Polka organizuje 200 ślubów rocznie na całym świecie, nie tylko nad oceanem

Zacznijmy od tego skąd pomysł na ten biznes? 

Pomysł na firmę przyszedł jako konsekwencja mojego własnego ślubu, ale jego fundamentem było marzenie, które miałam już jako nastolatka. Wyobrażałam sobie dzień mojego ślubu, noc poślubną i całą tę wyjątkową otoczkę — środek oceanu, willa z przeszkloną podłogą, kolacja pod gwiazdami. Kiedy więc przyszło do organizacji mojego własnego ślubu, dokładnie wiedziałam, czego chcę. Co prawda, dla mojego narzeczonego i rodziny był to niemały szok, ale mimo zaskoczenia nikt nie próbował odwodzić mnie od tej decyzji. Dzięki temu udało nam się spełnić moje marzenie w 100%. I uważam, że wyjątkowy ślub, w pięknych okolicznościach, na własnych warunkach to najpiękniejszy sposób, by rozpocząć małżeństwo.

Po ślubie zorganizowaliśmy również sesje zdjęciowe w kilku pięknych miejscach na świecie — na Malediwach, w Dubaju i w Paryżu. Zdjęciami oraz relacją z naszej ceremonii podzieliliśmy się w internecie. To wtedy pojawił się ogromny odzew — najpierw znajomi, potem znajomi znajomych, aż w końcu zupełnie obcy ludzie zaczęli się ze mną kontaktować z pytaniem: „Czy zorganizujesz nam podobny ślub?”

Na początku zorganizowałam pierwsze trzy śluby samodzielnie. Szybko jednak zapytań było coraz więcej, więc zatrudniłam pierwszą osobę do pomocy i tak firma zaczęła się rozrastać.

Dziś to ponad 160 pracowników i współpracowników na całym świecie, w tym 10-osobowy zespół w Polsce. Współpracujemy także z szeroką siecią partnerów biznesowych — od lokalnych koordynatorów i fotografów, aż po firmy zajmujące się transportem i zakwaterowaniem. Dzięki temu możemy realizować marzenia o ślubach w najpiękniejszych zakątkach świata.

Czy jest coś co szczególnie pomaga w realizowaniu marzeń?

Chyba odwaga. Ja jestem osobą, która ma dużą odwagę w życiu — chociaż długo nawet nie wiedziałam, że to jest odwaga. Dla mnie to było po prostu działanie. Jak mam marzenie, to nie zastanawiam się ‘czy się da’, tylko ‘jak się da’. To jest mój największy talent — realizowanie marzeń i wspieranie innych, by robili to samo. 

W tej pracy najważniejsze jest dawanie ludziom wsparcia i pokazanie, że naprawdę można zorganizować ślub na swoich zasadach, gdziekolwiek chcą. To daje mi ogromną satysfakcję. 

Wiele osób myśli, że ślub za granicą to luksus tylko dla celebrytów i milionerów. Kto naprawdę może sobie pozwolić na taki ślub?

To mit, że ślub za granicą jest tylko dla bardzo majętnych osób. Jasne, organizowaliśmy śluby dla celebrytów czy zamożnych biznesmenów, ale mnóstwo naszych klientów to zwykli ludzie: sprzedawczyni, hydraulik, pracownik korporacji. Pamiętam parę, która mówiła: „U nas we wsi nikt nigdy nie był za granicą, a co dopiero na ślubie”. A jednak się udało. 

Ze wzruszeniem wspominam też nauczycielkę, która długo odkładała pieniądze na ten wyjątkowy dzień i spełniła swoje marzenie o ślubie innym niż wszystkie. Takich historii jest wiele. Najtańszy ślub można zorganizować już od 20 tys. zł — czyli często taniej niż tradycyjne wesele w Polsce.

Jakie miejsca pary wybierają najczęściej? A które zorganizowane przez Victoria Travel śluby były najbardziej egzotyczne lub nietypowe?

Najczęściej wybierane są ciepłe kraje: Dominikana, Bali czy Tajlandia, bo jednak polskim parom marzy się plaża, słońce i turkusowa woda. Chętnie biorą też śluby w Europie np. w Chorwacji. Ale są też pary, które idą pod prąd i wybierają bardziej nietypowe destynacje, jak np. Islandia. Sesja w białej sukni na czarnym piasku i skałach wygląda wyjątkowo.

Największy ślub, jaki zorganizowaliśmy, odbył się na Mauritiusie — w pięciogwiazdkowym hotelu, z udziałem 150 gości. Para młoda pokryła wszystkie koszty dla gości — przeloty, noclegi, całą uroczystość.

Ale są też pary, które decydują się na zupełnie kameralne ceremonie — z kilkoma bliskimi osobami. I to jest w tym wszystkim najpiękniejsze — że każdy może zrobić ten dzień dokładnie po swojemu.

Wspomnieliśmy już trochę o liczbach, więc podsumujmy. Ile kosztuje ślub za granicą? Od najtańszego po najbardziej luksusowy?

Koszt ślubu za granicą jest bardzo elastyczny i zależy od oczekiwań pary młodej. Najtańszy ślub, łącznie z podróżą poślubną, formalnościami i wszystkimi podstawowymi kosztami, można zorganizować już za 20 000 zł. To mniej niż koszt tradycyjnego wesela w Polsce, gdzie presja społeczna związana z zapraszaniem dużej liczby gości potrafi znacząco podbić budżet. Wiele par, szukając alternatywy dla klasycznych wesel, odkrywa, że ślub za granicą może być nie tylko bardziej kameralny i wyjątkowy, ale też korzystniejszy finansowo.

Dla osób marzących o egzotycznych lokalizacjach, takich jak Bali, Dominikana, Sri Lanka czy Meksyk, budżet zaczyna się od około 30 000 zł. Większość organizowanych przez nas ślubów mieści się w przedziale 30-50 tys. zł, co pozwala na pełną ceremonię i podróż poślubną w wybranym miejscu. 

Zdarzają się jednak również śluby o bardziej prestiżowym charakterze — największy, jaki zorganizowaliśmy, odbył się na Mauritiusie w pięciogwiazdkowym hotelu, z udziałem 150 gości, gdzie koszt za osobę wyniósł 30 tysięcy złotych i para młoda płaciła za gości. 

Niezależnie od skali wydarzenia, staramy się zawsze dostosować ofertę do potrzeb pary młodej — czy marzy o intymnej ceremonii tylko we dwoje, czy o hucznym ślubie z rodziną i przyjaciółmi.

W Polsce w 2025 roku tzw. „talerzyk” na weselu to koszt około 300-350 zł, który ponoszą młodzi. Czy para decydująca się na ślub za granicą musi pokrywać koszty za swoich gości?

Bardzo rzadko para młoda płaci za podróż i noclegi swoich gości. To kolejny mit, który w Polsce wciąż jest żywy — że „wypada” zapłacić za wszystko, bo inaczej to wstyd. Tymczasem w wielu krajach to absolutna norma, że goście sami pokrywają koszty swojego przyjazdu, a nawet jedzenia czy alkoholu na weselu. My szeroko o tym mówimy naszym parom i edukujemy je od samego początku, żeby zrozumiały, że to żaden wstyd powiedzieć bliskim: „Słuchajcie, marzymy o ślubie na plaży w ciepłych krajach, ale nie jesteśmy w stanie opłacić wszystkim podróży. Może pojedziemy razem na wakacje, a my zadbamy o poczęstunek i szampana?”.

Większość par jest mile zaskoczona reakcją gości — często okazuje się, że ludzie są zachwyceni pomysłem połączenia ślubu z wakacjami i chętnie dołączają, pokrywają własne koszty podróży. Podpowiadamy też naszym parom, jak rozmawiać z rodziną i znajomymi, jeśli czują opór lub stres. Czasem wystarczy prosta propozycja: „Chcemy, żebyście z nami byli, ale jeśli nie możecie — to rozumiemy”. Goście doceniają szczerość, a pary zyskują wolność w organizacji swojego wymarzonego dnia.

30 proc. naszych ślubów to tylko para młoda i świadkowie. Kolejne 30-40 proc. to kameralne ceremonie z 5-10 osobami — najbliższa rodzina. Reszta to większe imprezy: 30, 50, a nawet 100 osób.

Jakie są największe wyzwania w prowadzeniu biznesu ślubów za granicą? Czy chodzi głównie o kwestie regulacyjne, czy raczej o coś innego?

Największym wyzwaniem w tym biznesie nie są kwestie prawne czy podatkowe — choć oczywiście są ważne i branża turystyczna nie ma lekko  — ale zderzenie oczekiwań par młodych z realiami lokalnych warunków. Pary często mają bardzo precyzyjne wizje, które świetnie sprawdziłyby się na tradycyjnym polskim weselu, ale za granicą mogą być trudne do zrealizowania lub wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Weźmy chociażby menu. W Polsce, kiedy ustalamy weselne potrawy, możemy precyzyjnie zaplanować każde danie: trzy rodzaje mięs? Nie ma problemu. Konkretny rodzaj ryby? Też się znajdzie. Wystarczy zamówić u dostawcy. Za granicą działa to trochę inaczej. Często kucharze korzystają z tego, co lokalne i świeże. Jeśli panna młoda zażyczyła sobie paprykę z grilla, a akurat w danym dniu dostawy będą słabsze, kucharz po prostu wybierze inne warzywo — bo nikt nie poda klientowi czegoś nieświeżego. Jeśli parze bardzo zależy na konkretach, to trzeba to wcześniej omówić i przygotować się na dodatkowe koszty lub szukać specjalnych dostawców.

Podobnie jest z dekoracjami. Mieliśmy parę młodą, która wymarzyła sobie określone kwiaty i kolorystykę — niestety w danym kraju te kwiaty były niedostępne. Rozwiązanie? Sprowadziliśmy kilka tirów pełnych kwiatów z zagranicy. Koszt był spory, ale efekt zapierał dech w piersiach. Zdarzały się też sytuacje, kiedy parze zależało na konkretnej kolorystyce świec czy ozdób i trzeba było je sprowadzać z innego kraju.

Dlatego naszą rolą jest nie tylko organizacja ślubu, ale też edukowanie par i pokazywanie im, jak działają lokalne realia. Mówimy wprost: “To możemy zrobić, ale będzie drożej” lub “Tu możemy być elastyczni, ale trzeba odpuścić perfekcję”. 

To są największe wyzwania — zarządzanie oczekiwaniami, tłumaczenie różnic kulturowych i umiejętność przekonania pary, że nie każda wizja przeniesie się 1:1 na inną rzeczywistość.

W branży ślubnej działasz już 18 lat. Ile ślubów rocznie organizuje Victoria Travel?

W pierwszym roku były to 3 śluby. 10 lat temu robiliśmy już 20 ślubów rocznie. Potem, 5 lat później, ta liczba wzrosła do 60 ślubów rocznie. A teraz organizujemy prawie 200 ślubów rocznie.

Przykład tego biznesu to przykład odwagi w spełnianiu marzeń — zarówno własnych, jak i innych ludzi. Ale pandemia COVID-19 dotknęła nie tylko branżę ślubną, ale i turystyczną. Jak udało Ci się przetrwać ten trudny czas i co ta sytuacja nauczyła Cię o prowadzeniu biznesu?

Pandemia była dla mnie ogromnym wyzwaniem. Prowadziłam wówczas biuro podróży, agencję eventową i firmę organizującą śluby za granicą — czyli trzy branże, które ucierpiały najbardziej. Zamiast usiąść z załamanymi rękami, wiedziałam, że muszę działać.  

Czułam ogromną odpowiedzialność za mój zespół. Zwolnienie kogokolwiek nawet nie przyszło mi do głowy — choć to mogło oznaczać ogromne koszty i straty finansowe. Śledziłam zagraniczne media i wiedziałam, że lockdown jest nieunikniony. W weekend, tuż przed jego ogłoszeniem w Polsce, powiedziałam zespołowi: „Zabierzcie komputery, od poniedziałku pracujemy z domu. I będziemy musieli sprzedawać coś innego”. Nie wiedziałam jeszcze co, ale do poniedziałku wymyśliłam.

Zorientowałam się, że największy problem mają rodzice pracujący zdalnie – nie wiedzieli, co zrobić z dziećmi. Tak narodził się pomysł na zdalne animacje, lekcje i zajęcia tematyczne. Byliśmy pierwszą firmą, która to zrobiła. Dzięki temu utrzymaliśmy cały zespół. Nie zmniejszyłam wynagrodzeń.

Ta sytuacja nauczyła mnie, że w biznesie oprócz odwagi kluczowe są elastyczność i umiejętność szybkiego dostosowania się do zmieniających się warunków. Straciłam ogromny majątek, ale jednocześnie zyskałam coś cennego — przyspieszyłam swoje marzenie o byciu  biznesową nomadką aż o trzy lata.  

Dziś prowadzę firmę z dowolnego miejsca na świecie — pół roku mieszkam w Azji, pół roku w ciepłych częściach Europy. I choć pandemię wspominam jako trudny czas, to właśnie ona pokazała mi, że nawet największy kryzys można przekuć w coś dobrego. 

Jak wygląda zarządzanie zespołem rozproszonym po różnych krajach?

Ponieważ całe życie podróżuję i realizuję śluby w ponad 100 miejscach na całym świecie, naturalne jest dla mnie zarządzanie przez telefon, maila, a od kilku lat także przez komunikatory online. 

Staram się odwiedzać także naszych współpracowników zagranicznych, a gdy wpadam do Polski, zależy mi, aby spotkać się osobiście z osobami pracującymi w różnych regionach Polski.

Jak radziliście sobie z klientami, którzy musieli zmienić plany?

Większość ślubów trzeba było przekładać, a klienci w panice dzwonili po zwroty. Problem w tym, że pieniądze były już u hoteli, linii lotniczych i podwykonawców. Negocjowaliśmy zmiany terminów.

Pomogła nam też gwarancja turystyczna, którą niestety nie wszystkie firmy posiadają. Ona dawała klientom pewność, że nawet w razie upadku firmy odzyskają swoje pieniądze.

W jaki sposób pozyskujecie klientów? Czy głównym kanałem są polecenia, czy może stawiacie na media społecznościowe?

Pozyskiwanie klientów w naszej branży to miks działań marketingowych, choć zdecydowanie największą rolę odgrywają media społecznościowe. Obecnie najwięcej klientów trafia do nas właśnie przez social media — głównie przez Instagram i LinkedIn, gdzie jestem bardzo aktywna na swoim profilu. Równocześnie prowadzimy firmowe media społecznościowe i stronę internetową, przez którą przechodzą liczne zapytania ofertowe. 

Jednak kluczowe w naszej komunikacji jest inspirowanie ludzi. Chcę, żeby pary młode widziały, że ślub za granicą jest dla każdego — nie tylko dla celebrytów czy milionerów. Dlatego pokazuję historie naszych klientów — zarówno tych, którzy zdecydowali się na luksusowe ceremonie, jak i tych, którzy zorganizowali kameralne śluby za skromniejszy budżet.

Nie ograniczamy się tylko do internetu. Media tradycyjne też odgrywają rolę — pojawiamy się w telewizji, radiu czy prasie. W ten sposób edukujemy rynek i pokazujemy, że ślub za granicą może być dostępny dla wielu par.

Jak będzie wyglądała firma w kolejnych latach?

Coraz częściej jestem proszona o rozszerzenie oferty na inne rynki. Pomimo, że ja od kilku lat już nie mieszkam w Polsce, moja spółka ma biuro stacjonarne w Warszawie, płacę podatki w Polsce i z pobudek patriotycznych wspieram w spełnianiu marzeń głównie polskich obywateli. 

Naszymi klientami są także pary międzynarodowe polsko - brytyjskie, polsko-niemieckie, polsko-holenderskie, czy też polsko-ukraińskie. Trafiają do nas także pary całkowicie spoza Polski - z polecenia lub gdy na zagranicznych wakacjach widzą naszą ekipę w trakcie realizacji ślubu. 

Ponieważ mój model biznesowy jest oparty na coraz większej automatyzacji procesów, wraz z rozpoznawalnością marki i pozycji na rynku, otrzymałam także​ propozycję sprzedaży udziałów w spółce od inwestorów, którzy są zainteresowani skalowaniem na nowe rynki oraz międzynarodową ekspansję. 

Zaczynam się nad tym zastanawiać, ponieważ z jednej strony super jest prowadzić firmę „po swojemu”, ale z drugiej strony mam świadomość, że inwestorzy mogliby ją rozwinąć na inne rynki i oprócz Polaków, wesprzeć także ogrom innych par w realizacji wymarzonego ślubu za granicą.

Co jest największą dumą w tym biznesie?

Myślę, że jestem dumna z drogi, którą przeszłam – od organizacji własnego ślubu marzeń po stworzenie międzynarodowej agencji realizującej 200 ceremonii rocznie i że wciąż sprawia mi to ogromną radość. Satysfakcja z misji, jaką realizujemy w biznesie jest bardzo ważna.

Dziękuję za rozmowę.