Niewykorzystany urlop. Czy niewykorzystany urlop przepada? Kto może liczyć na wypłatę za niewykorzystany urlop

Pracodawca nie może pracownikowi urlopu nie udzielić lub skrócić jego wymiar. Urlop wypoczynkowy jest tak skonstruowany, by pracownik w jego czasie miał czas na zregenerowanie się, odpoczynek i na przykład dłuższy wyjazd. Temu celowi ma służyć między innymi konieczność udania się raz w roku na urlop trwający nieprzerwanie przez 14 dni kalendarzowych. Jak więc może dojść do sytuacji, w której pracownik pozostaje z niewykorzystanym urlopem? Wbrew pozorom dochodzi do niej często.

Niewykorzystany urlop - przyczyny

Przyczyn tego stanu rzeczy jest kilka. Jedna to organizacja pracy - bardzo często zdarza się, że sprawne funkcjonowanie firmy oparte jest o obecność konkretnych, wykwalifikowanych pracowników. Jeśli ich obecność na miejscu jest niezbędna, pracodawca może wyjątkowo ograniczyć długość urlopu w danym roku, w przeciwnym razie cykl produkcyjny w firmie mógłby zostać zakłócony.

Bywa również i tak, że pracownik miał zaplanowany wypoczynek, ale tuż przed urlopem zachorował i przebywał na zwolnieniu lekarskim - z urlopu więc nie skorzystał. Niekiedy niewykorzystany urlop to wynik braku porozumienia między pracownikiem a pracodawcą w sprawie daty urlopu - pracownik nie chciał wyjechać w innym niż wybrany przez siebie termin, a pracodawca nie mógł go wtedy udzielić, ale nie chciał też zmuszać pracownika do wyjazdu w okresie, w którym ten wyjechać nie chciał. Przyczyn niewykorzystania urlopu może być wiele, ale żadna z nich nie oznacza, że niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop przepada.

Czy niewykorzystany urlop przepada?

Niewykorzystany urlop powinien zostać wykorzystany w pierwszym możliwym wolnym terminie kolejnego roku. Jest to o tyle ważne, że wraz z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego każdy pracownik nabywa prawo do nowego wymiaru urlopu. Co więcej, z punktu widzenia pracownika sytuacja, w której ma do wykorzystania zaległy urlop jest niekorzystna. Wszystko przez to, że w takiej sytuacji to pracodawca, nawet bez zgody pracownika, może wybrać dogodny dla siebie termin i pracownika na urlop wysłać nawet przy jego sprzeciwie.

Gdyby szef nie udzielił urlopu, mogłoby to zostać potraktowane jako łamanie praw pracowniczych. Na to poważny pracodawca sobie nie pozwoli - nie tylko dlatego, że oznaczałoby to dla niego szkody wizerunkowe, ale również dlatego, że mógłby zostać ukarany srogą grzywną. Jak mówi bowiem Kodeks pracy w art. 282.1 „Kto, wbrew obowiązkowi: (…) nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, (...)podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.

Niewykorzystany urlop - pół roku na decyzję

Co do zasady pracownik ma wykorzystać zaległy urlop przed 30 września następnego roku. To i tak lepiej niż jeszcze kilka lat temu, gdy datą graniczną był 30 marzec. Pracodawca i pracownik dostają więc kolejne pół roku na to, by porozumieć się w kwestii najdogodniejszej dla obu stron daty urlopu. Część pracowników celowo „przerzuca” sobie część przysługujących dni wolnych na rok następny, by wykorzystać je w okresie zimowych ferii na wyjazd z dziećmi.

Przekroczyć termin 30 września można tylko w wyjątkowych okolicznościach - tak stać się może wtedy, gdy pracodawca zamierzał wysłać pracownika na urlop, ale ten długotrwale zachorował i nie był w stanie urlopu „wybrać”. Na takie przedłużenie czasu skorzystania z zaległego urlopu nie jest jednak winą pracodawcy (ani pracownika), tylko zdarzeniem losowym. W takiej sytuacji pracodawca nie otrzyma żadnej kary (a pracownik urlopu nie straci).

Jeśli z różnych przyczyn pracownik nie będzie w stanie pójść na urlop, jak mówi Kodeks pracy w art. 291, jego ewentualne „roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne”, czyli w praktyce po 3 latach od 30 września roku następującym po okresie, w którym pracownik zyskał prawo do urlopu.

Warto wiedzieć, że pracownik, który nie wykorzystał urlopu, nie może oczekiwać, że pracodawca zapłaci mu za ten czas i w ten sposób urlop się „wykasuje”. Zgodnie z przepisami wypłata ekwiwalentu przysługuje tylko w kilku przypadkach.

Kto może liczyć na wypłatę za niewykorzystany urlop?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przysługuje tylko w wyjątkowych wypadkach. Należą do nich - wygaśnięcie umowy o pracę bądź rozwiązanie umowy o pracę. Przy czym nie ma tu znaczenia czy inicjatywa rozwiązania umowy leżała po stronie pracownika czy pracodawcy (nawet jeśli ten korzysta ze zwolnienia z trybie dyscyplinarnym). Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest proste. Wpływ na jego wysokość ma bowiem nie tylko zasadnicze wynagrodzenie, który otrzymywał pracownik z prawem do ekwiwalentu, ale również zmienne składniki wynagrodzenia. Do nich należą między innymi wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny, dodatki za pracę na nocnych zmianach jak również premie czy prowizje.

Kluczowy jest jednak tzw. współczynnik urlopowy. Ten wylicza się co roku odejmując od liczby dni w roku (366) wszystkie niedziele i dni wolne od pracy, które nie wypadają akurat w niedzielę. W 2020 roku będą to 52 niedziele i 9 dni świątecznych oraz 52 dni wolne dla pięciodniowego tygodnia pracy. Sumę dzieli się przez liczbę miesięcy w roku. Dla pełnego etatu współczynnik ekwiwalentowy (urlopowy) w 2020 roku wyniesie więc 21,08. Przez współczynnik ten dzieli się miesięczne wynagrodzenie (wynagrodzenie zasadnicze plus zmienne składniki wynagrodzenia). Suma tego dzielenia to kwota, która zostanie wypłacona pracownikowi za każdy dzień niewykorzystanego urlopu.

Niewykorzystany urlop - nowa umowa

Niekiedy zdarza się, że po wygaśnięciu umowy z pracodawca pracownik otrzymuje propozycję podpisania kolejnej umowy. Jeśli w ramach wcześniejszego porozumienia nabył prawa do urlopu wypoczynkowego i z niego nie skorzystał, może porozumieć się z pracodawcą i wykorzystać zaległy urlop w czasie obowiązywania nowej umowy o pracę.

Niewykorzystany urlop - mała szansa na ekwiwalent

W praktyce jednak bardzo rzadko dochodzi do sytuacji, w której pracodawca będzie musiał zapłacić za niewykorzystany przez pracownika urlop. Z punktu widzenia firmy jest to bowiem nieopłacalne. Wielu pracowników, nawet z niewielkim stażem, ma już określony okres wypowiedzenia, który zwykle przekracza dostępny, niewykorzystany przez pracownika urlop. Pracodawca może więc tak „sterować” zaległymi dniami wolnymi, by te zostały wykorzystane w czasie trwającego wypowiedzenia umowy o pracę.

Szczególnym wypadkiem, w którym pracodawca wypłaca ekwiwalent jest śmierć pracownika. Jeśli ten zmarł, a miał niewykorzystany urlop pracodawca wypłaca ekwiwalent małżonkowi lub osobom, które nabyły uprawnienia do otrzymania renty rodzinnej po zmarłym pracowniku.

Co teraz oprócz podwyżki wynagrodzenia oferują pracodawcy kandydatom do pracy? Abonament medyczny. karnet, na siłownię - to ogólnie znane. A abonament na dojazdy do pracy? Albo ubezpieczenia - już nie tylko na życie i zdrowotne, jakie jeszcze? Kliknij w ten tekst a dowiesz się!