Spis treści
Przepisy, które definiują obowiązki pracodawcy
Koszty zatrudnienia pracownika w Polsce wynikają z przepisów zawartych w kilku w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 18-20), która określa obowiązkowe składki ZUS finansowane przez pracodawcę, które wynoszą łącznie 20,48% wynagrodzenia brutto (w tym składki emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy i FGŚP).
Wysokość zaliczki na podatek dochodowy reguluje Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 31-32), a minimalne wynagrodzenie, które stanowi podstawę obliczeń, jest ustalane w Ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (art. 1).
Ponadto, zgodnie z Kodeksem pracy (art. 80-81), pracodawca ponosi dodatkowe koszty, takie jak wynagrodzenie chorobowe, składniki wynagrodzenia za nadgodziny czy świadczenia związane z urlopem.
Łączny koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w 2025 roku to nie tylko kwota brutto, ale także dodatkowe obowiązkowe opłaty i świadczenia wynikające z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Ile kosztuje pracownik w 2025 roku?
Minimalne wynagrodzenie brutto w 2025 roku wynosi 4666 zł. Po odliczeniu składek ZUS finansowanych przez pracownika oraz zaliczki na podatek dochodowy, kwota netto, którą faktycznie otrzymuje pracownik na rękę, wynosi około 3510,92 zł.
Natomiast całkowity koszt zatrudnienia po stronie pracodawcy jest znacznie wyższy. Na koszty składa się:
Składka emerytalna (9,76%) – 455,40 zł
składka rentowa (6,5%) – 303,29 zł
składka wypadkowa (1,67%) – 77,92 zł
Fundusz Pracy (2,45%) – 114,32 zł
FGŚP (0,10%) – 4,67 zł
Podatek od wynagrodzeń – 362,37 zł
Zaliczka na podatek – 153,00 zł
Jest jeszcze składka na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), ale to jest program dobrowolny dla pracowników. Oznacza to, że jeśli pracownik zdecyduje się zrezygnować z uczestnictwa w PPK, pracodawca nie będzie zobowiązany do opłacania składki w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto. W takim przypadku całkowity koszt zatrudnienia może być niższy o około 69 zł miesięcznie.
Łączny koszt pracodawcy przy wynagrodzeniu minimalnym wynosi 5621,60 zł (w tym 955,60 zł składek i podatków) za pracownika.
Koszty pośrednie i dodatkowe
Oprócz powyższych obowiązkowych składek, pracodawca może również ponosić dodatkowe koszty, takie jak:
Biznes
Badania lekarskie – 200-300 zł
Szkolenia BHP – koszt zależny od dostawcy
Prowadzenie akt osobowych – obowiązek przechowywania przez 10 lat
Wynagrodzenie chorobowe – 14 dni opłacane przez pracodawcę (33 dni dla pracowników powyżej 50. roku życia)
Urlop wypoczynkowy – 20-26 dni rocznie
Środki ochrony indywidualnej – np. ubrania robocze
Dodatki: dodatek nocny, za ciężkie warunki pracy itd.
Koszty zatrudnienia na różnych umowach
Zatrudnienie na umowach cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, B2B) wiąże się z innymi kosztami niż umowa o pracę. W przypadku umowy o pracę pracodawca musi opłacić składki ZUS, które wynoszą około 20,48% wynagrodzenia brutto (czyli 955,60 zł przy 4666 zł brutto). Do tego dochodzi składka PPK wynosząca 1,5% brutto (69 zł), co daje łączny koszt zatrudnienia na poziomie ~5621,60 zł.
Natomiast w przypadku umowy zlecenia pracodawca nie musi finansować składek ZUS, o ile zleceniobiorca ma inne ubezpieczenie. Pracodawca opłaca jedynie składkę zdrowotną (9% od przychodu), co obniża koszty zatrudnienia do około 5086,54 zł.
Nie każda umowa cywilnoprawna jest zgodna z przepisami. Jeśli warunki współpracy odpowiadają definicji stosunku pracy (regularność, podporządkowanie, kontrola pracodawcy), to taka umowa powinna zostać zawarta jako umowa o pracę. Nielegalne zatrudnienie niesie ze sobą poważne konsekwencje. Brak pisemnej umowy może skutkować karą do 30 000 zł, a dodatkowo pracodawca musi zapłacić zaległe składki ZUS za pracownika, jakby był zatrudniony na umowie o pracę.
Która forma zatrudnienia jest bardziej opłacalna?
Umowa o pracę generuje wyższe koszty dla pracodawcy, ponieważ obejmuje pełne składki ZUS, jednocześnie zwiększa szansę na wyższe zaangażowanie i lojalność pracownika. Umowa o pracę daje też pracownikowi stabilność zatrudnienia oraz dostęp do świadczeń, takich jak płatne zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy czy emerytura.
W przypadku umów cywilnoprawnych koszty dla pracodawcy są niższe, jednak taka forma zatrudnienia nie gwarantuje pracownikowi tych samych przywilejów.
Podjęcie decyzji o formie zatrudnienia zależy od strategii firmy i rodzaju wykonywanej pracy. Dla przedsiębiorstw stawiających na długoterminową współpracę i stabilność kadrową, umowa o pracę jest lepszym wyborem. Natomiast dla krótkoterminowych projektów lub zleceń specjalistycznych korzystniejsze może być zatrudnienie na umowę zlecenie lub B2B.
Jesteśmy na Google News. Dołącz do nas i śledź Strefę Biznesu codziennie. Obserwuj StrefaBiznesu.pl!
