się z zapytaniami do Ministerstwa Cyfryzacji w tej sprawie, oczekując na dalsze informacje dotyczące rozwoju sytuacji.
źródło: PAP
