Koniec służbowych rozmów telefonicznych i e-maili jest już bliski. Co je zastąpi?

Aż 67 proc. pracowników uważa, że narzędzia on-line wykorzystywane wewnątrz firmy mogą usprawnić komunikację z pracownikami. Co więcej, 56 proc. jest zdania, że mogą one wyeliminować dotychczasowe formy kontaktu jak e-maile i rozmowy telefoniczne w firmach – wynika z raportu emplo „Efektywność biznesowa zaczyna się od komunikacji wewnętrznej”.

Duże zainteresowanie kompleksowym narzędziem komunikacji wewnętrznej potwierdzają wewnętrzne dane emplo, z których wynika, że aż 7 na 10 pracowników przynajmniej raz w tygodniu loguje się na wdrożoną w firmie platformę komunikacji wewnętrznej.

- Dziś w komunikacji wewnętrznej nie chodzi tylko o przekazywanie informacji z góry na dół, ale o budowanie środowiska pracy, które współtworzą pracownicy i na które mają realny wpływ. Takiej demokracji nauczyły nas platformy społecznościowe, z których wszyscy korzystamy prywatnie. Budowanie komunikacji wewnętrznej w organizacjach w oparciu o dokładnie te same społecznościowe mechanizmy to dziś konieczność i odpowiedź pracodawcy na oczekiwania pracowników. Jak wynika z naszego badania, większość zatrudnionych uważa, że nowe technologie mogą istotnie wspierać firmę w budowaniu skutecznej komunikacji wewnętrznej – mówi Paweł Leks, CEO, emplo.

W swoim badaniu emplo sprawdziło, w jakiej mierze zdaniem respondentów technologia może wesprzeć firmy w budowaniu skutecznej komunikacji wewnętrznej. Niemal 7 na 10 pracowników potwierdziło, że narzędzia on-line wykorzystywane wewnątrz firmy mogą usprawnić komunikację z pracownikami. Podobna grupa respondentów (65,7 proc.) zadeklarowała, że chciałaby mieć dostęp do jednego rozwiązania on-line gromadzącego w jednym miejscu komplet informacji o firmie, prowadzonych w niej projektach i pracownikach. Co więcej, ponad połowa badanych (56,1 proc.) uznała rozwiązania on-line za skuteczną alternatywę dla e-maili i rozmów telefonicznych wewnątrz organizacji.

Przewagę internetowej platformy komunikacji wewnętrznej nad standardowymi e-mailami zauważa Aleksandra Jankowska-Bożyk, HR and Organization Director w PZ Cormay S.A. Producent odczynników diagnostycznych i dystrybutor światowej klasy aparatury medycznej zatrudnia w Polsce ok. 200 osób, pracujących w 3 lokalizacjach, zarówno w biurach, jak i zakładzie produkcyjnym. – Nasza firma posiada również przedstawicielstwa za granicą, m.in. w Rosji i spółkę w Szwajcarii, w związku z czym komunikacja wewnętrzna jest kluczowym elementem dobrej współpracy.
- Z uwagi na to, że w naszej grupie kapitałowej pracują osoby różnych narodowości, komunikację prowadzimy w dwóch językach. A zależy nam, aby nasi pracownicy mieli dostęp do informacji firmowych w jednym miejscu i czasie, co bez wsparcia technologii nie byłoby możliwe. Taka platforma łączy w sobie funkcje e-maila, Intranetu, Skype’a i Facebooka. Każdy pracownik ma możliwość dotarcia do praktycznie każdej informacji, a przy tym jego skrzynka e-mailowa nie jest obciążana dużą liczbą wiadomości – podkreśla Aleksandra Jankowska-Bożyk z PZ Cormay S.A.

Duże zainteresowanie społecznościowymi narzędziami komunikacji wewnętrznej potwierdzają dane pochodzące z systemu emplo. Wynika z nich, że w 2016 roku aż 71 proc. pracowników przynajmniej raz w tygodniu zalogowało się na wdrożoną w firmie platformę online. Średni czas jednej wizyty wyniósł 7 minut.

- Ogromny technologiczny postęp w obszarze komunikacji wewnętrznej związany jest z jednej strony z potrzebą szybkiego i skutecznego dotarcia z informacją wewnątrz organizacji, ale również z pojawieniem się nowych pokoleń, które nieco inaczej podchodzą do komunikacji. Młodsi dużo czasu spędzają wirtualnie, a platformy społecznościowe stanowią ich codzienność. Nowoczesne technologie stają się więc naturalnym sprzymierzeńcem dynamicznych zmian i coraz więcej pracodawców zdaje sobie z tego sprawę. Tylko w 2016 roku liczba klientów korzystających z emplo potroiła się – mówi Paweł Leks z emplo.

Użytkownicy platformy mają do dyspozycji wiele różnorodnych funkcjonalności, wśród których trzy grupy budzą największe zainteresowanie. Pierwsza dotyczy wielokierunkowej komunikacji w firmie, w ramach której pracownicy piszą artykuły, posty i komentarze, publikują zdjęcia czy wypełniają ankiety.

Po drugie, emplo przyczynia się do usprawniania procesów firmowych poprzez możliwość wypełniania wszelkich wniosków firmowych: od urlopowych i L4 przez wnioski o wizytówki po dowolnie zdefiniowane przez firmę procesy. Trzecia grupa funkcjonalności związana jest z obszarem oceny i rozwoju pracowników. Platforma umożliwia m.in. określanie celów indywidualnych, przygotowywanie i wypełnienie kwestionariuszy oceny okresowej czy oceny kompetencji.

Aleksandra Jankowska-Bożyk z PZ Cormay S.A. wskazuje, że część funkcjonalności jest szczególnie istotna z punktu widzenia pracodawcy, a część bardzo doceniają sami pracownicy.
– Jako pracodawca najczęściej korzystam z narzędzi typu ocena roczna, ankiety zaangażowania, wyznaczanie celów czy planowanie urlopów. Obecnie wdrażamy system zarządzania wiedzą, co będzie ogromnym krokiem w rozwijaniu kompetencji pracowników w naszej organizacji. Równie cenna jest dla nas możliwość publikowania w jednym miejscu aktualności. Są to m.in. informacje o nowych osobach, wprowadzanych produktach, jak i te, które dotyczą narodzin dzieci naszych pracowników, ich hobby czy prywatnych osiągnięć. Z drugiej strony, pracownicy chętnie odnoszą się do informacji w aktualnościach dając swoje komentarze pod nimi czy współtworząc artykuły. Dla nich wartościowe są też informacje o stanowiskach poszczególnych osób w organizacji oraz moduł do zarządzania urlopami – mówi Aleksandra Jankowska-Bożyk.

Potrzeba zmiany w sposobie prowadzenia komunikacji wewnętrznej i większego nacisku na technologiczne rozwiązania społecznościowe jest najbardziej widoczna w przypadku dwóch rodzajów organizacji. Po pierwsze, w największych firmach zatrudniających kilkaset czy kilka tysięcy pracowników. W firmach zatrudniających powyżej 500 osób, 70 proc. zapytanych chciałoby mieć dostęp do takiego rozwiązania online, podczas gdy w organizacjach zatrudniających od 51 do 250 osób odsetek ten wynosi 65 proc.. Podobnie, pracownicy największych firm częściej niż pracownicy średnich podmiotów uważają, że narzędzia online mogą zastąpić standardowe dziś formy komunikacji wewnętrznej, takie jak telefon czy e-mail – 61,4 proc. vs. 55,9 proc.

Czytaj też:
Sejm uchwalił nowe prawo o szybkiej eksmisji na bruk. Czy teraz może ona spotkać każdego lokatora?

Po drugie, technologia przybywa z odsieczą szczególnie w firmach z rozproszoną strukturą, w których zatrudnione osoby pracują w różnych lokalizacjach i w różnym trybie. Statyczną pracę przy biurku coraz częściej zamieniamy na pracę w drodze na spotkanie, w pociągu czy w kawiarni. W firmach, które mierzą się z takimi wyzwaniami, usprawnienie komunikacji wewnętrznej jest podstawą efektywnej działalności.
– Wśród współpracujących z nami przedsiębiorstw są organizacje z oddziałami rozsianymi po całej Polsce i w różnych krajach, z osobami pracującymi w trybie zmianowym oraz korzystającymi z pracy zdalnej. Możliwość natychmiastowego dotarcia z firmowymi informacjami do każdej osoby, także tej nie pracującej przy komputerze, a korzystającej głównie ze smartfona, jest kluczową wartością dla zarządów i menedżerów. Jeśli na dodatek pracownicy mają możliwość zabrania głosu i współtworzenia firmowej społeczności, tworzy to dodatkową wartość – podkreśla Paweł Leks z emplo.

Obejrzyj wideo
60sekundBIZNESU - Dlaczego w Polsce tak ciężko prowadzić firmę?