Wniosek o urlop okolicznościowy. Kto i kiedy może go złożyć?

Życie lubi płatać nam figle, a pewnych zdarzeń losowych nie da się przewidzieć. Na szczęście polskie prawo gwarantuje dodatkowe przywileje osobom, które znalazły się w wyjątkowych okolicznościach. Nawet, jeżeli wykorzystałeś już dostępny urlop wypoczynkowy, masz szansę na wolne. W przypadku narodzin, ślubu lub śmierci bliskiej osoby przysługuje ci zwolnienie od pracy nazywane popularnie urlopem okolicznościowym.

O płatny urlop okolicznościowy wnioskuje się w przypadku szczególnej sytuacji rodzinnej lub osobistej. Wniosek o taki urlop można złożyć ze względu na narodziny, ślub lub zgon członka rodziny. O zwolnienie od pracy możesz starać się również w innych okolicznościach, które opisaliśmy szerzej w dalszej części artykułu.

Aby dostać urlop okolicznościowy, trzeba złożyć odpowiedni wniosek. Pracodawca nie jest uprawniony do przyznania takiego urlopu z własnej inicjatywy. O urlop okolicznościowy może wnioskować pracownik podlegający Kodeksowi pracy – z umową o pracę, mianowania, powołania lub wyboru.

Chcesz szybko znaleźć pracę? Zobacz oferty pracy na stronie lub w aplikacji Gratki

Warto pamiętać o tym, że urlop okolicznościowy można otrzymać tylko w kontekście najbliższej rodziny. Jeżeli potrzebujesz wolnego ze względu na wydarzenie dotyczące dalszego krewnego lub po prostu dlatego, że chcesz załatwić sprawy osobiste, możesz wnioskować o urlop wypoczynkowy lub urlop na żądanie. Wyjątek stanowi osoba, którą się opiekujesz i która jest na twoim utrzymaniu. Osoby zatrudnione uprawnione są do urlopu okolicznościowego w przypadku wydarzenia związanego z:

• dzieckiem
• żoną
• mężem
• matką
• ojcem
• macochą
• ojczymem
• siostrą
• bratem
• teściową
• teściem
• babcią
• dziadkiem
• inną osobą pozostającą na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką

Liczba dni urlopu okolicznościowego ze względu na narodziny dziecka, ślub lub zgon bliskiej osoby jest uzależniona od rodzaju zdarzenia, z powodu którego potrzebne jest wolne oraz stopnia pokrewieństwa członka rodziny. W przypadku najbliższej rodziny przysługują dwa dni wolne, natomiast w przypadku dalszej – jeden dzień wolny.

Wniosek o urlop okolicznościowy w wymiarze dwóch dni można złożyć w związku ze ślubem lub narodzinami dziecka. O dwa dni wolnego można wnioskować także w przypadku zgonu i pogrzebu:

• małżonka
• dziecka
• dziecka małżonka
• ojca
• matki
• ojczyma
• macochy

Na jeden dzień urlopu okolicznościowego można liczyć w przypadku ślubu dziecka. Urlop okolicznościowy w wymiarze jednego dnia przysługuje także z powodu zgonu i pogrzebu:

• siostry
• brata
• teściowej
• teścia
• babki
• dziadka
• innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką

Nie trzeba brać dwóch dni urlopu okolicznościowego pod rząd. Pracownik może wykorzystać urlop w dowolnym czasie, pod warunkiem, że występuje związek między dniami wolnymi a okolicznościami, które nie pozwalają mu przyjść do pracy.

Jeżeli żenisz się lub wychodzisz za mąż, przysługują ci dwa dni wolnego. Ślub dziecka uprawnia do jednego dnia wolnego. W celu otrzymania urlopu okolicznościowego na ślub należy przedłożyć pracodawcy odpowiedni wniosek.

Chcesz szybko znaleźć pracę? Zobacz oferty pracy na stronie lub w aplikacji Gratki

Warto podkreślić, że urlop okolicznościowy z okazji ślubu może być udzielony wyłącznie w przypadku ślubu cywilnego lub konkordatowego (wywołującego skutki zarówno wyznaniowe, jak i prawne). Urlop okolicznościowy nie przysługuje, jeżeli ma się odbyć wyłącznie ślub kościelny lub inny ślub wyznaniowy, który nie ma skutków prawnych.

Ojcowi, któremu urodziło się dziecko, przysługują dwa dni urlopu okolicznościowego. Decyzja, kiedy weźmie wolne, należy do niego. Nie musi tego robić zaraz po narodzinach. Ponadto może rozłożyć wykorzystanie urlopu w czasie tak, aby jeden dzień nie następował po drugim. Ze zrozumiałych względów o ten rodzaj urlopu zazwyczaj wnioskują świeżo upieczeni ojcowie.

Najbardziej przykrą sytuacją, w której można wnioskować o urlop okolicznościowy, jest odejście kogoś bliskiego. Jeżeli stracisz: żonę, męża, dziecko, matkę, ojca, macochę lub ojczyma, masz prawo do dwóch dni wolnego, które nie wpłyną na stan twojego urlopu wypoczynkowego. Możesz wykorzystać ten czas na przygotowania do pogrzebu lub dojście do siebie.

W przypadku śmierci: siostry, brata, babci, dziadka, teściowej, teścia lub kogoś innego, nad kim sprawowałeś opiekę i kto był na twoim utrzymaniu, przysługuje ci urlop okolicznościowy w wymiarze jednego dnia. Warto pamiętać jednak o tym, że niektórzy pracodawcy oczekują okazania aktu zgonu.

Oprócz urlopu okolicznościowego rodzice dzieci, które nie ukończyły 14 lat, mogą wziąć dwa dni płatnego urlopu rocznie na opiekę nad dzieckiem. Ten wymiar urlopu obowiązuje bez względu na liczbę posiadanych dzieci. Urlop na dziecko masz wykorzystać w dowolnym terminie – dni wolne nie muszą po sobie następować.

Polskie prawo chroni również osoby, którym pracodawca wypowiedział umowę o pracę. Jeżeli pracujesz w okresie wypowiedzenia, a pracodawca nie zwolnił cię z obowiązku wykonywania pracy, masz prawo do wolnego. Osobom z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia przysługują trzy dni wolne na szukanie pracy, natomiast osobom z 14-dniowym okresem wypowiedzenia – dwa dni. Możesz je wykorzystać na przygotowanie CV, przeglądanie oferty pracy czy rozmowę kwalifikacyjną.

Płatny urlop okolicznościowy nie przysługuje w przypadku wezwania do sądu, prokuratury czy na policję. Jeżeli otrzymasz urzędowe pismo wzywające cię do osobistego stawienia się w określonym miejscu i czasie, np. na sprawie rozwodowej, masz prawo do wolnego, jednak w takiej sytuacji otrzymasz tylko bezpłatny urlop. Pismo może wysłać:

• organ administracji rządowej
• organ administracji samorządowej
• sąd
• prokuratura
• policja
• instytucja prowadząca postępowanie w sprawach o wykroczenia

Jeżeli dostaniesz takie pismo i weźmiesz wolne, możesz wnioskować o rekompensatę pieniężną. Warto również pamiętać o tym, że niektóre zakłady pracy mają własne regulacje odnośnie urlopów okolicznościowych – niekiedy pracownikom przysługują dodatkowe dni wolne. Przepisy obowiązujące u ciebie w pracy sprawdzisz w zakładowym regulaminie pracy.

Krwiodawcy mają prawo do wolnego na czas oddania krwi. Przysługuje im zwolnienie od pracy. Jeżeli stacja krwiodawstwa wyznaczy termin badań okresowych w czasie pracy, a pracownik nie może przeprowadzić ich w czasie wolnym, to także przysługuje mu prawo do urlopu. Zachowuje on wówczas prawo do takiego samego wynagrodzenia jak w przypadku urlopu wypoczynkowego.

O urlop okolicznościowy wnioskuje się tak samo jak o każdy inny urlop. Zazwyczaj pracodawcy udostępniają specjalne portale pracownicze, przez które można wypełnić odpowiedni formularz. Aby dostać urlop okolicznościowy, należy podać termin, w jakim potrzebne jest wolne i złożyć stosowny wniosek. Warto również zgłosić swoją potrzebę przełożonemu. Urlop okolicznościowy przysługuje dopiero po zaakceptowaniu wniosku przez szefa.

W związku z przyznaniem urlopu okolicznościowego przełożony może poprosić cię o okazanie dokumentów świadczących o tym, że wydarzenie rzeczywiście miało miejsce. O ile pracownik przebywający na L4 musi mieć zwolnienie lekarskie (od 1 stycznia obowiązują e-zwolnienia wystawiane przez lekarza i widoczne w systemie online), o tyle w przypadku urlopu okolicznościowego dowodem może być taki dokument, jak

• akt urodzenia lub jego odpis
• akt małżeństwa lub jego odpis
• akt zgonu lub jego odpis

Pracodawca nie ma natomiast prawa robić kserokopii takich dokumentów. Jeżeli przełożony zwróci się do ciebie z prośbą o akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu, możesz go donieść do zakładu pracy po zakończeniu urlopu.

Niestety, złożenie wniosku o urlop okolicznościowy nie zawsze jest równoznaczne z przyznaniem urlopu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może nie wyrazić zgody na wolne. Urlop okolicznościowy nie przysługuje pracownikom, którzy przebywają na urlopie wypoczynkowym lub zwolnieniu lekarskim.

Chcesz szybko znaleźć pracę? Zobacz oferty pracy na stronie lub w aplikacji Gratki

Jeżeli nieprzewidziana okoliczność miała miejsce w trakcie twojego wypoczynku, możesz wnioskować o anulowanie urlopu wypoczynkowego, a następnie – złożyć wniosek o urlop okolicznościowy. Pracodawca nie musi jednak wyrazić zgody na taką zamianę.

Urlop okolicznościowy jest niezależny od urlopu wypoczynkowego. Biorąc go, nie zmniejszysz liczby przysługujących ci dni wolnych, a rezygnując z niego – nie zwiększysz liczby przysługujących ci dni wolnych. Za niewykorzystany urlop okolicznościowy nie otrzymasz także ekwiwalentu pieniężnego.

Pracownikowi przebywającemu na urlopie okolicznościowym przysługuje pełne wynagrodzenie za pracę – stawka, do jakiej masz prawo w okresie niewykonywania pracy. Wysokość wynagrodzenia jest obliczana na takich samych zasadach jak w przypadku urlopu okolicznościowego.

Jeżeli potrzebujesz wolnego z uwagi na okoliczności opisane powyżej, a nie chcesz składać wniosku o urlop wypoczynkowy, skorzystaj z urlopu okolicznościowego. Dzięki temu zaoszczędzisz dni wolne, będziesz mieć czas na wzięcie udziału w uroczystościach, zajęcie się dzieckiem, oddanie krwi czy poszukiwanie pracy.