Dobry fachowiec zaksięguje wszelkie przychody i rozchody przedsiębiorstwa, poprowadzi rozliczenia miesięczne, wykona bilanse, sprawozdania i rozliczenia roczne. To jednak nie wszystko. Osoba prowadząca firmę liczy również na proaktywne podejście, czyli profesjonalne doradztwo w przypadku wyboru formy opodatkowania, czy rozliczania kosztów. Dzięki dobrze prowadzonej księgowości, właściciel firmy może w każdej chwili zareagować na spadek dochodów, czy zmiany dokonujące się na rynku. A przede wszystkim nie musi myśleć już o terminach i właściwych formularzach rozliczeń z urzędami i kontrahentami.
Żle prowadzona księgowość może narazić przedsiębiorcę nie tylko na straty, ale również na kary chociażby ze strony Urzędu Skarbowego. Trzeba zdać sobie sprawę, że nawet korzystanie z usług zewnętrznego biura, nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej. Warto również pamiętać, że w przypadku otrzymania kary za błędy spowodowane przez złą pracę księgowych, przedsiębiorca może wystąpić do winnych o odszkodowanie. Każde biuro rachunkowe powinno posiadać obowiązkową polisę OC.
Jak wymienić biuro rachunkowe
Jeżeli przedsiębiorca nie jest zadowolony z dotychczasowej pracy biura rachunkowego, powinien zmienić księgowych. Zanim to jednak nastąpi, powinien dać czas nowej firmie rachunkowej na zapoznanie się ze specyfiką przedsiębiorstwa, jego bieżącą sytuacją oraz dokładne sprawdzenie działań poprzedniej firmy księgowej.
Dobrze więc działać na tzw. „zakładkę” - najpierw nawiązać kontakt i omówić szczegóły współpracy z nowym biurem rachunkowym, a dopiero później zerwać umowę z poprzednim, odwołując przyznane mu pełnomocnictwa.
Po rozwiązaniu umowy, księgowi mają obowiązek oddać oryginały wszystkich przekazanych przez przedsiębiorcę dokumentów. Najlepiej jest gdy poprzednie i nowo zatrudnione biuro rachunkowe porozumiewają się bez konieczności czynnego udziału przedsiębiorcy i przekazują sobie płynnie wszystkie niezbędne papiery. Nie zawsze jest to jednak możliwe i nie zawsze chce tego sam przedsiębiorca.
Jak zweryfikować profesjonalizm nowego biura rachunkowego?
- Z przepisów prawnych wynika, że świadczenie usług, które polegają na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, wymaga posiadania odpowiedniego certyfikatu księgowego, wydawanego przez Ministra Finansów. Taki certyfikat, nazywany również licencją, daje nam pewność, że nie rozlicza nas firma bez odpowiednich uprawnień – podkreśla Jacek Jankowski, ekspert Tax Care w Opolu.
To jednak nie wszystko. – Warto zwrócić uwagę, czy dane biuro rachunkowe posiada obowiązkową polisę OC oraz jaka jest jej wysokość. Jeśli działanie biura księgowego narazi przedsiębiorcę na straty, może on wtedy zaspokoić swoje roszczenia względem biura, a nawet wystąpić o odszkodowanie – dodaje Jacek Jankowski.
Przedsiębiorcę zainteresować powinny też takie rzeczy, jak godziny i dni pracy biura, możliwości różnorodnego kontaktowania się z księgowymi, sposób powiadamiania o terminach, podatkach i ich wysokości. Ważne jest też, by dowiedzieć się, jakie dodatkowe raporty, informacje, zestawienia biuro jest w stanie przygotować i w jaki sposób je dostarcza oraz czy udostępnia narzędzia i jakie, do wystawiania faktur.
Rozwiązując umowę z biurem rachunkowym konieczne jest cofnięcie wystawionych mu pełnomocnictw. Wszystkie trzeba odwołać pisemnie. Natomiast upoważnienie do składania deklaracji drogą elektroniczną - formularz UPL-1 - odwołuje się dostarczając do urzędu skarbowego formularz OPL-1.
- Oddając księgowość firmy w nowe ręce przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie odpowiednie urzędy. Zmiana biura rachunkowego wymaga dokonania aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG na formularzu CEIDG-1. Może to zrobić sam przedsiębiorca lub nowy księgowy, ale pod warunkiem, że posiada odpowiednie pełnomocnictwo. Formularz można złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy, pocztą lub elektronicznie. Jednak dwie ostatnie drogi wymagają poświadczenia u notariusza lub posiadania podpisu elektronicznego – dodaje Jacek Jankowski, ekspert Tax Care w Opolu.
