Praca zdalna z zagranicy – konsekwencje podatkowe i ZUS. Są nowe zasady, kto z nich skorzysta?

Definicja pracy zdalnej w Kodeksie pracy została uregulowana w kwietniu 2023 roku – jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

Od 1 lipca tego roku obowiązują przepisy europejskiej Umowy Ramowej, która wprowadziła ułatwienia dotyczące ubezpieczeń społecznych dla zdalnych pracowników transgranicznych. Oprócz Polski umowę podpisały m.in. Niemcy, Francja, Szwecja czy Holandia.

Nowe regulacje zwiększyły wymiar czasu, w którym można pracować zdalnie poza krajem zamieszkania.

– Dotychczas, aby nie musieć płacić składek na ubezpieczenie społeczne w kraju, który nie jest siedzibą pracodawcy, wymiar pracy zdalnej musiał być mniejszy niż 25 proc. całkowitego czasu pracy. Po podpisaniu przez Polskę Umowy Ramowej wymiar ten został zwiększony i dzisiaj musi być niższy niż 50 proc. całkowitego czasu pracy – tłumaczy Patrycja Gwizdek, księgowa w firmie inFakt.

Dzięki tej zmianie pracownicy mogą dłużej pracować za granicą, nie tracąc jednocześnie prawa do ubezpieczenia w Polsce. Warto przypomnieć, że zatrudniony może podlegać ubezpieczeniom tylko w jednym kraju. Ta regulacja obowiązuje w całej Unii Europejskiej.

Z przepisów wprowadzonych Umową Ramową skorzystają pracownicy zatrudnieni u jednego pracodawcy, ale też ci zatrudnieni u kilku, jeśli ich zarejestrowane siedziby znajdują się w tym samym państwie członkowskim UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii.

– Przedłużony czas pracy zdalnej za granicą obejmie również osoby pracujące standardowo w kraju, w którym znajduje się statutowa siedziba pracodawcy oraz te, które wykonują pracę zdalną w państwie zamieszkania dla zagranicznego kontrahenta. Oznacza to, że pracując na etacie w Polsce i wykonując co jakiś czas obowiązki zza granicy, np. w ramach workation, możemy skorzystać z przedłużonego wymiaru pracy zdalnej. Z przepisów nie skorzystają natomiast osoby prowadzące własną działalność gospodarczą – tłumaczy ekspertka inFakt.

Aby móc skorzystać z przedłużonego wymiaru pracy zdalnej za granicą, osoba zatrudniona u polskiego pracodawcy lub sam przedsiębiorca musi złożyć wniosek US-36 za pośrednictwem platformy ZUS PUE. Po akceptacji wniosku można ubiegać się o wydanie zaświadczenia A1 na formularzu US-34, które potwierdza, że pracownik otrzymuje ubezpieczenie społeczne w Polsce. Dokument A1 upoważnia też do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej w kraju, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe na rzecz polskiego pracodawcy.

Nie wszystkie firmy pozwalają swoim pracownikom pracować poza krajem zamieszkania. Jeśli jednak mamy taką możliwość, trzeba mieć na uwadze również lokalne przepisy podatkowe.

– Według polskich regulacji osoby fizyczne, które posiadają adres zamieszkania na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów w kraju, bez względu na miejsce położenia siedziby firmy – wskazuje Patrycja Gwizdek.

Warunki, jakie należy spełnić, aby wedle przepisów być uważanym za osobę zamieszkałą na terenie RP to:

• posiadanie na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli np. źródło dochodu, miejsce przebywania najbliższej rodziny lub
• przebywanie na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Jeśli pracownik spełnia warunek do posiadania polskiej rezydencji podatkowej, to całość przychodów rozlicza w Polsce według polskich przepisów podatkowych. Natomiast jeśli zmieni centrum interesów osobistych i np. wyprowadzi się na stałe, to podlegać będzie pod obowiązki podatkowe kraju, w którym aktualnie przebywa.