Zatrudnić na umowę o pracę czy wziąć freelancera? W tych przypadkach współpraca może być bardziej opłacalna

Według najnowszego raportu Useme, w Polsce jest już ponad 300 tys. tzw. wolnych strzelców. Z ich usług korzystają nie tylko duże firmy, lecz również mikroprzedsiębiorcy (42,6 proc.) czy małe i średnie przedsiębiorstwa (35,8 proc.). To wyniki z raportu „Freelancing w Polsce i na świecie 2022” opracowanego przez Useme.com na podstawie badania zrealizowanego na próbie 1132 polskich freelancerów.

Liczba małych i średnich firm oraz mikroprzedsiębiorców, którzy korzystają z usług freelancerów, ma się zwiększać. Zlecanie zadań wolnym strzelcom może opłacać się bardziej niż zatrudnianie pracowników w strukturach organizacji. Jak to możliwe?

Współpraca z freelancerem sprawdza się przede wszystkim przy projektach krótkotrwałych, kiedy nie opłaca się nam zatrudniać nowej osoby do zespołu. Sprawdzi się także w sytuacji, kiedy realizujemy jednorazowy projekt.

Podwykonawcy mogą odciążyć pracowników etatowych, którzy skupią się na realizacji ważniejszych i bardziej dochodowych projektów. Z perspektywy pracodawcy, korzyści współpracy z freelancerem dotyczą głównie czterech aspektów. Są to:

• finanse,
• oszczędność czasu,
• elastyczność współpracy,
• nowe możliwości rozwoju.

Comiesięczne koszty zatrudnienia pracownika na etat obejmują nie tylko pensję wraz z podatkiem, lecz także dodatkowe świadczenia. To m.in.:

• składka emerytalna i rentowa,
• onboarding,
• zapewnienie pracownikowi sprzętu i oprogramowania.

Tymczasem freelancerzy rozliczają się zarówno w oparciu o umowy cywilnoprawne, jak i rachunki czy faktury VAT. Ponadto, istnieją na polskim rynku rozwiązania, które umożliwiają osobom fizycznym wystawianie faktur VAT bez konieczności zakładania własnej działalności gospodarczej.

- Dla zleceniodawców współpraca B2B w oparciu o rachunek lub fakturę jest znacznie korzystniejsza niż zawieranie umów cywilnoprawnych. Główną zaletą takiego rozwiązania jest łatwiejsze rozliczenie usługi przez księgowych, którzy obsługują faktury bez naliczania dodatkowych kosztów - radzi Bartłomiej Król, Business Developement Manager w Useme, platformie dla freelancerów oraz zleceniodawców.

Jak dodaje, nie każdy freelancer musi posiadać własną firmę, a przepisy nie definiują precyzyjnie, w którym momencie powinien on założyć działalność.

- W przypadku rozliczeń np. przez Useme, klientem dla freelancera jest zawsze ten sam podmiot, który pozostawia pełną swobodę działań freelancerowi. Nie jest więc spełnione kryterium jedności miejsca, czasu i nadzoru nad pracą wolnego strzelca, a także "większej ilości obsługiwanych klientów" – dodaje ekspert.

Jak tłumaczy, serwis wymaga przesłania gotowego dzieła przez platformę w celu udowodnienia, że dzieło zostało faktycznie wykonane. Dzięki temu chronione są interesy zarówno freelancera, jak i zleceniodawcy.

Różnice w poszczególnych rozliczeniach:

• umowie o pracę,
• umowie b2b,
• poprzez platformę dla freelancerów i zleceniodawców

porównuje poniższa tabela.

Symulacja ta uwzględnia koszty umowy o pracę osoby powyżej 26 roku życia, natomiast w przypadku umowy b2b został wzięty pod uwagę ryczałt podatkowy 8,5 proc., składka zdrowotna w wysokości 559,89 zł oraz ZUS 1211,28 zł.

Z kolei umowa Useme dotyczy umowy o dzieło oraz przekazania praw autorskich. Podane wyliczenia obowiązują obecnie, bez przewidzianego na 2023 roku wzrostu stawki ZUS do 17,1 proc.

Zatrudnienie odpowiedniego pracownika na stanowisku jest czasochłonne. Konieczne jest zorganizowanie procesu rekrutacji oraz wdrożenia nowej osoby do firmy.

Znalezienie odpowiedniego specjalisty - freelancera jest szybsze. Pracodawca nie musi przeprowadzać długich rozmów kwalifikacyjnych, wdrażać pracowników ani ich szkolić.
Wystarczy sprecyzować, o jaki rodzaj pracy do wykonania chodzi oraz znaleźć odpowiednią ofertę. Jest to możliwe np. na jednej z platform internetowych.

- W 2022 roku w Polsce było ponad 303 tys. freelancerów, co oznacza wzrost o 11,4 proc. w stosunku do ubiegłego roku. Ten trend bez wątpienia przyspieszyła pandemia. Upowszechnił się wtedy model pracy zdalnej, a przedsiębiorstwa zrozumiały, że zlecając działania na zewnątrz, mogą mieć dostęp do specjalistów, których trudniej jest pozyskać na lokalnym rynku – komentuje Bartłomiej Król.

Jak dodaje, zatrudnienie wolnego strzelca oznacza także większą elastyczność po stronie przedsiębiorcy. To mniejsze obciążenia firmy poprzez wygenerowanie stałych kosztów.

- Dodatkowo unikają długotrwałego procesu rekrutacyjnego, przez co oszczędzają nie tylko pieniądze, ale też czas – dodaje.

Wolni strzelcy, w przeciwieństwie do osób zatrudnionych na etacie, których czas pracy reguluje zapis w umowie, zazwyczaj mają luźniejsze grafiki lub nie pokrywają się one ze standardowymi godzinami pracy od 9:00 do 17:00.

Podwykonawca może realizować zadania, na które brakuje czasu pracownikom etatowym lub które firma woli zostawić na czas poza jej godzinami pracy, np. moderacja social mediów firmy czy prace programistyczne.

Ponadto, decydując się na współpracę z freelancerem, nie jesteśmy zobligowani do podpisywania długoterminowej umowy, po prostu opłacamy wykonane dzieło.

Współpraca z freelancerem to szansa dla firmy na uzupełnienie zespołu bez konieczności tworzenia nowych etatów. Łatwiej jest również zlecić wykonanie zlecenia kilku wolnym strzelcom o odpowiednich kwalifikacjach, niż poświęcać czas na szukanie pracownika, który będzie specjalistą np. od Google Ads, kampanii w social mediach i copywritingu jednocześnie.

Według raportu „Freelancing w Polsce i na świecie 2022” firmy Useme w Polsce jest obecnie 303 247 freelancerów. Aby zachować konkurencyjność na dynamicznym rynku pracy, szybciej reagują na nowe trendy. Istnieją więc spore szanse na to, że to, czego etatowy pracownik jeszcze nie wie, freelancer już opanował.

Poszukiwania podwykonawcy najłatwiej zacząć od współpracowników i zaprzyjaźnionych przedsiębiorców. W ten sposób będziemy mieć pewność, że wykonanie zlecenia powierzymy zaufanej osobie.

Freelancera możemy znaleźć również na LinkedIn, w grupach na Facebooku oraz na specjalnych platformach, gdzie możemy opublikować ogłoszenie, a zleceniodawcy w odpowiedzi prześlą nam swoje oferty.

Aby nawiązać współpracę z freelancerem, musimy wiedzieć nie tylko gdzie, ale również jak znaleźć odpowiedniego podwykonawcę, który wesprze nas i naszą firmę. Przede wszystkim, należy zapoznać się z portfolio takiej osoby. Powinny znajdować się w nim nie tylko zrealizowane projekty, ale też przykładowe firmy, z którymi wcześniej współpracował. Sprawdźmy również, czy wykonywał on podobne zlecenia dla organizacji z tej samej lub pokrewnej branży.

Aby uniknąć problemów po nawiązaniu współpracy, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Jednym z nich jest to, jak szybko taka osoba odpowiada, łatwość oraz poziom komunikacji. Jeżeli freelancer każe nam długo czekać na odpowiedź, może to wpłynąć na czas realizacji działania i komfort całego zespołu.

Po wybraniu odpowiedniej osoby powinniśmy odpowiednio wdrożyć ją w specyfikę realizowanego projektu oraz zadbać o kilka kwestii, dzięki czemu nie będziemy się martwić o terminowość freelancera i zaoszczędzimy dużo czasu na ewentualnych poprawkach.

W oparciu o stawkę godzinową możemy ustalić, z jakiego narzędzia będzie korzystać do zliczania czasu pracy.

Dla wielu przedsiębiorców, którzy wcześniej nie korzystali z outsourcingu, zlecenie prac freelancerowi może wydawać się skomplikowane i problematyczne. Jednak, aby współpraca z podwykonawcą przebiegła bezproblemowo wystarczy zadbać o kilka kwestii, a bez wątpienia nasz biznes doświadczy wielu korzyści – nie tylko finansowych – płynących z korzystania z usług wolnych strzelców.