Kiedy można wykorzystać urlop na żądanie? Czy pracodawca może się nie zgodzić?

Urlop na żądanie przysługuje pracownikom na umowie o pracę. Każdy etatowiec ma do wykorzystania 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, ale uwaga w ramach urlopu wypoczynkowego. To urlop, którego nie planujemy wcześniej i jego celem jest zabezpieczenie pracownika na wypadek nagłej sytuacji, która uniemożliwia mu wykonywanie obowiązków zawodowych.

Nie ma obowiązku wyjaśniania, czy tym bardziej dokumentowania pracodawcy okoliczności wzięcia urlopu na żądanie. Taki urlop zazwyczaj wybiera się z powodu niedyspozycji zdrowotnej (krótkotrwałej), z powodu pilnej pomocy komuś w rodzinie czy innych życiowych sytuacji, z których nie trzeba się szczegółowo tłumaczyć pracodawcy.

Kodeks pracy w art. 167 wyjaśnia natomiast, że pracownik musi zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej tego samego dnia rano. To oznacza, że urlop na żądanie może być zgłoszony z wyprzedzeniem, ale nie jest to rodzaj urlopu przewidywany w planach urlopowych.

Można to zrobić smsem lub mailem. Ważne, aby informacja dotarła do pracodawcy, a ten na nią odpowiedział. Pracownikowi, który rozpocznie urlop na żądanie bez zgody pracodawcy może być zarzucona nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Na urlop na żądanie w ciągu roku mamy 4 dni, ale nie trzeba ich wykorzystywać łącznie. Można w dowolnej, zależnej od potrzeby konfiguracji:

• 4 dni łącznie,
• 2 razy po 2 dni,
• 4 razy po 1 dniu,
• 3 dni łącznie i 1 dzień osobno.

Warto wiedzieć, że urlop na żądanie nie kumuluje się i nie przechodzi na następny rok, jako urlop na żądanie. W każdym roku kalendarzowym mamy do wykorzystania stałą liczbę dni, tj. 4.

Co do zasady urlop na żądanie nie powinien budzić wątpliwości w praktyce. Jeżeli pracownik nie wykorzystał swojej puli 4 dni i skutecznie zgłosił potrzebę wzięcia urlopu na żądanie (tzn. wie, że pracodawca otrzymał wiadomość np. sms, mail) najpóźniej tego samego dnia przed planowanym rozpoczęciem pracy, nie powinno być podstaw do nie udzielenia zgody na ten urlop.

Kodeks pracy nie precyzuje jasno tej kwestii, natomiast wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009 r., II PK 123/09, LEX nr 551056; wyjaśnia, że obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

W 2022 roku w prawie pracy zachodzą różne zmiany, m.in. rozszerzono katalog osób chronionych przed wypowiedzeniem, a w sierpniu 2022 roku Kodeks pracy zostanie znowelizowany o wytyczne z dyrektyw unijnych dotyczących m.in. urlopów rodzicielskich, przejrzystych warunków zatrudnienia, work-life balance, w tym dodatkowych dni wolnych z powodu tzw. siły wyższej.

Więcej na temat tych zmian pisaliśmy tutaj: