8 elementów efektywnej pracy zespołowej. Zobacz, jak zarządzać zespołem online

Pandemia COVID-19 całkowicie zmieniła nasze podejście do pracy zespołowej. Pracodawcy stanęli przed koniecznością koordynowania działań ludzi, którzy znajdują się w różnych miejscach. Obecne czasy skłaniają także team leaderów do podnoszenia swoich kompetencji miękkich. Pojawia się pytanie, jak efektywnie zarządzać pracą zespołową online.

- Wymóg zachowania dystansu społecznego, niepewność i zmienność rzeczywistości COVID-owej wymuszają nowe podejście do zarządzania zespołem. Jednocześnie, obecna sytuacja działa jak soczewka, eksponując wszelkie niedoskonałości warsztatu menedżerskiego, budząc u podwładnych silne emocje i zagrażając wynikowi operacyjnemu – mówi Karina Popieluch, ekspertka w obszarze HR z Akademii Leona Koźmińskiego.

Według twórczyni studiów podyplomowych HR Business Partner oraz Senior HR Business Partner, przy przejściu na pracę zdalną warto zatroszczyć się o odpowiednie środowisko pracy. Przede wszystkim narzędzia, z których korzystają pracownicy, powinny być jak najbardziej intuicyjne i przyjazne w obsłudze. Ich ilość należy ograniczyć do minimum. Ponadto dobrze jest opracować procedury, standardy i zasady używania dopuszczalnych w firmie kanałów komunikacji. Te same standardy powinny obowiązywać wszystkich pracowników.

Rolą pracodawcy jest także zadbanie o to, aby pracownicy rozwijali kompetencje przydatne podczas pracy zdalnej, zwłaszcza że nie są one tożsame z umiejętności wykorzystywanymi w biurze. Dobrą praktyką jest organizacja szkoleń z obsługi systemów i programów wykorzystywanych w firmie, w tym z organizacji pracy własnej. Obowiązujące w organizacji procedury powinny być dla wszystkich jasne.

Niezwykle pomocne dla pracowników mogą być materiały wideo z tutorialami i pomocami do obsługi narzędzi wykorzystywanych w pracy. Nagrania można przechowywać na dysku wspólnym lub platformie e-learningowej, tak aby zapewnić do nich dostęp w dowolnym momencie. Należy przy tym zadbać o przepływ informacji, który gwarantuje, że każdy będzie wiedział, gdzie szukać pomocy.

Jak wskazuje ekspertka z Akademii Leona Koźmińskiego, w czasach pandemii bardzo dużą rolę odgrywa zaangażowanie pracowników. Kluczową rolę odgrywa tutaj regularny kontakt członków zespołu z team leaderem bądź liderem projektu. Pracownicy powinni czuć, że mają realny wpływ na tworzone rozwiązania. Z pomocą przychodzą pracodawcy technologie do budowania społeczności. Korzystając z takich aplikacji jak Slack czy Microsoft Teams, członkowie zespołu mogą być ze sobą w stałym kontakcie, dzięki czemu dostają namiastkę bycia razem.

Równie ważne jest zarządzanie celami, zarówno tymi krótkoterminowymi, jak i długoterminowymi. Karina Popieluch zaznacza, że głównie cele krótkoterminowe determinują działania pracowników. Cele powinny być sprecyzowane, ale jednocześnie elastyczne, zwłaszcza teraz, gdy jesteśmy szczególnie podatni na zmiany.

Ekspertka zaleca, aby koncentrować się na wynikach, a nie czasie pracy. Powinny one być na bieżąco monitorowane. Należy także zadbać o to, aby członkowie zespołu otrzymywali regularnie feedback.

- W tym trudnym czasie prawdziwym wyzwaniem dla liderów są przede wszystkim: wyznaczenie celów, monitoring wyników w czasie rzeczywistości VUCA (z ang. zmienność, niepewność, złożoność i niejednoznaczność), ustalenie i uzupełnienie niezbędnych dla menadżera kompetencji własnych i zespołowych, a także – zaprojektowanie systemu skutecznej i angażującej komunikacji wewnątrz firmy – wylicza konsultantka.

Przejście na model pracy zdalnej lub hybrydowej, polegającej na łączeniu pracy w biurze z pracą w domu, wymaga od pracodawcy dużej elastyczności. Warto jednak zaryzykować, gdyż epidemia COVID-19 wymusiła na firmach przeniesienie możliwie dużej ilości działań do internetu, a znaczenie pracy online cały czas rośnie.

- Aby ta zmiana się powiodła, wymagane jest „nowe otwarcie” i zastosowanie innego niż dotychczas podejścia. W najbliższej przyszłości będziemy doceniać nie ilość czasu pracy, lecz jej wyniki; nie dotychczasowe kompetencje pracowników, a ich otwartość na zmiany i tempo uczenia się; nie posłuszeństwo i pracę odtwórczą, a projektowanie rozwiązań, samodzielność oraz proaktywność w rozwiązywaniu problemów – ocenia wykładowczyni.

Lockdown uświadomił nam jeszcze jedną, bardzo ważną rzecz. Ograniczony kontakt z ludźmi i niemożność wychodzenia z domu miały negatywny wpływ zarówno na nasze zdrowie fizyczne, jak i psychiczne. W trakcie zamknięcia wiele osób zaczęło inaczej spędzać czas wolny, a na popularności zyskały: zajęcia sportowe online, joga czy wyzwania dla aktywnych. Aktywność fizyczna sprzyja zachowaniu równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Ma ona kluczowe znaczenie dla pracowników zdalnych, którzy prowadzą siedzący tryb życia.

Karina Popieluch podkreśla, że pracodawca powinien dbać o well-being swoich pracowników – ich sprawność fizyczną, komfort pracy, pozytywne emocje, osobiste sukcesy i dobre relacje z otoczeniem. Może troszczyć się o osoby zatrudnione na wiele sposób, np. poprzez zachęcanie ich do korzystania z pakietów sportowych czy finansowanie wizyt u fizjoterapeuty.

- Opisane mechanizmy zmiany, która musi zajść w firmach, to nie lada wyzwanie dla współczesnych menadżerów. Muszą oni bowiem zmienić dotychczasowe nawyki i sposób myślenia, nie tylko o swoich pracownikach, ale i o sobie, redefiniując siebie w roli menedżera. Dla wielu osób zarządzających kapitałem ludzkim największymi wyzwaniami są: pożegnanie się z myślą o względnej stałości i przewidywalności wdrażanych rozwiązań, zmniejszenie kontroli bezpośredniej oraz oddanie części uprawnień decyzyjnych swojemu zespołowi. Zmiany te są ściśle związane z tzw. well-being, czyli naszym dobrostanem psychicznym – podsumowuje Karina Popieluch.

Które zmiany pozostaną z nami na stałe? Czas pokaże. Pierwsze miesiące pandemii dobitnie świadczą o tym, że firmy, które najszybciej dostosowały się do nowej rzeczywistości, poniosły najmniejsze straty, a niektóre wręcz zyskały w nowych realiach. W pogoni za realizacją celów pracodawcy nie powinni jednak zapominać o tym, że po drugiej stronie monitora znajduje się człowiek. Im większą równowagę osiągnie on w życiu, tym lepszym będzie pracownikiem.